Téléchargement de documents

BSCW vous permet de transférer un fichier local vers un dossier et d’en faire un document sur le serveur BSCW. Si vous utilisez un navigateur Web avec des fonctionnalités de télé­charge­ment de fichier intégré (par exemple Mozilla Firefox, Microsoft Internet Ex­plorer ou Safari d’Apple), vous n’avez besoin d’aucun logiciel supplémentaire pour transférer des docu­ments.

Si vous avez à transférer des documents volumineux ou un grand nombre de documents ré­gu­lièrement, vous devriez envisager d’utiliser l’un des assistants de téléchargement BSCW dis­ponibles (pour plus de détails voir 13.5 « Assistants de téléchargement de BSCW).

Pour transférer des fichiers à partir du navigateur,

•      sélectionnez  Fichier    Nouveau    Document  pour afficher le formulaire « Télécharger un document », qui comporte trois sections « Général », « Suivi automatique des différentes versions » et « Attri­buts ».

•      Dans la section « Général », vous pouvez sélectionner un fichier à partir de votre sys­tème de fichiers local, en utilisant la boîte de dialogue habituelle « Ouvrir fichier ». Le chemin du dossier et le nom du fichier que vous sélectionnez sont automatiquement copiés dans le formulaire. Le nom du fichier sera utilisé par BSCW comme le nom du document, sauf si vous entrez un nom différent dans le champ « Nom ». Choisir un nom de document significatif, de sorte que les autres membres de l’espace de travail sachent à quoi se rapporte le document.

Les caractères spéciaux dans le nom du document comme les accents ou les trémas devraient être évités lorsque vous envisagez coopérer à travers diverses plates-formes, par exemple Windows et Macintosh. L’extension de fichier utilisée pour indiquer le type de fichier sur certaines plates-formes devrait être conservée dans le nom du docu­ment, car il facilite la reconnaissance du type de fichier lorsque le document est télé­chargé à nouveau par d’autres membres de l’espace de travail : le nom du document BSCW est la valeur par défaut du nom local du fichier

•      Vous pouvez librement entrer dans le champ « Balises » des balises pour caractériser les nouveaux documents. Ces balises peuvent être utilisées dans des recherches. Plu­sieurs balises doivent être séparées par des blancs. Il n’y a pas de distinction entre ma­jus­cules et minuscules dans les balises.

•      Dans le champ « Description » vous pouvez entrer une description du contenu du docu­ment ou des instructions pour son utilisation.

•      Vous pouvez fournir une évaluation de la qualité du document en sélectionnant l’une des évaluations offertes. Vous pouvez également évaluer le document plus tard, ou chan­ger votre note en utilisant action  Modifier    Évaluer . BSCW affiche toutes les évaluations sur la page d’information du document ; la moyenne de toutes les notes est présentée comme une icône dans la colonne « Évaluation » de l’entrée du docu­ment (avec deux votes, la note moyenne est retenue).

•      En outre, vous pouvez spécifier le type MIME du document (la désignation normalisée d’un type de fichier sur Internet). En général, les navigateurs Web ainsi que les as­sis­tants de téléchargement BSCW permettent de détecter le type MIME correct et le joindre automatiquement au document. Cependant, il peut être parfois nécessaire de sé­lectionner le type MIME correct de manière explicite. De même, un encodage pos­sible appliqué au fichier est détecté correctement dans la plupart des cas. Occasion­nelle­ment, vous devriez peut-être spécifier l’encodage dans le champ correspondant. Vous pouvez changer le type MIME et l’encodage plus tard, en utilisant action  Modifier    Propriétés  dans le menu actions du document.

•      La section « Suivi automatique des différentes versions » n’apparaîtra que si vous de­ve­nez le propriétaire du nouveau document, c’est à dire si vous êtes le propriétaire du dos­sier dans lequel le nouveau document est créé. Dans cette section, vous pouvez en­trer les options de gestion des versions pour le nouveau document, qui peuvent différer des options de gestion automatique de versions valides pour le dossier en cours. Pour de plus amples détails, voir 8.3.6 « Gestion automatique des versions .

•      Dans la section « Attributs », vous pouvez spécifier les attributs de métadonnées du nouveau document. Ces attributs peuvent également être utilisés pour les recherches. Le premier ensemble d’attributs est prédéfini : la clé et les attributs secondaires sont utilisés pour le chiffrement et les attributs DC pour la classification de documents selon la norme Dublin Core (consulter la section 3.9.1). Avec ces attributs, vous pouvez ajouter d’autres valeurs en cliquant sur l’i­cône d’ajout add. La catégorie et les attributs prioritaires sont indiqués dans les listes de dos­siers dans lesquels le document apparaît, lorsque les colonnes respectives sont activées via le menu  Afficher    Colonnes  dans le menu supérieur.

•      Vous pourriez aussi définir vos propres attributs en indiquant le nom et la valeur de l’attribut. Ajouter des attributs en cliquant sur [Nouvel attribut]. Supprimer les attributs déjà entrés en supprimant le nom. Les attributs définis par l’utilisateur pourraient également être utilisés dans les recherches .

•      Appuyez sur [OK] pour finalement transférer le nouveau document.

Vous pouvez modifier toutes les informations que vous avez entrées sur le nouveau document en sélectionnant action  Modifier    Propriétés  dans le menu actions du document, qui utilise le même formulaire d’action que l’action de téléchargement ci-dessus.

Après le téléchargement, une présentation supplémentaire PDF du nouveau document peut être générée si la conversion au format PDF a été configurée pour le type MIME du document sur votre serveur BSCW.

•      Sélectionner action  Modifier    Propriétés  actiondans le menu actions du document.

•      Dans la section « Général », déplier le champ type MIME s’il ne l’est pas déjà.

•      Cochez la case « Générer une présentation PDF du document » et confirmer avec [OK].

La représentation PDF d’un document est maintenue avec le document original sur le serveur BSCW. Chaque fois que vous cliquez sur le nom du document dans une liste de dossiers, cette représentation PDF est visualisée. Lorsque vous utilisez cependant, action  Ouvrir  ou action  Modifier    Éditer  dans le menu actions du document, vous obtenez le document original dans l’ap­pli­cation appropriée ou pour le téléchargement. La représentation PDF peut être révoquée en dé­cochant à nouveau la case correspondante.

Attention : Si vous téléchargez un document dans un dossier, qui contient déjà un document portant le même nom et le même type MIME, le document existant est remplacé par le docu­ment téléchargé. Pour éviter l’écrasement d’un document

•      sélectionner action  Accès    Verrouiller  dans le menu actions du document pour définir un verrou (amovible)

Si un document est sous contrôle de version, il ne peut être écrasé par le téléchargement d’un document portant le même nom et le même type MIME, mais plutôt une nouvelle version du document.

Remarque : Lorsque vous transférez un document dans un espace de travail partagé dont vous n’êtes pas le propriétaire, le document transféré devient la propriété de l’utilisateur titulaire du dossier et non le vôtre, vous qui l’avez créé. L’espace disque utilisé par ces do­cuments est ajouté au quota d’espace disque utilisé par le propriétaire de cet espace de travail. Lorsque le contrôle de l’espace disque (« système de quotas ») a été activé sur votre serveur BSCW, le télé­chargement de documents volumineux par les membres d’un espace de travail peut entraîner des problèmes pour le propriétaire (violation de la limite d’espace disque). Puisque les pro­priétaires des espaces de travail en sont généralement les gestionnaires, ils peuvent bien sûr détruire des documents volumineux, en cas de problèmes. Si le contrôle de l’espace disque est activé sur votre serveur BSCW, sélectionnez  Fichier    Infos  dans le menu supérieur de votre dossier d’accueil pour inspecter l’espace disque utilisé par tous les objets que vous possédez.