Gestion automatique des versions

En tant que propriétaire vous pouvez imposer un contrôle de version sur des dossiers complets et sur leurs sous-dossiers, afin que tous les documents qui sont nouvellement créés et tous les documents existants qui sont modifiés ou remplacés soient automatiquement placés sous contrôle de version.

•      Sélectionnez  Fichier    Modifier    Propriétés  dans la barre de menu du dossier que vous voulez mettre sous contrôle de version. Cette action est aussi disponible dans le menu actions d’un élément du dossier.

•      La section « Suivi automatique des différentes versions » du formulaire qui est aussi présent quand un dossier est créé – propose quatre options :

•      La configuration héritée des dossiers supérieurs ou de la configuration par défaut du serveur BSCW, quand aucun dossier supérieur n’a de configuration différente de celui par défaut. La configuration par défaut est généralement pas de gestion automatique de versions, mais peut être différente sur votre serveur ; en cas de doute contactez l’administrateur de votre serveur BSCW.

Les autres options sont la configuration explicite du dossier courant :

•      Contrôle de version automatique avec un nombre illimité de versions.

•      Contrôle de version automatique jusqu’à un certain nombre précis de versions ; générer une version excédant le nombre de versions spécifié détruira la plus ancienne version.

•      Pas de contrôle de version automatique, le contrôle de version doit être imposé de façon explicite.

•      La configuration courante est indiquée par l’option présélectionnée. Faites votre choix et confirmez en appuyant sur [OK].

Le contrôle automatique de versions est hérité par tous les sous-dossiers d’un dossier donné à moins que les sous-dossiers aient une configuration spécifique de contrôle de version automatique qui leur est propre. Ainsi, vous pouvez mettre une sous-arborescence entière de la hiérarchie de votre dossier sous contrôle de version avec la possibilité d’en exclure quelques-uns de ces dossiers pour lesquels vous auriez explicitement spécifié qu’il n’y a pas de contrôle de version automatique.

Vous pouvez aussi définir le contrôle de version automatique pour des documents parti­cu­lières via   Modifier    Propriétés  dans le menu actions, par exemple excepter certains do­cu­ments du contrôle de version ou spécifier le contrôle de version avec un nombre limité de ver­sions. Ceci est également proposé quand un document est créé.

L’option de gestion automatique de versions valable pour certains dossiers ou documents est affichée sur la page d’information à la section Détails (cliquez sur l’icône  se trouvant sur le côté gauche de l’entrée de l’objet). S’il n’y a pas d’entrée « Suivi automatique des diffé­rentes versions » à la section Détails, alors la configuration par défaut du serveur BSCW s’applique à ce dossier ou document.

Quand vous définissez la gestion automatique de versions pour un dossier (nombre de ver­sions limité ou illimité), les documents et dossiers existants seront ainsi affectés :

Documents non soumis au contrôle de version : restent inchangés, c’est-à-dire que les documents restent sans versions. Une action subséquente comme  Éditer  ou  Remplacer  mettra automatiquement de tels documents sous contrôle de version avec l’original comme première version et le document modifié ou remplacé comme deuxième version. Vous pouvez aussi, assurément, mettre de tels documents sous  Contrôle de version  ma­nu­elle­ment.

Documents sous contrôle de version : Quand la gestion automatique de versions est spé­ci­fiée avec un nombre illimité de versions, les documents restent inchangés. Quand la ges­tion automatique de versions est spécifiée avec un nombre limité de versions, les docu­ments avec un nombre de versions excédant le nombre maximal spécifié seront mis sous con­trôle de version avec un nombre illimité de versions, afin qu’aucune version existante ne soit accidentellement supprimée. Pour les autres documents, le contrôle automatique de versions s’applique comme spécifié.

Documents sous contrôle de version avec une configuration de la gestion automatique de versions : reste inchangé et garde leur configuration spécifique.

Sous-dossiers : Les sous-dossiers avec une configuration de contrôle automatique de ver­sions gardent cette configuration, tous les autres sous-dossiers héritent de la configuration du dossier courant.

Tous les documents qui sont nouvellement créés dans le dossier via  Nouveau    Document  ou par téléchargement en faisant un glisser-déposer, seront mis sous contrôle de version tel que spécifié (avec le nouveau document comme première version). Notez que les documents qui sont insérés dans le dossier via  Éditer    Coller  ne seront pas automatiquement placés sous contrôle de version, seulement l’édition ou le remplacement de tels docu­ments les mettra sous ce contrôle automatique comme expliqué ci-dessus. Si vous générez une nouvelle  Branche  à partir d’un document déjà sous contrôle de version (voir 8.3.4 « Branchement de versions » à la page 147), le document branché sera placé sous le même contrôle de version qui est associé au dossier. Notez que les versions dont une branche a été géné­rée ne peuvent être supprimées. De telles versions ne comptent pas pour la gestion auto­ma­tique de versions avec un nombre limité de versions.

Si vous révoquez la gestion automatique de version pour un dossier, à savoir si vous choi­sis­sez l’option sans gestion automatique de versions ou si vous retournez à la configuration par défaut du serveur BSCW quand on doit faire fi de la gestion automatique de versions, les documents contenus dans le dossier (et ses sous-dossiers) ne seront pas modifiés et aucune version existante ne sera perdue. Les documents et les sous-dossiers qui ont eu leur propre configuration spécifique de gestion automatique de versions conserveront cette configuration. D’autres sous-dossiers héritent de cette nouvelle configuration, d’autres documents de­viennent des documents normaux – soit sous contrôle de version ou non, mais sans aucune con­figuration de gestion automatique de versions.