Attributs de métadonnées
Les attributs nommés peuvent être assignés à un certain nombre de types d’objets dans BSCW. Certains disposent d’un ensemble prédéfini d’attributs (à l’exception du nom et de la description) :
o Les documents peuvent être décrits et classés en utilisant les attributs d’un sous-ensemble de l’ensemble des éléments de métadonnées de la norme Dublin Core (tels que « (DC) titre », « (DC) auteur » ou « (DC) langue »). Si le support pour le stockage et l’échange de clés de chiffrement de documents a été activé pour votre serveur BSCW, il y a deux attributs de métadonnées supplémentaires pour les documents : « Clé » et « Destinataires ». Ces attributs sont destinés aux documents suivant un type MIME contenant les clés de chiffrement. L’attribut « Clé » est destiné à une description de la clé et l’attribut « Destinataires » doit lister les utilisateurs à qui la clé a été envoyée, le cas échéant. Pour plus de détails, voir 13.5.3 « Le client du Bureau BSCW et l’aide en ligne du Bureau BSCW.
o Les contacts sont décrits par de nombreux attributs concernant le nom, l’adresse, numéros de téléphone, l’affiliation, etc.
o Les tâches peuvent être classées par un autre ensemble d’attributs comme client, contact, emplacement, la catégorie, etc.
o Les dossiers de flux sont décrits par les attributs de la tâche et le responsable en charge lors de son exécution. Les attributs indiquent la tâche en cours d’un dossier de flux et l’utilisateur qui en est en charge.
Remarquez que l’ensemble des attributs de métadonnées nommés peuvent être configurés différemment pour votre serveur BSCW. Contactez votre administrateur BSCW.
Un premier ensemble d’attributs peut être assigné lors de la création d’un objet. En général, les attributs peuvent être définis dans la section « Attributs » du formulaire de création de l’objet. Spécifiez les valeurs dans les champs prévus. Les valeurs des attributs de date doivent être complètes, c’est à dire doivent contenir l’année, le mois et le jour. Les meilleures pratiques pour indiquer les utilisateurs consistent à entrer leur nom d’utilisateur comme ils sont communément indiqué dans BSCW.
Certains attributs permettant de spécifier plusieurs
valeurs en cliquant sur 
à côté du champ d’entrée.
Vous pouvez supprimer des valeurs en cliquant sur 
à côté du champ de
valeur.
Pour assigner des valeurs aux attributs ou modifier les valeurs déjà attribuées, vous pouvez :
•
sélectionnez 
dans le menu actions de l’objet concerné et allez dans la section
« Attributs » du formulaire d’action. Vous pourriez également
supprimer des valeurs d’attributs dont vous n’avez plus besoin. En utilisant
[Restaurer les propriétés], vous pourriez supprimer toutes les valeurs des
attributs présentés.
Si votre serveur BSCW est ainsi configuré, vous pouvez définir vos propres attributs en entrant le nom et éventuellement la valeur d’un attribut auto-défini dans les deux champs vides en dessous. Définissez vos propres attributs en cliquant sur [Nouvel attribut] pour accéder à d’autres attributs utilisateurs. Les attributs définis par l’utilisateur doivent avoir des noms uniques. Ils sont supprimés par la suppression de leur nom.
Tous les attributs ainsi que leurs valeurs sont indiqués en
dessous de la description d’un objet dans l’affichage du contenu d’un
dossier ; les attributs définis par l’utilisateur sont affichés, même s’ils
n’ont pas de valeur assignée. Si les options d’affichage sont définies de sorte
qu’aucune des descriptions ne soit présentée ou seulement affichée sous une
forme compacte, les attributs apparaissent respectivement sous forme
d’infobulles soit l’icône 
ou la description en une
ligne. En outre, tous les attributs sont affichés sur la page info d’un objet.
Tous les attributs définis incluant ceux de l’utilisateur, peuvent être utilisés dans les recherches BSCW. Le formulaire de recherche offre la possibilité d’inclure tous les attributs comme critères de recherche.
Vous pouvez choisir d’enregistrer ou d’exporter les métadonnées des documents, notes, contacts, tâches et dossiers de flux contenus dans un dossier sous forme d’un fichier au format csv. Les sous-dossiers seront également parcourus de manière récursive. Mis à part les métadonnées, les chemins d’accès et les identifiant d’objets BSCW seront stockées pour chaque objet dans le fichier.
• Choisissez dans la barre de menu supérieur du dossier.
• Le formulaire d’action « Exporter les métadonnées » vous permet de sélectionner les attributs à exporter : cochez un ensemble d’attributs ou déroulez un ensemble d’attributs pour en sélectionner quelques-uns.
• Vous pouvez également choisir de télécharger directement le fichier de métadonnées ou le stocker dans votre presse-papiers ou le dossier lui-même.
De cette façon, vous pouvez traiter les métadonnées, par
exemple, avec un tableur. Vous pouvez invoquer l’action aussi via
dans le menu actions du dossier.
Figure 12 : Page d’information avec des attributs de métadonnées