Créer des espaces de travail partagés : Inviter d’autres uti­li­sa­teurs

Vous créez un espace de travail partagé en invitant d’autres utilisateurs comme membres à l’un de vos dossiers privés. Ainsi, vous pouvez transformer votre dossier privé en espace de travail partagé. En invitant d’autres utilisateurs à partager le dossier avec vous, vous leur accordez des privilèges sur ces dossiers et leurs contenus.

•      Choisir  Fichier    Accès    Inviter un membre  dans la barre de menu supérieur du dossier pour faire apparaître le formulaire « Inviter un membre ». Ce formulaire peut aussi être accédé en utilisant   Accès    Inviter un membre  dans le menu actions du dossier personnel.

•      Choisir les personnes à inviter et les transférer dans le champ « Utilisateurs sélec­tion­nés » en utilisant le bouton . Vous avez plusieurs possibilités de sélection, que vous pou­vez aussi combiner :

•      Saisissez des noms d’utilisateurs ou des adresses courriel directement.

•      Choisissez des contacts ou des listes de contact à partir de votre carnet d’adresses

Vous ne pouvez choisir que parmi des contacts qui sont associés à un utilisateur ou à une adresse courriel permise, c’est-à-dire une adresse courriel qui peut être employée pour l’auto-enregistrement à votre serveur de BSCW. De même, on vous offre pour invitation seulement des listes de contact qui contiennent au moins un contact de ce type. Quand vous transférez une liste de contacts au champ « Utilisateurs sélectionnés », tous les utilisateurs et les adresses courriel permises de la liste de contacts sont invités à l’espace de travail partagé. Les autres contacts ne sont pas pris en considération.

•      Recherchez des utilisateurs de BSCW et choisir de nouveaux membres à partir des résultats de la recherche.

•      Recherchez des groupes BSCW et choisir, à partir des résultats de la recherche, des groupes des membres comme de nouveaux membres.

Seuls les groupes des membres qui ont été déclarés disponibles pour invitation à l’avance peuvent être trouvés (voir 4.1.3.2 « Groupes des membres). Les groupes des membres deviennent de nouveaux membres de l’espace de travail dans son ensemble.

Les groupes des membres peuvent contenir une communauté comme un membre ou peuvent même permettre un accès public, ce dernier est indiqué par « Utilisateur anonyme » dans le nom du groupe des membres. L’invitation de cette catégorie de membre ouvre votre espace de travail aux membres de la communauté ou même au public en général.

•      Choisissez à partir des listes de contact affichées à la fin de la liste déroulante.

Ces listes de contact proviennent de votre carnet d’adresses. Si vous choisissez une liste de contacts, tous les contacts utilisateur et les contacts qui ont une adresse courriel permise constituent une liste à partir de laquelle vous pouvez choisir. Si vous êtes certain d’inviter toute la liste de contacts, choisissez-la dans son ensemble à partir de votre carnet d’adresses (voir ci-dessus).

Vous pouvez supprimer des entrées du champ « Utilisateurs sélectionnés » en utilisant le bouton .

Si vous voulez voir qui est déjà membre de l’espace de travail jusque-là :

•      Choisissez l’option « Choisir parmi les membres de l’espace de travail ». En utilisant cette option, vous pouvez aussi inviter des membres existants de l’espace de tra­vail dans un rôle additionnel.

•      Entrez un message personnel d’invitation dans le champ « Texte d’invitation ». Ce mes­sage personnel sera ajouté au message automatisé d’invitation qui est envoyé à toutes les personnes qui ne sont pas les utilisateurs encore enregistrés sur votre serveur BSCW.

Cochez la case correspondante au-dessus du texte d’invitation si vous voulez qu’un message d’invitation soit également envoyé aux utilisateurs enregistrés que vous in­vi­tez.

•      Spécifiez le rôle que les nouveaux membres auront dans l’espace de travail dans « In­viter les nouveaux membres en tant que ». Le rôle détermine les actions que les nou­veaux membres peuvent effectuer dans l’espace de travail. Le rôle par défaut pour les nouveaux membres est « Membre » (voir 4.2.1 « Le concept de rôle dans BSCW pour une description des rôles standards). Si vous voulez inviter des membres avec différents rôles, vous devez répéter l’action d’invitation.

•      Indiquez dans quelle « Langue de l’invitation » la partie automatique du message d’in­vi­ta­tion doit être envoyée aux utilisateurs qui ne sont pas encore enregistrés.

•      Cliquez sur [OK] pour accorder l’accès à l’espace de travail aux nouveaux membres et pour envoyer les messages d’invitation.

Si vous avez sélectionné ou entré des adresses courriel que le système BSCW n’a pas encore associées à des utilisateurs enregistrés, le système BSCW enverra automatiquement un cour­ri­el à ces adresses. Ce message, envoyé en votre nom, est une invitation à s’enregistrer en en tant qu’utilisateur de votre serveur BSCW. Le message sera envoyé dans la langue que vous avez sélectionnée, et votre message d’invitation personnelle que vous avez entré dans le champ « Texte d’invitation » sera ajouté au texte standard.

Dans votre dossier d’accueil, vous pouvez créer des espaces de travail partagés en une seule action : au lieu de créer d’abord un dossier privé, puis inviter d’autres utilisateurs en tant que membres, vous pouvez :

•      Sélectionner  Fichier    Nouveau   Espace de travail  à partir du menu supérieur. Dans la section « Membres », le formulaire vous permet de spécifier les membres du nouvel es­pace de travail. Dans la section « Général », vous pouvez également choisir de créer une liste de contacts et un agenda de groupe avec le nouvel espace de travail.

Comme créateur de l’espace de travail partagé, vous en devenez ipso facto le gestionnaire, un rôle qui comporte plus de privilèges que celui d’un simple membre (voir 4.2.1 « Le concept de rôle dans BSCW pour une description des rôles standards).