Les groupes des membres sont un outil utile à l’administration des membres d’un espace de travail et à la gestion des droits d’accès. En particulier, un groupe des membres vous permet de stocker et mettre à jour l’affectation des personnes à un rôle – et les droits d’accès associés à ce rôle – en un seul endroit. Cette information peut être mise à la disposition des utilisateurs de votre serveur BSCW en montrant le groupe comme un candidat à une invitation aux espaces de travail partagés. Le groupe dans son ensemble peut ensuite être invité à n’importe quels espaces de travail arbitraires. Les modifications dans la composition d’un groupe et l’affectation des rôles sont automatiquement mises à jour dans tous les endroits où le groupe, dans son ensemble, apparaît.
• Créez les espaces de travail pour de plus petits groupes d’utilisateurs que vous voulez traiter comme des groupes en raison de leurs fonctions ou des tâches qu’ils effectuent.
• Sélectionnez Fichier Accès Afficher le groupe dans le menu supérieur de cet espace de travail ou à partir d’une page de ces membres dans le but de rendre le groupe disponible pour invitation aux espaces de travail par tous les utilisateurs de votre serveur BSCW. Le nom du groupe est « Membres de nom-d’espace-de-travail », appuyer sur [OK].
Remarque : Cette action est permise, par défaut, aux gestionnaires de l’espace de travail.
• Vous (et les autres utilisateurs) pouvez maintenant inviter tout un groupe comme membre aux autres espaces de travail. Dans le formulaire « Inviter un membre » choisissez « Rechercher des groupes BSCW », saisissez un terme de recherche et transférez un ou plusieurs des groupes trouvés aux champs « Utilisateurs sélectionnés ». Le ou les groupes deviendront membres de l’espace de travail partagé.
Si vous ne voulez pas qu’un groupe des membres soit invité :
• Sélectionnez Fichier Accès Masquer le groupe dans le menu supérieur de cet espace de travail ou la page de ses membres.
Remarque : Pour les groupes des membres d’un espace de travail communautaire c’est-à-dire un espace de travail qui a une communauté comme membre, la disponibilité pour invitation à d’autres espaces est déterminée par la politique d’admission à la communauté. Pour une communauté cachée, le groupe des membres de l’espace de travail respectif n’est pas disponible pour invitation, pour les communautés fermées et ouvertes qui, de toute façon, sont visibles pour les autres utilisateurs, le groupe des membres est disponible pour invitation. En conséquence, les actions Afficher le groupe et Masquer le groupe ne sont pas possibles pour ces groupes des membres.
Quand vous invitez le groupe des membres d’un espace de travail X à un espace de travail Y, les « Membres de X » deviennent un membre de « Membres de Y » c’est-à-dire « Membres de X » sont contenus dans « Membres de Y ». Cette relation entre les groupes des membres implique la relation inverse entre les espaces de travail impliqués : L’espace de travail Y est automatiquement inclus dans l’espace de travail de X c’est-à-dire contenu dans l’espace de travail X (voir 4.1.4.2 « Incorporer un espace de travail dans un autre espace de travail où des espaces de travail sont incorporés les uns dans les autres avec les mêmes conséquences que pour les groupes des membres).
Remarque : Tous les membres d’un groupe invité gardent le rôle dans lequel ils étaient invités en tant que groupe – seuls les membres restreints deviennent des membres anonymes. Si des membres détiennent plusieurs rôles suite à une invitation de groupe, ils ont tous les droits associés aux différents rôles.
Vous pouvez utiliser ce mécanisme pour organiser les espaces de travail BSCW et leurs groupes des membres suivant une structure organisationnelle hiérarchique. Créer des espaces de travail pour toutes les unités organisationnelles, inviter les utilisateurs appartenant aux unités du niveau le plus bas aux espaces de travail respectifs et ajoutez les groupes des membres de ces espaces de travail à votre carnet d’adresses. Ensuite, invitez les groupes des membres des unités du niveau le plus bas aux espaces de travail d’un niveau plus haut que ceux auxquels ils appartiennent (ainsi que quelques gestionnaires et le personnel). En montant dans la hiérarchie organisationnelle, vous pouvez créer une structure hiérarchique de groupe des membres et d’espaces de travail qui correspondent à la structure hiérarchique de l’organisation.
Remarque : Si vous planifiez de créer de grands groupes des membres où la plupart des membres ont le même rôle, vous devez considérer l’usage des communautés pour des raisons de performance.