Traitement des tâches

Les tâches sont traitées suivant des actions de tâches spécifiques qui peuvent être invoquées dans le menu actions d’une entrée de tâche dans une liste de dossiers, en utilisant des bou­tons d’action spécifiques ou à travers le menu  Fichier  sur la vue de la tâche.

Les tâches sont généralement traitées en trois étapes à tour de tôle entre le donneur d’ordre et le preneur d’ordre :

•      Le donneur d’ordre démarre une tâche avec [Démarrer la tâche] après avoir fourni les don­nées d’entrée. Ainsi, l’état de la tâche devient activé. Les données d’entrée man­quantes qui ont été déclarées obligatoires conduisent à un message d’erreur.

En démarrant la tâche, les données d’entrée sont libérées par le donneur d’ordre et sont visibles pour les preneurs d’ordre, ce qui n’est pas le cas dans un état initial de la tâche. Les données d’entrée ne peuvent être modifiées dans un état démarré de la tâche.

S’il y a plusieurs donneurs d’ordre attribués à l’origine à la tâche, alors celui qui active la tâche devient l’unique donneur d’ordre.

•      Le preneur d’ordre peut d’abord s’engager à finir la tâche en utilisant [S’engager à finir la tâche] ; l’état de la tâche devient engagé. Cette action est facultative et en au­cun cas ne représente un prérequis pour l’exécution ultérieure de la tâche. L’en­gage­ment à une tâche par le donneur d’ordre signifie seulement que l’exécution de la tâche re­pose sur lui.

Le preneur d’ordre termine l’exécution de la tâche par [Finir la tâche], après avoir four­ni les données de sortie. L’état tâche devient fini. Les données de sortie man­quantes qui ont été déclarées obligatoires conduisent à un message d’erreur.

Si on a plusieurs preneurs d’ordre, celui activant la tâche devient le principal preneur d’ordre. Les autres preneurs d’ordre restent dans ce rôle.

En finissant une tâche, les données de sortie sont libérées par les preneurs d’ordre et deviennent visibles pour le donneur d’ordre, ce qui n’est pas le cas pour les états de tâche démarré et engagé. Les données de sortie ne peuvent être modifiées à l’état fini de la tâche.

•      Enfin, le donneur d’ordre accepte le résultat de la tâche par [Accepter la tâche]. Le traite­ment de la tâche se termine ainsi et l’état final de la tâche devient accepté.

Lorsqu’il n’y a pas de preneurs d’ordre affectés, une tâche démarrée est considérée comme une tâche personnelle à l’utilisateur l’ayant démarrée. Ces tâches personnelles ne sont évi­dem­ment pas traitées à tour de rôle entre le donneur d’ordre et le preneur d’ordre, mais peuvent être effectuées par le seul responsable en utilisant [Compléter la tâche]. Cette action met la tâche à l’état complété et est également possible lorsqu’aucun preneur d’ordre n’a accès à la tâche.

S’engager à et finir des tâches : Un exemple

Nous revenons à l’exemple de tâche, « Entrevue d’experts » dans le projet « Remplacement du sys­tème comptable de la commission ». La tâche a été entre-temps démarrée avec comme do­cu­ment d’entrée la « Liste d’experts ». Vous êtes un des preneurs d’ordre et vous ouvrez la tâche. Après avoir vérifié la liste d’experts (il y a quatre experts en entrevue), vous vous engagez à mener à bien la tâche jusqu’à la date limite prévue.

•      sélectionner   Tâche    S’enagager  dans le menu du contexte de la tâche ou cliquer sur [S’engager à finir la tâche]. Il n’est pas nécessaire d’entrer une remarque pour des fins de véri­fication.

•      L’action en question modifie l’état de la tâche à engagé.

Une fois que vous et les autres preneurs d’ordre ayez effectivement interrogé les quatre ex­perts, vous déposez les résultats de vos activités dans le document « Comptes-rendus de l’en­tre­vue » et télécharger le document sur le serveur BSCW. Vous pouvez à présent finir la tâche.

•      Ouvrir la tâche « Entrevue d’experts » et aller à la section « Données ». Cliquer sur le bouton  à côté du champ de données de sortie « Comptes-rendus » pour ouvrir un navigateur qui vous permet de trouver et de sélectionner notre document « Comptes-rendus de l’entrevue ». En cliquant sur le document, spécifier-le comme étant la valeur du champ de données « Comptes-rendus ».

•      Au-dessus des boutons d’action de la tâche, entrer une remarque pour des fins de véri­fication si une quelconque chose d’inhabituel s’est passée au cours des entretiens, par exemple échange d’un expert. Par la suite, cliquer sur [Finir la tâche].

•      L’action délivre le document de sortie et il devient visible et accessible pour le don­neur d’ordre. Vous ne pouvez éditer ce document pour le moment et l’état de la tâche devient fini.

Figure 32 : Tâche après exécution

La Figure 32 montre l’exemple d’une tâche après qu’elle soit exécutée. En tant que preneur d’ordre, vous pouvez à ce stade uniquement ajouter de nouveaux preneurs d’ordre, par exemple une information anticipée pour des phases de projet ultérieures ([Attribuer la tâche]), transférer la tâche à d’autres preneurs d’ordre pour des raisons de congés ([Transmettre la tâche]) ou [Retirer les résultats de la tâche]. La dernière action vous donne la possibilité à vous et aux autres preneurs d’ordre de modifier les données de sortie à nouveau, dans ce cas ce seront les comptes-rendus de l’entrevue, et par la suite vous terminez la tâche une seconde fois (voir aussi la section suivante).