Gestion des situations de tâche exceptionnelles

Durant le traitement de la tâche, des situations exceptionnelles peuvent se présenter, exigeant un détour de l’action en cours normal. Les différentes actions sont offertes comme les [bou­tons] sur la vue de la tâche et les actions dans le menu actions ou contextuel de la tâche sous le menu action   Tâche. Tout ce qui est offert ici en détail dépend bien évidemment du rôle de l’utilisateur en tant que preneur ou donneur d’ordre.

  Tâche    Contester  : Les données d’entrée contiennent des erreurs. Sur la vue de la tâche, les preneurs d’ordre peuvent entrer leurs remarques au-dessous des champs de don­nées d’entrée défectueux et cliquer sur [Contester la tâche]. Les remarques aux don­nées d’entrée peuvent également être saisies et enregistrées en utilisant [Enregistrer le formulaire] sans contester la tâche pour le moment. De telles remarques préliminaires ne sont pas visibles pour le donneur d’ordre, et cela aussi longtemps que l’action [Con­tester la tâche] n’a été exécuté ; elles peuvent par contre être modifiées ou sup­pri­mées à volonté.

Après l’action en question, les contestations sont accessibles au donneur d’ordre. Après une correction des données d’entrée, le donneur d’ordre peut réactiver la tâche à nouveau.

  Tâche    Retirer  : La tâche nécessite d’être spécifiée à nouveau. Le donneur d’ordre peut [Ret­irer la tâche] dans le but de, par exemple, spécifier des données d’entrée ou de sortie supplémentaires, ou d’entrer des valeurs différentes pour les champs de données d’entrée en vigueur. Après une correction, la tâche peut à nouveau être réactivée.

  Tâche    Contester les résultats  : Les données de sortie contiennent des erreurs. Dans l’af­fi­cheur de la tâche, le donneur d’ordre peut saisir des remarques au-dessous des champs de données de sortie défectueux et cliquer sur [Contester les résultats de la tâche]. Les remarques aux données de sortie peuvent également être saisies et en­regis­trées en utilisant [Enregistrer le formulaire] sans demander pour le moment des cor­rec­tions à la tâche. De telles remarques préliminaires ne sont pas visibles pour les pre­neurs d’ordre, et cela aussi longtemps que l’action [Contester les résultats de la tâche], n’a été exé­cu­tée ; elles peuvent par contre être modifiées ou supprimées à volonté.

Après l’action en question, les remarques sont accessibles aux preneurs d’ordre. Après une correction des données de sortie, un des preneurs d’ordre peut finir la tâche à nou­veau.

  Tâche    Retirer les résultats  : Les données de sortie contiennent des erreurs. Un preneur d’ordre peut [Retirer les résultats de la tâche] afin de corriger les données de sortie de la tâche. Après une correction, la tâche peut être finie à nouveau.

  Tâche    Refuser  : Le preneur d’ordre n’est pas en mesure ou disposé à exécuter la tâche (pas de son devoir, en congés, etc.). Un preneur d’ordre peut [Refuser la tâche] et l’é­tat de la tâche passera à refusé.

Une tâche refusée peut être modifiée par le donneur d’ordre et démarrée à nouveau. Les modifications possibles sont notamment l’attribution de nouveaux preneurs d’or­dre et la définition de nouveaux champs de données.

  Tâche    Retirer l’engagement  : L’engagement à l’exécution d’une tâche doit être révoqué. Le preneur d’ordre peut défaire l’engagement via [Retirer l’engagement à la tâche]. Le preneur d’ordre peut alors contester la tâche, refuser la tâche ou la terminer en dépit de la révocation de l’engagement. Le donneur d’ordre peut retirer ou annuler la tâche ou décider d’attendre l’exécution de celle-ci.

  Tâche    Annuler  : La raison de l’exécution de la tâche n’est plus valide. Le donneur d’ordre peut [Annuler la tâche]. Une tâche annulée n’est pas traitée davantage. Ce­pen­dant, le donneur d’ordre peut réactiver la tâche, la modifier et la démarrer à nouveau (ou tout simplement la redémarrer à un stade ultérieur dans le temps).

  Tâche    Transmettre  : D’autres utilisateurs sont plus adéquats pour l’exécution ou la supervision de la tâche. Le donneur d’ordre aussi bien que le preneur d’ordre peut [Transmettre la tâche] à d’autres utilisateurs. Si une tâche est transférée, on peut né­an­moins rester preneur d’ordre ou donneur d’ordre en cochant la case correspondante sous le formulaire.

Il y a deux actions supplémentaires par lesquelles les tâches peuvent être réutilisées dans un état final (accepté, annulé ou complété).

  Tâche    Réactiver  : Le donneur d’ordre met la tâche dans un état où toutes les spéci­fi­ca­tions de la tâche peuvent être modifiées, dans le but de démarrer de nouveau avec les spécifications modifiées (preneurs d’ordre, données d’entrée, date prévue, etc.)

  Tâche    Redémarrer  : Le donneur d’ordre redémarre simplement la tâche avec les spéci­fi­ca­tions données. Noter que les éventuelles spécifications d’une date limite et les va­leurs de données d’entrée restent telles quelles.

Le donneur d’ordre peut ajouter des preneurs d’ordre supplémentaires à une tâche ou sup­pri­mer celles existantes déjà par :

  Tâche    Attribuer  : Cette action n’est pas possible dans les états finaux d’un tâche et lorsque les preneurs d’ordre actuels travaillent sur la tâche (états démarré et engagé). Dans certains états de tâche (par exemple refusé) les preneurs d’ordre peuvent égale­ment invoquer cette action et peuvent quitter une tâche de cette manière.

À part la transmission et l’attribution de tâche, toutes les autres actions ci-dessus n’ont pas de for­mu­laire d’action, autrement dit, ces actions sont exécutées immédiatement car elles con­sti­tuent une transition d’état de la tâche sous-jacente. Les données nécessaires pour l’action (les com­mentaires des fins de vérification, les remarques, les données d’entrée et de sortie) doivent être inscrites sur la vue de la tâche (et probablement sauvegardées via [Enregistrer le for­mulaire]), avant que l’action ne soit invoquée. Lors de l’exécution de l’action, uniquement la disponibilité des données attendues est vérifiée. Les données manquantes laissent un mes­sage d’erreur ou un avertissement sous la forme d’un indice.

Les transitions d’un état d’une tâche qui sont dues à des actions sont résumées dans le tableau ci-dessous.

 

Action	État avant l’action	État après l’action
démarrer	initial, contesté, retiré, refusé, réactivé	démarré
s’engager	démarré	engagé
finir	démarré, engagé	fini
contester	démarré	contesté
retirer l’engagement	engagé	démarré
retirer les résultats	fini	engagé
refuser	démarré	refusé
accepter	fini	accepté
contester les résultats	fini	engagé
annuler	chaque état excepté accepté et annulé	annulé
retirer	démarré, engagé, fini	retiré
redémarrer	accepté, annulé	démarré
réactiver	accepté, annulé	réactivé

 

Si une situation exceptionnelle se présente en cours de traitement de la tâche, ce qui entraîne un détour de l’action en cours normal (démarré, engagé/fini, accepté), cela est indiqué par une icône de tâche spécifique sur une liste de dossiers ou sur la liste de tâches personnelle. Les dif­férentes icônes de tâche représentent les spécifications suivantes :

  Représente une tâche qui n’a pas encore été démarrée ou qui est en cours de réalisation sans pour autant qu’elle soit finie.

  Représente une tâche qui a été finie. En outre, les états de tâche accepté et complété (par le donneur d’ordre) sont illustrés par cette icône.

  Représente une tâche qui a été repositionnée par des actions telles qu’une contestation, un retrait de résultats, ou une contestation de résultats. Lorsque la tâche revient au cours normal de traitement, par exemple par des actions telles qu’un redémarrage après une contestation ou une nouvelle finition après une contestation de résultats, la tâche est de nouveau représentée par l’icône désignant les tâches en cours de traite­ment ou les tâches finies.

  Représente une tâche qui a été annulée. De telles tâches peuvent être redémarrées, avec ou sans modifications des spécifications (action réactiver et redémarrer).

Sur la vue de la tâche, les actions possibles sont proposées sous forme de boutons. Ces actions dépendent de l’état de la tâche et du rôle de l’utilisateur en tant que preneur d’ordre ou don­neur d’ordre. Avec une tâche dans l’état démarré par exemple, le preneur d’ordre pourra s’engager à la tâche, la finir, la contester et la refuser. Le donneur d’ordre quant à lui pourra retirer la tâche et annuler la tâche ; dans les deux rôles, la tâche pourrait être transmise aux autres donneurs d’ordre ou preneurs d’ordre.

Si on déplie la section « État » sur la vue de la tâche, on verra les différents états possibles de la tâche. L’état actuel est indiqué en orange pâle. Les états pouvant être atteints par les actions d’un preneur d’ordre sont indiqués en bleu, et ceux pouvant être atteints par les actions d’un don­neur d’ordre sont indiqués en vert. En cliquant donc sur l’état ciblé, on peut invoquer l’ac­tion correspondante.