Création et modification des dossiers de flux

Pour créer un nouveau dossier de flux, il faut procéder comme suit :

•      Sélectionner  Fichier    Nouveau    Dossier de flux  dans le menu supérieur. Le formulaire « Ajouter un dossier de flux » a quatre sections « Général », « Tâches », « Suivi automatique des différentes versions » et « Attributs ».

•      Dans la section « Général », entrer le nom et les balises facultatifs et la description du nouveau dossier de flux.

•      Dans la section « Tâches », entrer les tâches de votre dossier de flux.

•      Cliquez sur [Ajouter une nouvelle tâche] pour créer une nouvelle tâche. Dans le formulaire de la tâche, entrer le nom de la tâche et une description facultative.
Sous la rubrique Faire suivre à, déterminer la prochaine position dans le flux des tâches. Après l’achèvement d’une tâche, le dossier de flux est par défaut transféré à la prochaine tâche dans la liste. Sinon, nous ne pouvons activer la redirection du dos­sier de flux à l’autre tâche ou à l’une des multiples autres tâches.

Enfin, sélectionner un ou plusieurs utilisateurs responsables de la tâche à inviter en tant que membres de l’espace de travail.

•      Dérouler le formulaire de tâche en cliquant sur le triangle  dans le coin supé­rieur gauche du formulaire de tâche.

•      Continuer à ajouter des tâches avec [Ajouter une nouvelle tâche].

•      Les tâches sont numérotées. Si l’on choisit de s’écarter de l’ordre de traitement standard établi, les numéros des tâches sous le nom de celle-ci indiquent à quelle tâche ou à laquelle des multiples tâches du dossier de flux est transmis.

•      Utiliser les flèches  et  pour changer l’ordre des tâches et  pour supprimer des tâches déjà entrées. Nous pouvons également réorganiser les tâches en faisant glisser une tâche par l’une des flèches apparaissant au-dessus ou au-dessous d’une autre tâche.

•      Vous pouvez modifier les tâches en dépliant une tâche (cliquer sur ) et modifier toutes les informations d’une tâche dans le formulaire de tâche : nom, description, la prochaine position et responsables.

•      Dans la section « Suivi automatique des différentes versions » vous pouvez imposer un contrôle de version sur le nouveau dossier de flux et sur ses sous-dossiers, afin que tous les documents qui sont nouvellement créés soient automatiquement placés sous contrôle de version.

•      Dans la section « Attributs » vous pouvez définir vos propres attributs pour le dossier de flux qui peuvent également être utilisés lors de la recherche de dossier de flux.

Après la création du nouveau dossier de flux, vous pouvez ajouter tout document ou tout autre objet au dossier de flux important pour les tâches définies.

En tant que membre du dossier de flux, vous pouvez modifier le dossier de flux à tout mo­ment. Cela ne concerne pas seulement le contenu du dossier de flux, mais aussi de ses tâches : on peut ajouter de nouvelles tâches, supprimer des tâches existantes, modifier l’ordre des tâches ou modifier la spécification des tâches existantes, y compris le (s) responsable (s). La modification du dossier de flux est également possible pour les utilisateurs responsables de la tâche en cours.

•      Sélectionner   Modifier    Propriétés  dans le menu actions du dossier de flux que vous voulez modifier. Le formulaire de modification du dossier de flux fonctionne de la même manière que celui de la création de dossier de flux ci-dessus.

•      Dans la section « Tâches », dérouler les tâches (cliquer sur ) afin de les modifier

Vous pouvez également copier les dossiers de flux, de même que leur contenu et tâches. L’é­tat d’exécution de la tâche n’est pas copié : l’état d’un dossier de flux copié est celui d’un dos­sier de flux nouvellement défini avant que la première tâche n’ait démarrée. Les contenus du dossier de flux de dossier sont par contre copiés dans leur état actuel !