Démarrer et faire suivre les dossiers de flux

Démarrer les dossiers de flux

Après avoir ajouté les documents pertinents au dossier de flux, le flux de tâches peut être démarré en faisant suivre le dossier de flux aux utilisateurs responsables de la première tâche, qui est la tâche qui apparaît en premier rang dans la liste des tâches du dossier de flux.

•      Sélectionner   Faire suivre  dans le menu actions du dossier de flux. Dans le for­mu­laire, vous pouvez avoir deux catégories de personnes notifiées dans l’action de trans­mission :

o  Le gestionnaire du dossier de flux et les autres utilisateurs responsables de la tâche courante,

o  Les utilisateurs de la prochaine tâche auxquels le dossier de flux est transmis.

Lors du démarrage d’un dossier de flux, la première option concerne le gestionnaire (pro­bablement vous-même) et les autres membres du dossier de flux qui auraient pu égale­ment lancer le dossier de flux (dans le contexte actuel, « la tâche en cours » signifie le démarrage du dossier de flux). La deuxième option concerne les utilisateurs qui sont responsables de la première tâche du dossier de flux. Vous pouvez ajouter un com­mentaire personnel à ces courriels automatisés.

•      Confirmer en cliquant sur [OK].

Cette action représente le coup d’envoi pour le traitement du dossier de flux et celui-ci est mis sur une liste personnelle de tâches de(s) utilisateur(s) responsable(s) de la première tâche.

Faire suivre les dossiers de flux

Une fois le dossier de flux démarré, celui-ci apparaît dans les listes de tâches personnelles des uti­li­sateurs désignés comme responsables de la première tâche. Ces utilisateurs peuvent en­suite effectuer leurs tâches, par exemple en modifiant le contenu du dossier de flux ou en ajou­tant de nouveaux documents, et transférer le dossier de flux à la prochaine position. Les uti­lisateurs responsables de la prochaine tâche procèdent à l’exécution de leurs tâches et trans­mettent le dossier de flux plus loin. Lorsqu’il n’y a pas de prochaine tâche, le transfert des dos­siers de flux achève le traitement du dossier.

En tant que responsable d’une tâche d’un dossier de flux, trouver ce dernier dans la liste de tâches personnelles. Vous avez sûrement été notifié de la présence du dossier de flux par courriel. Après avoir effectué votre tâche, vous transférez le dossier de flux à son prochain poste comme suit.

•      Sélectionner   Faire suivre  dans le menu actions du dossier de flux.

•      Dans le formulaire, vous pouvez choisir de notifier par courriel (a) le gestionnaire du dossier de flux et d’autres personnes chargées de la tâche en cours, et (b) l’utilisateur ou les utilisateurs responsable(s) de la prochaine tâche. Vous pouvez ajou­ter un commentaire personnel, par exemple donner une description du résultat de votre activité, à la notification électronique automatisée.

•      Sous la rubrique Faire suivre à, la prochaine tâche et son (ses) responsable(s) sont in­di­qués. S’il y a plus d’une tâche prévue comme prochaine position du flux, vous pou­vez choisir laquelle des tâches le dossier de flux doit être transmis prochainement.
S’il n’y a pas de prochaine tâche, cela est indiqué par Terminer ce dossier de flux.

En transférant un flux de dossier, nous déclarons la tâche courante complétée. Le flux de dos­sier est supprimé depuis notre liste personnelle de tâches ainsi que sur la liste personnelle de tâches des autres utilisateurs responsables de cette tâche. Ainsi, cela va apparaître dans la liste de tâches personnelle de l’utilisateur ou des utilisateurs responsable (s) de la prochaine tâche. Avant de faire suivre un flux de dossier, assurez-vous que la tâche soit bien complétée, par exemple un document requis a été chargé sur le flux de dossier ou qu’un document dans le flux de dossier a été édifié tel qu’indiqué sur la description de la tâche.

Ce que vous devez savoir à propos de l’exécution d’un flux de dossiers :

o  Supprimer un dossier de flux depuis votre liste de tâches personnelles, vous supprime de l’en­semble des responsables de la tâche courante. Vous n’aurez plus accès au dos­sier de flux.

o  Faire suivre un dossier de flux n’est pas uniquement possible pour l’utilisateur (s) re­spon­sable (s) de la tâche courante, mais également pour le gestionnaire et les membres du dossier de flux. En faisant ainsi, la tâche courante est placée hors de la responsa­bi­lité de l’utilisateur (s) en charge et le dossier de flux est transmis dans son état actuel vers l’utilisateur (s) responsable (s) de la prochaine tâche.

o  Lorsque la dernière tâche a été finie, c’est-à-dire qu’il n’y a plus de prochaine tâche, le flux du dossier de flux s’achève. Un dossier de flux qui se termine peut être ré­utilisé après une éventuelle mise à jour de son contenu ou de sa définition en le trans­mettant à nouveau vers sa première tâche.