Démarrage des tâches

Avant de pouvoir commencer une tâche, toutes les spécifications nécessaires doivent être faites. En particulier, les champs de données d’entrée qui ont été marquées obligatoires doivent avoir une valeur, sinon un message d’erreur sera affiché lorsque vous essayerez de dé­marrer la tâche.

Vous devriez d’abord télécharger les documents que vous avez l’intention d’assigner comme va­leurs pour les champs de données d’entrée du type de document. Ces documents sont télé­chargeables au sein de la tâche (par exemple avec   Nouveau    Document dans le menu actions de la tâche), ou à un autre lieu convenable (la phase ou le projet auquel la tâche ap­par­tient).

Pour attribuer des valeurs aux champs de données d’entrée :

•      Sélectionner   Modifier    Propriétés  dans le menu actions de la tâche et aller à la sec­tion « Données ». Vous pouvez aussi pas­ser à l’affichage de la tâche en ouvrant celle-ci.

•      Entrer au moins des valeurs pour les champs de données qui ont été marquées obliga­toires. Pour les champs de données du type de document, utilisez le bouton  pour trou­ver le document d’entrée dans la hiérarchie de dossiers.

Vous devriez également vous assurez que les preneurs d’ordre sont assignés à la tâche, autre­ment vous resterez l’unique preneur d’ordre et la tâche deviendrait personnelle, comme une entrée dans une liste d’affaires personnelles. Si par erreur vous démarrez une tâche dans cet état, il est néanmoins possible d’attribuer la tâche à d’autres preneurs d’ordre (en faisant par exemple   Tâche    Attribuer ).

Il n’est par contre pas nécessaire d’assigner des donneurs d’ordre à la tâche avant son dé­mar­rage, vous êtes vous-même constitué automatiquement le donneur d’ordre principal lors du dé­marrage de la tâche. D’une manière ou d’une autre, vous pouvez transmettre la tâche ul­té­ri­eure­ment à un autre donneur d’ordre.

Après avoir effectué tous les prérequis nécessaires,

•      Démarrer la tâche via   Tâche    Attribuer  dans le menu actions de la tâche, ou par [Attribuer la tâche] sur la vue de la tâche.

•      L’état de la tâche passera de initial à réactivé et vous en serez le seul donneur d’ordre. S’il y a lieu que d’autres utilisateurs soient assignés à la tâche, ils perdront ce rôle.

•      Toutes les données d’entrée sont libérées en réactivant la tâche : elles deviennent vi­sibles à tous les preneurs d’ordre et ne peuvent être changées dans cet état de la tâche ni par le donneur d’ordre, ni par les preneurs d’ordre. Les documents comme les don­nées d’entrée sont mis sous contrôle de version lorsque la tâche est démarrée. Ainsi, les modi­fications apportées aux documents de la tâche sont retraçables et uniquement les versions actuelles du document peuvent être associées aux états de la tâche, par exemple si un document d’entrée doit être modifié par le donneur d’ordre à la suite de re­marques soumises par les preneurs d’ordre.

À ce moment-là, la tâche est inscrite dans les listes de tâches personnelles des preneurs d’ord­re. De plus, la tâche est aussi inscrite dans celle du donneur d’ordre si elle n’y est pas déjà.