Création d’une tâche simple

Après avoir défini le projet et ses phases, et après avoir invité l’équipe de projet, nous pou­vons commencer à créer les tâches. En tant que gestionnaire de projet, vous commencez avec la phase « Analyse » de notre projet d’exemple « Remplacement du système comptable de la com­mission » et créer la première tâche « Entrevues et ateliers d’experts ». Cette tâche doit con­jointement être menée par deux membres de l’équipe de projet. Comme données d’entrée, on peut ajouter la liste des experts à interviewer et des potentiels participants aux ateliers. Le ré­sultat de la tâche, c’est-à-dire ses données de sortie, constituent un document qui contient les comptes rendus, des différents entrevues et ateliers.

Pour créer une nouvelle tâche :

•      sélectionner  Fichier    Nouveau    Tâche  dans le menu supérieur de la phase « Analyse » à laquelle la nouvelle tâche appartient.

•      Le formulaire « Ajouter une tâche » contient plusieurs sections traitées en détails ci-des­sous. Pour notre exemple, aller à la section « Général » et entrer « Entrevues d’experts » comme nom d’une nouvelle tâche. Pour la durée, entrer une période de 4 semaines, le temps supposé nécessaire à l’exécution de la tâche. Pour la date limite, entrer la date correspondante à deux semaines avant la date d’achèvement de la phase « Analyse », vu que la préparation du résumé final dépend du résultat de la tâche courante.

•      Dans la section « Responsables », aller à la sous-section « Preneurs d’ordre » et sélec­tion­ner les trois membres de projets prévus pour cette tâche. Laisser la section « Donneurs d’ordre » ouverte pour le moment car vous-même serez automatiquement le donneur d’ordre prin­cipal lors du démarrage de la tâche.

•      Dans la section « Données », aller à la sous-section « Données d’entrée » et entrer un nou­veau champ de données pour le type de document portant le nom « Liste d’ex­perts » ; laisser la valeur ouverte. Cependant, avant de commencer la tâche, le docu­ment d’entrée doit être fourni. Nous reviendrons sur ce point plus loin. Dans la sous-section « Données de sortie », vous spécifiez un autre champ de données pour le type du document portant le nom « Comptes-rendus », qui représente le résultat de la tâche qui doit être soumis par les preneurs d’ordre. Avec les deux champs de données, véri­fier toujours que le champ « Obligatoire » est également coché, de sorte que la tâche ne puisse être démarrée avant d’avoir fourni la liste d’experts, et qu’elle ne soit ache­vée avant que les preneurs d’ordre n’aient soumis les comptes-rendus des entrevues.

•      Appuyer sur [OK] après avoir entré ces spécifications afin de créer enfin la tâche.

Cliquer sur l’entrée de la tâche nouvellement créée pour voir ses spécifications comme décrite sur la Figure 30.

Figure 30 : Tâche nouvellement créée