Création de tâches : Le cas général

Les tâches peuvent ne pas être uniquement créées avec les phases d’un projet. Si un projet de moindre envergure ne peut être divisé en plusieurs phases, les tâches peuvent alors être créées directement au sein du projet. Les tâches peuvent également être employées en dehors des projets et des phases de projet, autrement dit dans des dossiers arbitraires.

Les tâches sont créées en utilisant  Fichier    Nouveau    Tâche  dans le menu supérieur du projet, de la phase ou du dossier désiré pour la création de celles-ci. Le formulaire « Ajouter une tâche » comprend différentes sections :

o  Général,

o  Responsables,

o  Données,

o  Message et

o  Attributs,

où l’on peut mettre plusieurs spécifications concernant le projet. Pour des tâches personnelles simples, entrer juste le nom dans la section « Général ». Par contre des tâches plus complexes requièrent bien évidement des spécifications supplémentaires qui peuvent être modifiées avant le démarrage de la tâche. La nouvelle tâche est créée en appuyant sur [OK].

Général : Paramétrage des nom, durée et date limite

Dans cette section, les informations générales ainsi que la durée et la date limite sont four­nies :

•      Entrer le nom de la tâche, la description, les balises, la catégorie et la priorité. Le nom et la description devraient déjà décrire l’objectif de la tâche.

•      La durée d’une tâche correspond à l’intervalle de temps prévue entre le début de la tâche et sa fin. Cette durée est utilisée pour calculer la date probable d’achèvement de la tâche lorsqu’elle est présentement démarrée. De ce fait, il est possible d’indiquer une situation critique pour la phase et le projet de base lorsque le démarrage d’une tâche accuse d’un retard, en supposant que cette durée correspond au moins au temps requis pour accomplir la tâche. Il est bien évidement possible qu’il y ait un achèvement prématuré de la tâche.

•      Lorsque la date d’achèvement est dépassée sans pour autant que la tâche ne soit terminée, sa progression est considérée critique.

•      Comme date limite, on met la date à laquelle la tâche devra être achevée en fonction bien sûr du temps prévu pour la phase ou le projet. Et lorsque la date limite est dé­passée sans pour autant que la tâche ne soit accomplie, sa progression est considérée en retard.

•      Toutes les spécifications en dehors du nom de la tâche sont facultatives. Cependant, si la durée et la date limite ne sont pas renseignées sur le formulaire, alors il ne sera pas possible d’avoir une évaluation, une agrégation de la progression de la phase et du projet de base.

Responsables : Sélection des preneurs et donneurs d’ordre

Dans cette section, il y a deux sous-sections où vous pouvez spécifier les donneurs et les preneurs d’ordre de la tâche qui sont respectivement responsables de la supervision et de l’exécution de la tâche.

•      Comme preneurs d’ordre vous sélectionnez les utilisateurs responsables d’accomplir la tâche. Lors du démarrage de celle-ci avec plus d’un preneur d’ordre, tous les autres preneurs d’ordre restent responsables de l’exécution de la tâche, chacun d’eux pouvant travailler sur la tâche et la terminer.

Il vous est possible de reporter le choix des preneurs d’ordre et d’attribuer la tâche plus tard en utilisant   Tâche    Attribuer  dans le menu actions de la tâche. Noter qu’une tâche sans preneurs d’ordre ne peut pas être démarrée.

On peut également sélectionner comme preneurs d’ordre des utilisateurs qui ne sont pas membres du projet, de la phase ou du dossier dans lequel la tâche a été créée. Toutefois, ces preneurs d’ordre ont uniquement accès à la tâche elle-même et à son contenu et non à son contexte (c.-à-d. le projet, la phase ou le dossier contenant la tâche).

•      Comme donneurs d’ordre vous sélectionnez des utilisateurs qui doivent superviser l’exécution de la tâche. Si plus d’un utilisateur est sélectionné alors l’utilisateur qui démarre la tâche devient par défaut l’unique donneur d’ordre.

Encore une fois, il vous est possible de reporter le choix d’un donneur d’ordre car tout membre qui a accès à la tâche (y compris vous-même en tant que créateur) peut assigner des donneurs d’ordre pour commencer la tâche et devenir ainsi automatiquement le donneur d’ordre de la tâche.

•      Éventuellement, vous pouvez décider que la nouvelle tâche doit être inscrite dans les listes de tâches des donneurs d’ordre et des preneurs d’ordre directement après sa création, autre­ment dit avant qu’elle ne soit débutée. De ce fait, les utilisateurs chargés de cette tâche ont immédiatement accès à la tâche via leur liste de tâches. Cette option devrait être choisie plus particulièrement lorsque les utilisateurs ont été sélectionnés en tant que donneurs d’ordre sans pour autant qu’ils soient membres de la phase ou du projet auquel appartient la tâche. Sinon, ces utilisateurs n’auront pas accès à la tâche et par conséquent ne peuvent démarrer la tâche.

Données : Spécification des données d’entrée et de sortie

Dans cette section, il y a deux sous-sections où vous pouvez spécifier les données d’entrée et de sortie de la nouvelle tâche. Les données d’entrée sont fournies par le donneur d’ordre et représentent les données nécessaires à l’exécution de la tâche (par exemple les champs de texte ou les documents entiers) qui sont transmises aux preneurs d’ordre. Les données de sortie représentent le résultat de la tâche et doivent être fournies par les preneurs d’ordre avant qu’ils ne puissent déclarer la tâche achevée.

Les données d’entrée et de sortie consistent en des champs de données ayant un type de données, par exemple un texte, une case à cocher ou un document.

Les données d’entrée et de sortie peuvent également définir des dépendances au sein des struc­tures de tâche, par exemple, entre certaines tâches d’une phase ou d’un projet, ou entre tâche principale et sous-tâches. Une tâche dépend d’une autre lorsqu’elle obtient ses données d’entrée à partir de cette autre tâche, ou lorsqu’elle a comme données d’entrée la condition selon laquelle les données de sortie d’autres tâches sont libérées. La tâche dépendante ne peut alors être démarrée que lorsque l’autre tâche a été terminée. En présence de tâches de même rang, c’est-à-dire de tâches de la même phase ou du même projet dans lequel la nouvelle tâche est créée, les données de ces tâches et les conditions sur celles-ci pour qu’elles soient achevées peuvent alors être offertes en données d’entrée ou de sortie. Pour de plus amples détails et d’exemples, voir 12.1.9 « Structuration des tâches dans les processus.

•      Dans la sous-section Données d’entrée, entrer les champs de données d’entrée. Sous Nouvelles données d’entrée, sélectionner un type de données et cliquer sur [Ajouter]. Une ligne apparaîtra contenant les champs pour le nom et la valeur du champ de données. Entrer ensuite le nom et vérifier si le champ de données doit être obligatoire ou non, c’est-à-dire si la tâche ne peut pas être démarrée avant que le champ de données ait une valeur. On peut alors entrer la valeur (ou le faire plus tard en utilisant   Modifier    Propriétés  ou directement dans la vue de la tâche).

•      Continuer à entrer de nouveaux champs de données d’entrées en cliquant autant de fois sur [Ajouter] jusqu’à ce que tous les champs de données requis soient fournis. On peut supprimer les champs de données déjà saisis en cliquant sur . Utiliser les flèches  et  pour changer l’ordre des champs de données dans lequel ils doivent apparaître à l’affichage de la tâche. Il est également possible de réorganiser les champs de données en faisant glisser un champ par l’une des flèches afin qu’il apparaisse au-dessus ou au-dessous d’un autre champ de données.

•      En présence de tâches de même rang, nous avons deux possibilités supplémentaires pour définir les données d’entrée.

•      Conditions pour démarrer la tâche : choisir une ou plusieurs des conditions offertes. La sortie d’une tâche de même rang est libérée lorsqu’elle a été terminée. En sélectionnant une telle condition comme données d’entrée, vous rendez le démarrage de la tâche à créer dépendant de l’autre tâche en cours d’achèvement.

•      Données provenant de tâches principales ou même rang : sélectionner un ou plusieurs champs de données de sortie de tâches de même rang comme données d’entrée. Un tel champ de données est partagé entre une tâche de même rang et celle en cours et sa valeur est disponible pour la tâche en cours lorsqu’il a été libéré par la tâche de même rang. Ceci rend le démarrage de la tâche actuelle dépendant de la tâche de même rang en cours d’achèvement.

Vous sélectionnez un élément dans une des listes en cliquant dessus. Vous désélectionnez à nouveau en cliquant dessus mais en gardant cette fois-ci la touche Ctrl enfoncée.

De plus amples détails sur le partage des champs de données et des conditions se trouvent dans le paragraphe 12.1.9.4 « Création des sous-tâches.

•      Dans la sous-section Données de sortie, entrer les champs de données de sortie. Sous Nouvelles données de sortie, procéder exactement tel que décrit ci-dessous pour les champs de données d’entrée. Vous pouvez également entrer des valeurs pour ces champs de données de sortie, par exemple des suggestions ou des notes pour les pre­neurs d’ordre qui doivent soumettre ces valeurs à la fin. Avec les documents de sortie, il vous serait par exemple possible de fournir comme valeur un modèle.

•      Lorsqu’on est en présence de tâches de même rang, vous avez une possibilité supp­lé­men­taire de définir des champs de données de sortie. Sous Données nécessaires aux tâches principales ou de même rang, vous pouvez sélectionner comme données de sortie un ou plusieurs champs de données d’entrée des tâches de même rang. Un tel champ de données est partagé entre une tâche de même rang et celle en cours et sa valeur est disponible pour la tâche de même rang lorsqu’il a été libéré par la tâche en cours. Ceci rend le démarrage de la tâche de même rang dépendant de la tâche actuelle en cours d’achèvement.

De nouveau, vous sélectionnez et désélectionnez un élément en cliquant dessus tout en gardant la touche Ctrl enfoncée. De plus amples détails sur le partage des champs de données se trouvent dans le paragraphe 12.1.9.4 « Création des sous-tâches.

•      Avec les champs de données du type de document, deux boutons supplémentaires ap­pa­raissent après la valeur : le bouton  permet de naviguer dans la hiérarchie de dos­siers et de sélectionner un document comme valeur du champ de donnée. Le bouton  défait la sélection et supprime à nouveau la valeur du champ de données. Vous devez entrer la valeur du champ de données ultérieurement si vous avez l’intention de remplir ce champ avec un document qui doit toujours être téléchargé sur le serveur BSCW.

Si vous entrez une valeur pour un document d’entrée ou de sortie d’une tâche, un lien vers ce document est ajouté à la tâche et est visible à l’affichage de la tâche dans la section « Contenus ». Dès que la tâche est démarrée, les documents d’entrée sont mis sous contrôle de version afin d’avoir un enregistrement des accès aux documents de la tâche. On fait pareillement avec les documents de sortie ; ils sont mis sous contrôle de version lorsque la tâche est terminée pour la première fois et que le preneur d’ordre libère ainsi les documents de sortie.

Notification : Notification des événements de tâche

Dans cette section, on peut spécifier la manière dont les donneurs et preneurs d’ordre doivent être informés de leurs actions mutuelles et le moment où les personnes concernées doivent être rappelées d’une date limite s’approchant. Les notifications et rappels sont envoyés par courriels.

•      Sous Courriel, dérouler les actions concernant les notifications. Ici, vous pouvez alors cocher ou décocher certaines ou toutes les actions. Bien évidemment, le donneur d’ordre est renseigné sur les actions des preneurs d’ordre et vice-versa.

•      Sous Rappels, vous pouvez laisser vous-même en tant que donneur d’ordre, preneurs d’ordre ou tout membre informé d’une prochaine date limite de tâche. Sélectionner le destinataire du rappel et cliquer sur [Ajouter]. Sur la ligne qui apparaît maintenant, vous mettez le temps à l’avance d’émission du rappel avant la date limite. Vous pouvez aussi ajouter une note personnelle au rappel généré automatiquement en cliquant sur [Joindre une note personnelle]. En cliquant plus d’une fois sur [Ajouter], il vous est possible d’avoir des rappels envoyés à différents points dans le temps aux personnes concernées. La suppression des rappels déjà générés se fait en cliquant sur à l’aide de l’icône suivante .

Attributs

Dans cette section, il vous est possible de rentrer des attributs de tâche (Cli­ent, Contact, Emplacement, URL). Les attributs de tâche sont configurés pour le serveur BSCW et peuvent être modifiés par l’administrateur.