Vous créez un nouveau dossier de modèle dans le dossier courant comme vous voudriez créer un dossier ordinaire :
• Sélectionner Fichier Nouveau Dossier de modèles dans la menu supérieur.
• Dans le formulaire « Ajouter un dossier de modèles » qui vous est affiché, entrez le nom ; les balises et la description du nouveau dossier de modèles sont optionnels. Vous pouvez aussi imposer la gestion automatique de version au nouveau dossier ainsi que définir vos propres attributs dans les sections respectives du formulaire.
• Confirmez en appuyant sur [OK] pour créer le dossier de modèles, qui est vide au départ et doit être rempli par des modèles.
Lorsque vous créez un modèle dans l’un de vos dossiers de modèles, pensez à ajouter une description du modèle, qui pourrait contenir des informations sur le but du modèle et son utilisation. Une telle description du modèle est affichée lorsqu’on copie le modèle.
BSCW a une stratégie de recherche spécifique quand il cherche à proposer des modèles pour en faire des copies. Vous devez garder cette stratégie à l’esprit lors de la création de vos dossiers de modèles. Les modèles qui sont proposés pour la copie dans le dossier courant proviennent des dossiers de modèles dans les endroits suivants :
o Dossiers de modèles dans votre presse-papiers – Votre presse-papiers peut contenir n’importe quel nombre de dossiers de modèles ; ils ne doivent pas, cependant, être placés dans des sous-dossiers de votre presse-papiers – BSCW cherche seulement les dossiers de modèles au plus haut niveau de votre presse-papiers. Le presse-papiers est un endroit approprié pour les dossiers personnels de modèles, parce que normalement vous n’inviterez pas d’autres personnes à vos dossiers de presse-papiers.
o Dossiers de modèles dans le dossier actif – Il peut y avoir n’importe quel nombre de dossiers de modèles dans le dossier courant. Encore une fois, les dossiers de modèles dans les sous-dossiers du dossier courant ne sont pas pris en compte quand on fait des copies de modèles dans le dossier courant.
o Dossiers de modèles dans des dossiers sur le chemin d’accès actif – BSCW tiendra compte également les dossiers de modèles se trouvant dans des dossiers sur le chemin d’accès à partir du dossier actif de votre plus haut dossier de niveau supérieur (le chemin d’accès actif est indiquée dans la barre de navigation). Encore une fois, seulement les dossiers de modèles directement contenus dans les dossiers sur le chemin d’accès courant sont pris en compte. Par conséquent, si vous placez un dossier de modèles au plus haut niveau d’un espace de travail partagé, les modèles de ce dossier de modèles peuvent être utilisés par tous les membres de l’espace de travail dans tous les sous-dossiers et sous-sous-dossiers de cet espace de travail.
o Dossiers de modèles à l’échelle du système – Hormis les dossiers personnels de modèles dans votre presse-papiers ou les dossiers de modèles partagés disponibles pour les membres des espaces de travail partagés, il y a des dossiers de modèles qui sont accessibles à tous les utilisateurs enregistrés. Les dossiers de modèles à l’échelle du système sont créés et gérés par l’administrateur de votre système BSCW. Veuillez contacter votre administrateur du système BSCW si vous souhaitez avoir plus de modèles.