Création et modification d’une fixation de rendez-vous

La création d’une nouvelle fixation de rendez-vous se fait comme suit :

•      Sélectionnez  Fichier    Nouveau    Fixation de rendez-vous  dans la barre de menu supérieur.

•      Dans l’onglet « Général » du formulaire « Nouvelle fixation de rendez-vous » qui vous est af­fiché, vous spécifiez les informations suivantes concernant le rendez-vous.

•      Le nom, le titre, les balises (optionnelles), et la description (optionnelle). Le titre est affiché en haut dans le formulaire. S’il n’existe pas de titre, le nom est pris comme titre.

•      Dates proposées : Sélectionnez les dates de rendez-vous. Utilisez les menus dé­rou­lants ou cliquez sur l’icône de l’agenda pour afficher l’outil calendrier. Les champs date/heure peuvent être laissés vides. Vous pouvez ajouter une remarque à vos dates, par exemple sur le lieu où la durée du rendez-vous proposé, qui seront égale­ment envoyés aux participants. Utilisez le bouton [Ajouter une date] pour ajouter d’autres dates si trois ne suffisent pas.

•      Détails de participation et notification : Entrez la fin de la période de vote (le vote sur l’heure des rendez-vous commence immédiatement après que le rendez-vous ait été créé). Indiquez si vous voulez et quand vous voulez être rappelé de la fin du vote et également si vous voulez être notifié par rapport à chaque vote. Vous pou­vez en outre permettre aux participants d’ajouter ou de proposer d’autres parti­ci­pants, qui doivent ensuite être confirmés par l’organisateur ou non. Les options dis­ponibles et les paramètres par défaut dépendent de la configuration de votre ser­veur BSCW.    
Précisez si les participants sont autorisés à voter sur une date avec « Peut-être » (en plus du simple oui-non réponse).

•      Dans la section « Participants » vous spécifiez les participants au rendez-vous et les dé­tails de leur notification.

•      Participants : sélectionnez les participants du rendez-vous (comme vous devez sé­lec­tionner les membres d’un espace de travail). Vous pouvez entrer les adresses courriels des personnes qui ne sont pas enregistrées à votre serveur BSCW ; dans le cas d’une fixation de rendez-vous, ces personnes peuvent prendre part sans être inscrits en tant qu’utilisateurs BSCW. Lorsque vous créez un des rendez-vous dans un espace de travail partagé, les membres de l’espace de travail sont pré­sé­lec­tion­nés en tant que participants par défaut.

•      Langage de courriel : Choisissez la langue du courriel d’invitation.

•      Commentaire à inclure dans l’invitation par courriel automatique : Entrez une note option­nelle devant être ajoutée au courriel d’invitation généré au­to­ma­tique­ment et qui doit être envoyé à tous les participants.

•      Appuyez sur [OK] pour générer un aperçu du formulaire de vote. Si vous êtes satis­fait, appuyez à nouveau sur [OK] pour commencer la programmation du rendez-vous. Si non, cliquez sur [Modifier la fixation du rendez-vous] pour modifier les détails.

•      Si vous êtes vous-même un participant, il vous sera demandé de voter par rapport aux dates proposées, ce qui est expliqué ci-dessous. En tant qu’organisateur, vous pouvez égale­ment modifier la liste des participants en cliquant sur [Modifier les participants].

La fixation de rendez-vous une fois créée, tous les participants sont invités par courriel à voter sur les dates proposées. Dans le courriel d’invitation qu’ils reçoivent, un lien personnalisé leur per­mettra d’accéder à la fixation de rendez-vous pour voter même s’ils ne sont pas un membre du dossier contenant la fixation de rendez-vous, ou même s’ils ne sont pas un utilisateur en­re­gistré sur le serveur BSCW.

Vous, en tant qu’organisateur, pouvez modifier la plupart des détails de la fixation de rendez-vous. Une fois qu’un participant a voté, vous ne pouvez plus changer les dates et le mode de vote (oui-non ou oui-non-peut-être), sauf si vous réinitialisez la fixation du rendez-vous.

•      Sélectionnez   Modifier    Propriétés  dans le menu actions de la fixation de rendez-vous et modifiez le nom, la description, la période de vote, les détails de notification, ou les participants. Entrez les notes optionnelles à faire figurer dans les courriels de no­ti­fication pour les participants.

•      Appuyez sur [OK] pour valider les modifications. Tous les participants seront in­for­més des changements. Les nouveaux participants seront invités à voter et les parti­ci­pants que vous avez supprimés de la liste seront informés.

Si un participant suggère de nouveaux participants et que ceci doit être confirmé par vous, vous allez recevoir un courriel contenant un lien qui vous emmène directement au formulaire d’in­vitation des nouveaux (et éventuellement d’autres) participants.

•      Le formulaire « Participants » affiche les participants présents et permet également d’a­jou­ter de nouveaux participants et de supprimer des participants existants.

•      Ajouter des notes optionnelles à être incluses dans l’invitation de nouveaux parti­ci­pants et aux courriels des participants qui ont été supprimés. Cliquez sur [OK] lorsque vous aurez terminé.

Vous pouvez, en tant qu’organisateur, envoyer un courriel aux participants d’une fixation de rendez-vous.

•      Sélectionnez   Envoyer à    Participants  dans le menu actions de la fixation de ren­dez-vous, entrez votre message et appuyez sur [OK]. Vous pouvez envoyer le message à tous les participants, à tous ceux qui ont déjà voté ou non. Vous pouvez aussi sé­lec­tionnez les participants devant recevoir votre message.

Notez que non seulement l’organisateur, c’est-à-dire le créateur d’un rendez-vous, mais aussi le gestionnaire d’un espace de travail contenant le rendez-vous peut changer le rendez-vous ou envoyer des messages aux participants.

Les périodes de vote d’une fixation de rendez-vous peuvent également être consultées, visu­ali­sées et disposées sur une ligne du temps.

•      Sélectionnez  Aller à    Ligne du temps  dans le menu supérieur d’un dossier pour gé­né­rer un affichage chronologique de toutes les fixations de rendez-vous contenus dans le dos­sier.

•      Des détails supplémentaires sont donnés dans la section 12.1.10 « Affichage des tâches et des projets sur une ligne du temps » à la page 249.