Utilisation de la synchronisation Outlook

La première étape dans l’utilisation de la synchronisation avec Outlook est d’établir l’asso­ci­a­tion entre une liste de contacts ou d’agenda dans BSCW et le dossier de contacts cor­res­pon­dant ou un agenda dans Outlook sur votre ordinateur local.

•      Ouvrez la liste de contacts ou d’agenda que vous souhaitez synchroniser avec un dos­sier Outlook local.

•      Sélectionnez  Fichier    Synchroniser  dans le menu supérieur et cliquez sur l’icône  dans la barre de raccourcis d’actions afin de démarrer l’applet de synchronisation.

•      Après le démarrage, l’applet affiche une fenêtre distincte dans laquelle vous pouvez sé­lectionner un dossier Outlook à associer à l’actuelle liste de contacts ou l’agenda aux fins de synchronisation. Vous pouvez soit sélectionner un dossier Outlook existant ou créer un nouveau vide. Vous créez un nouveau dossier en sélectionnant tout d’abord un dossier existant comme un dossier parent, puis en entrant le nom du nouveau dos­sier et finalement en appuyant sur [Créer un dossier].

La fenêtre de sélection de dossier ne viendra que quand il n’y a pas de dossiers Outlook associé à la liste de contacts ou l’agenda BSCW actuel. C’est le cas lorsque la synchronisation d’Outlook est tout d’abord démarrée par une liste de contacts ou un agenda ou lorsque le dos­sier Outlook associé n’est pas accessible, par exemple, a été supprimé.

L’association entre une liste de contacts ou d’agenda BSCW et d’un dossier Outlook est valide pour la durée de vie des objets associés, soit jusqu’à ce que l’objet BSCW ou le dossier Outlook est détruit (dans Outlook : les supprimer à partir du dossier Éléments supprimés).

Lors de la synchronisation initiale, les contacts et les rendez-vous de la liste de contacts ou d’agenda BSCW seront téléchargés dans le dossier Outlook associé, tandis que les contacts ou rendez-vous du dossier Outlook, le cas échéant, sont téléchargés à l’objet BSCW cor­res­pon­dant. Les actions correspondantes sont indiquées dans la fenêtre principale de l’applet de syn­chro­nisation (voir la figure ci-dessous). En conséquence, les objets associés des deux côtés con­tiennent les mêmes contacts ou rendez-vous.

Figure 35 : Fenêtre principale de l’applet de synchronisation Outlook

o  Définir votre fuseau horaire via  Options    Profil    Modifier  dans la section « Fuseau horaire ». Cela garantit que les nominations « flottantes », c’est-à-dire les rendez-vous BSCW avec au­cun fuseau horaire défini (par défaut), sont transférées correctement à votre agenda Out­look associé.

o  Outlook prend en charge moins de règles de récurrence sophistiquées pour les rendez-vous que la plate-forme BSCW. Par conséquent, seuls les rendez-vous avec une règle de ré­currence BSCW et aucune règle d’exception peuvent être transférés à Outlook lors de la syn­chronisation. Il y a des restrictions supplémentaires sur les règles de récurrence qui peuvent être transférés à Outlook, vous en serez informé via des messages d’erreur. Pour être du côté sûr, ayez un regard sur les modes de répétition qui sont possibles dans Out­look.

o  Les modifications de rendez-vous individuels appartenant à une série entière de rendez-vous périodiques ne peuvent pas être transférées d’un côté à l’autre lors de la synchroni­sa­tion.

D’autres types d’actions peuvent s’avérer nécessaires pendant les synchronisations après l’action initiale : les contacts ou les rendez-vous peuvent avoir été modifiés ou supprimés et plus de contacts ou de rendez-vous peuvent avoir été ajoutés sur un côté ou au niveau des deux. Par conséquent, les contacts ou les rendez-vous peuvent être mis à jour, supprimés ou créés d’un côté ou de l’autre. Les actions nécessaires de synchronisation sont répertoriées dans la fenêtre principale de l’applet de synchronisation, comme illustré dans la figure ci-dessus.

Les actions de synchronisation sont distinguées à l’aide d’icônes spécifiques.

  Un nouveau contact ou un rendez-vous a été créé dans Outlook, un objet cor­res­pondant doit être créé dans BSCW par transfert de l’objet à partir d’Outlook à BSCW.

  Un contact existant ou un rendez-vous a été modifiée dans Outlook ; l’objet cor­res­pondant dans BSCW doit être mis à jour via un transfert de l’objet d’Outlook à BSCW.

  Un nouveau contact ou rendez-vous a été créé dans BSCW ; un objet cor­res­pon­dant doit être créé dans Outlook via un transfert de l’objet de BSCW à Outlook.

  Un contact existant ou un rendez-vous a été modifié dans BSCW ; l’objet cor­res­pon­dant dans Outlook doit être mis à jour via un transfert de l’objet de BSCW à Outlook.

    Un contact existant ou un rendez-vous a été supprimé dans Outlook ; l’objet cor­res­pon­dant BSCW doit aussi être supprimé.

   Un contact existant ou un rendez-vous a été supprimé dans BSCW ; l’objet cor­res­pon­dant Outlook doit aussi être supprimé. Notez que la suppression simultanée de deux contacts correspondants ou rendez-vous n’est pas expressément indiquée, car aucune action de synchronisation n’est nécessaire dans cette situation.

  Un contact existant ou un rendez-vous a été modifié à la fois dans BSCW et Outlook ; le conflit qui en résulte doit être résolu manuellement en donnant la priorité à l’une des modifications.

  Un rendez-vous ne peut pas être transféré d’un côté à l’autre. La raison du prob­lème du transfert est affichée dans la partie inférieure de la fenêtre de l’applet lorsque l’on clique au-dessus de l’élément spécifique. Dans la plupart des cas, les pro­blèmes de transfert sont causés par des règles complexes de récurrence de rendez-vous BSCW ou des changements de rendez-vous individuels appartenant à une série de rendez-vous périodiques, les deux ne sont pas pris en charge par le processus de syn­chro­ni­sa­tion.

Les problèmes de transfert doivent être traités manuellement en dehors du processus de syn­chro­ni­sa­tion, par exemple, en simplifiant une règle BSCW complexe récidive ou en annulant une modification d’un rendez-vous individuel appartenant à une série de rendez-vous pério­diques dans Outlook.

L’autre situation qui ne peut pas être gérée automatiquement lors de la synchronisation est le con­flit. Les modifications simultanées de deux contacts correspondants ou de rendez-vous de­puis la dernière synchronisation constituent un conflit. La nature des modifications n’est pas prise en compte, seulement le point dans le temps lorsque des modifications ont été effec­tuées. En outre, la modification d’un objet sur un côté et la suppression de l’objet corres­pon­dant au niveau de l’autre côté est considéré comme un conflit. Par conséquent, les conflits ne peuvent pas être résolus par la suppression de l’objet concerné sur un côté ou sur l’autre. En outre, l’annulation de la modification d’un côté ou de l’autre ne fonctionnera pas car cela serait considéré comme une nouvelle modification supplémentaire. Les conflits peuvent seule­ment être résolus en donnant la priorité à l’une des modifications et en ayant mis à jour l’objet de l’autre côté en conséquence. Bien sûr, personne ne va vous forcer à résoudre un conflit ou d’enlever un problème de transfert, vous allez juste être rappelés que ce sont des problèmes, à chaque fois que vous faites une synchronisation d’Outlook.

Vous avez plusieurs possibilités pour contrôler le processus de synchronisation :

•      Dans la partie supérieure de la fenêtre de l’applet, vous pouvez sélectionner certains groupes d’actions de synchronisation pour l’affichage dans la liste principale en co­chant ou en décochant les cases respectives. Les actions qui ne sont pas affichées dans la liste principale ne seront pas exécutées lors de la synchronisation. De cette façon, par exemple, vous pouvez interdire la suppression de contacts dans votre dossier Out­look.

•      Vous pouvez décider individuellement de l’action de synchronisation pour les élé­ments de la liste principale de la fenêtre de l’applet. En cliquant sur l’icône de l’action d’un élément un menu déroulant s’affiche avec les actions possibles, à partir des­quelles vous pouvez choisir l’action à exécuter pour cet élément. Cela est particulière­ment utile pour la résolution manuelle des conflits ou pour l’exemption des éléments individuels de la synchronisation en sélectionnant l’action nulle pour ces articles, qui est symbolisée par l’icône.

•      Vous pouvez également définir l’action de synchronisation pour tout un groupe d’élé­ments que vous avez sélectionné manuellement en cliquant sur les éléments de la liste principale. Après sélection des articles, un clic-droit affiche un menu déroulant avec les actions possibles pour tous les éléments dans le groupe. Cela est particulièrement utile pour résoudre tout un groupe de conflits de la même manière. Attention : Si votre sélection d’articles est trop hétérogène, l’action nulle () peut être la seule action possible pour tous les éléments de la sélection.

Après que vous ayez choisi les objets à synchroniser, et la manière de synchroniser, vous dé­mar­rez la synchronisation réelle en appuyant sur le bouton [OK] dans la fenêtre d’applet de syn­chronisation. La barre de progression dans la partie inférieure de la partie de l’applet vous informera de l’avancement du processus de synchronisation.