Archivage et transfert des objets

La création d’une archive permet de transformer les copies d’un ensemble d’objets (dossiers, documents, forums de discussion, etc.) en un seul document compact, économisant ainsi l’espace de stockage et le temps de téléchargement. Les archives sont particulièrement utiles pour télécharger de nombreux et de grands fichiers. En général, vous pouvez aussi encoder le document d’archive résultant, et ce, dans le but de réduire encore la taille d’une archive.

Vous pouvez, d’une part, archiver des objets dans BSCW afin de télécharger l’archive sur votre ordinateur local, d’y extraire les fichiers originaux ou d’envoyer l’archive en entier à une autre personne par courriel. D’autre part, vous pouvez regrouper vos fichiers locaux et dos­siers dans une archive (Zip/Winzip ou Tar), télécharger l’archive dans un espace de travail BSCW et extraire les fichiers originaux et dossiers. Vous pouvez aussi archiver les espaces de travail BSCW afin de les extraire ultérieurement sur un même ou un autre serveur BSCW.

Vous pouvez éventuellement avoir des métadonnées BSCW archivés avec les objets. L’option d’archivage des métadonnées sous la forme d’un fichier XML fournit des informations sup­plé­mentaires sur les objets archivés et peut être évaluée automatiquement par d’autres pro­grammes. Lors de l’extraction d’une archive avec des métadonnées sur un serveur BSCW de la version 5.0 ou plus, les objets sont restaurés avec leurs métadonnées.

Il faut noter que tous les types d’objets peuvent être archivés et que pas toutes les méta­données tels que l’historique des événements, les pièces jointes ou les votes peuvent être ar­chivés. Cela signifie que l’archivage et l’extraction sans aucune perte d’information n’est pas possible. Des détails sur les types d’objets et les métadonnées qui peuvent être archivés se trouvent dans la section ci-dessous.

Pour archiver un ensemble d’objets, vous procédez comme suit :

•      Cochez les entrées des objets que vous souhaitez inclure dans le fichier d’ar­chive. Votre presse-papiers peut être utile pour rassembler les objets des emplace­ments « lointains », que vous souhaitez inclure dans un fichier d’archive.

•      Cliquez  dans la barre d’outils multi-sélection pour faire apparaître le formulaire « Archiver ». Cela comprend une liste des types d’archives que votre serveur BSCW peut produire, et des méthodes d’encodage qui peuvent être appliquées au fichier d’archive. Les types d’archives et des méthodes d’encodage proposées dépendent de la configuration de votre serveur BSCW.

•      Entrez le nom de l’archive.

•      Cliquez sur l’une des options « Stockage » pour spécifier l’emplacement de l’archive : télé­charger uniquement, ajouter au presse-papiers ou ajouter au dossier courant.

•      Cochez l’option « créer un fichier d’index » si BSCW est de créer un fichier d’index des entrées archivées. Le fichier index.html est une table des matières de l’archive con­tenant également des métadonnées comme les descriptions des objets archivés.

•      Cochez l’option « Créer un fichier de métadonnées », si BSCW est de créer un fichier XML .bscw qui contient des métadonnées des objets archivés. Ceci minimise la perte de l’information lorsque l’archive est extraite à nouveau sur le même ou sur un autre ser­veur BSCW. Les métadonnées qui peuvent être archivées sont expliquées ci-des­sous.

•      Sélectionnez le type d’archive qui correspond à la plate-forme de votre ordinateur local et sélectionner éventuellement le codage à appliquer.

•      Démarrez l’archivage en cliquant sur [OK].

Avec les petites archives, le message « Archives créées » apparaît avec un lien vers l’archive et une liste des objets qui ne pouvaient pas être archivés. Les types des objets qui ne peuvent pas être archivés sont énumérés ci-dessous. Si l’option « télécharger uniquement » a été sélectionnée, l’archive créée est offerte pour un téléchargement immédiat.

Avec les plus grandes archives, le processus d’archivage est exécuté en arrière-plan. Dans ce cas, le message « Archivage en cours » apparaît et vous allez recevoir un cour­riel à votre adresse principale lorsque l’archivage a été complété. Ce message contient un lien vers l’archive et une liste de ces objets qui ne pouvaient pas être archivés.

Si vous avez choisi l’option « télécharger uniquement » avec de plus grandes ar­chives, l’archive est ajoutée au courriel de notification ou cependant avec des archives très importantes, elle est stockée dans votre presse-papiers, dans le dernier cas, la noti­fi­cation contient un lien vers l’archive.

Afin de mettre en ligne des fichiers locaux dans un espace de travail à travers le mécanisme d’ar­chive, vous procédez comme suit :

•      Créez une archive des fichiers que vous souhaitez mettre en ligne sur votre ordinateur local (Zip/Winzip ou compressez les archives en fonction de votre plate-forme ; De plus, un courriel avec des pièces jointes fonctionnera comme une archive RFC822 si disponible sur votre serveur BSCW).

•      Mettez en ligne le document d’archives dans l’un de vos espaces de travail.

•      Extrayez les fichiers originaux en invoquant   Extraire  dans le menu actions du do­cu­ment archivé. Ceci va créer les fichiers originaux comme des documents dans votre presse-papiers.

Avec les petites archives, un message « Archive extraite » apparaît avec une liste des ob­jets extraits.

Avec les plus grandes archives, vous recevez un message « Extraction en cours » l’ex­traction est exécutée en arrière-plan. Vous serez informé par un autre message quand l’extraction est complétée.

•      Les fichiers extraits dans votre presse-papiers sont prêts à être collés dans un endroit approprié dans votre hiérarchie de dossiers.

Les types d’objets archivables et non archivables

Les types d’objets suivants peuvent être archivés :

o  Les dossiers

o  Les documents

o  Les listes de contact et contacts

o  Les agendas et rendez-vous

o  Les blogues et les forums de discussion avec notes

o  Les dossiers de site Web

o  Les objets des URL et les dossiers RSS

Si les métadonnées sont aussi archivées, tels objets sont restitués d’une archive dans tous les aspects essentiels durant l’extraction. Avec les autres types d’objets, ex. tâches ou dossiers de flux, de nombreux détails sont perdus lors de l’extraction d’une archive.

Les types d’objets suivants ne peuvent être archivés :

o  Les sondages, les votes et l’ordonnancement des rendez-vous

o  Les portails d’espace de travail et leurs widgets

Les métadonnées archivable et non archivable

Les métadonnées suivantes peuvent éventuellement être archivées :

o  Le nom, la description et les détails supplémentaires des objets archivés,

o  Le créateur et la date de création,

o  Les données BSCW spécifiques comme le type d’objet et le numéro d’objet.

Les métadonnées suivantes ne sont jamais archivées et ne sont pas disponibles après l’ex­trac­tion d’une archive dans BSCW :

o  Les événements et l’historique (à l’exception de la création et de l’extraction elle-même),

o  Les membres et les droits d’accès, c.-à-d. espaces de travail sont archivés comme des dos­siers ordinaires,

Les pièces jointes et les notes,

o  Les options d’autogestion qui concernent les documents et les dossiers,

o  Les versions de documents,

o  Les participants, les rappels, les balises et les attributs définis par l’utilisateur des rendez-vous,

o  Les dates de début et de fin des projets, les phases et les tâches,

o  Les états et les détails des tâches et des dossiers de flux.