Das Suchformular

Das Suchformular besteht aus einer oberen Zeile, wo Sie den Suchbereich angeben, und in seinem unteren Teil aus einer Anzahl von geschachtelten Suchausdrücken, die als Kästen dargestellt werden und die jeweils einige Suchkriterien umschließen.

Ein Suchausdruck kann vom UND- oder vom ODER-Typ sein, d.h. dass ein Objekt, das dem Suchausdruck genügt, entweder alle seine Kriterien erfüllen muss (UND) oder mindestens eine (ODER). Ein Suchkriterium kann entweder ein einfaches Kriterium sein, die z.B. verlangt, dass der Name der gesuchten Objekte die Zeichenkette „bscw“ enthält, oder selbst ein Suchausdruck sein, woher die Schachtelung der Suchausdrücke rührt. Ein einfaches Suchkriterium kann auch negiert werden, wodurch z.B. verlangt wird, dass der Name der gesuchten Objekte nicht die Zeichenkette „bscw“ enthält. Auch Suchausdrücke können negiert werden – mit Ausnahme des Suchausdrucks auf oberster Ebene.

Einfache Suchkriterien können sich auf sämtliche Metadaten von Objekten beziehen und bei Dokumenten auf ihren Inhalt. Im einzelnen können sich Suchkriterien beziehen auf

o Inhalt und spezifische Attribute von Dokumenten wie Dateiyp oder Dublin-Core-Attribute,

o spezielle Metadatenattribute von einzelnen Objekttypen wie Organisation und E-Mail-Adresse bei Kontakten oder Aufgaben bei Laufmappen. Hier kann auch auf benutzerdefinierte Metadatenattribute Bezug genommen werden.

Als Beispiel ist in Abbildung 9 eine Abfrage dargestellt, die nach allen Objekten in Ihren Arbeitsbereichen sucht, deren Name oder Tags die Zeichenketten „Einführung“ und „BSCW“ enthalten und die von den Benutzern „koch“ oder „ruland“ erzeugt worden sind.

Sie beginnen das Ausfüllen des Suchformulars mit der Auswahl des Suchbereichs aus dem angebotenen Menü:

o aktueller Arbeitsbereich, d.h. der ‚kleinste‘ Arbeitsbereich, der den aktuellen Ordner enthält, wobei es sich um den Arbeitsbereich handelt, von dem der aktuelle Ordner seine Mitglieder erbt (wird nur angeboten, wenn er sich vom aktuellen Ordner unterscheidet),

o das gesamte System einschließlich Ihrer Zwischenablage, Ihres Papierkorbs und Ihres Kalenders oder

o der Bereich, in dem Sie das letzte Mal gesucht haben, wenn er sich von den obenstehenden unterscheidet. Dieser Bereich wird durch ein angefügtes (*) kenntlich gemacht.

Wenn Sie noch nie eine Suche durchgeführt haben, beginnen Sie im Suchformular mit der Standardabfrage, die aus einem UND-Ausdruck mit dem einzigen Kriterium ‚Name‘ besteht. Wenn Sie schon einmal gesucht haben, wird Ihnen als Ausgangspunkt im Suchformular Ihre letzte Abfrage präsentiert.

Sie bearbeiten eine Abfrage, indem Sie einem Suchausdruck neue Kriterien oder untergeordnete Suchausdrücke hinzufügen, Werte in Suchkriterien eintragen sowie Suchkriterien und -ausdrücke zu negieren, entfernen oder verschieben.

Wir beschreiben zunächst die in der Kopfzeile eines Suchausdrucks angebotenen Funktionen und gehen dabei von links nach rechts vor:

• Mit dem kleinen Dreieckssymbol Ausblenden

am linken Rand der Kopfzeile können Sie die einzelnen Suchkriterien des Suchausdrucks aus- und wieder einblenden (nicht für den Suchausdruck auf oberster Ebene verfügbar). Denselben Effekt erreicht man auch, wenn man irgendwo neben den Schaltflächen und Menüs auf die Kopfzeile klickt.

• Das nächste Symbol Positiv

erlaubt die Negierung des gesamten Suchausdrucks. Bei Klicken auf dieses Symbol wechselt es zu Negiert

. Klicken auf dieses Symbol nimmt die Negierung wieder zurück. Auch einfache Suchkriterien können so negiert werden. (Ausnahme: Der Suchausdruck auf oberster Ebene kann nicht negiert werden.)

• Bei dem Typ des Suchausdrucks kann man zwischen UND und ODER hin- und herschalten, indem man das Dropdown-Menü direkt rechts neben der Angabe des logischen Typs des Ausdrucks verwendet.

• Die Schaltfläche [Alle ausfüllen] ermöglicht es Ihnen, sämtliche Textfelder des Ausdrucks mit einer bestimmten Zeichenkette auszufüllen. Sie können natürlich die Werte der Textfelder auch einzeln eingeben.

• Mit dem Dropdown-Menü Hinzufügen

können Sie dem Suchausdruck häufig benutzte Suchkriterien wie Name, Beschreibung, Tags oder Inhalt und neue Suchausdrücke hinzufügen. An untergeordneten Suchausdrücken stehen der leere Ausdruck sowie zwei vorkonfigurierte Suchausdrücke zur Verfügung, die der Schnellsuche ‚alles‘ und ‚Dokumente‘ im Suchfeld der Navigationsleiste entsprechen. Die Schnellsuche ‚Dokumente‘ wird nur angeboten, wenn auf Ihrem BSCW-Server ein Indexierdienst installiert ist.

• In dem folgenden Dropdown-Menü [Suchkriterien] können Sie dem Suchausdruck Suchkriterien hinzufügen, die sich auf Attribute aus einer Gruppe von Metadatenprofilen beziehen, die im rechts davon stehenden Profile-Menü ausgewählt wurden. An Profilgruppen stehen dabei zur Verfügung:

• Systemprofile: die systemseitig vorgegebenen Metadatenprofile für die verschiedenen BSCW-Objekttypen.

• Meine Profile: Metadatenprofile, die sich in Ihren persönlichen Vorlagen befinden.

• Profile anderer Benutzer: Metadatenprofile von anderen Benutzern, mit denen Sie zusammenarbeiten.

• Die Schaltfläche [Grafik] im Suchausdruck auf oberster Ebene stellt die aktuelle Abfrage in einem gesonderten Fenster grafisch dar. Diese Möglichkeit der grafischen Anzeige muss von Ihrem BSCW-Administrator aktiviert werden.

Wenn Sie nicht die Funktion [Ausfüllen] benutzen, müssen Sie die Eingabefelder der Suchkriterien Ihrer Anfrage einzeln ausfüllen. Bei Textfeldern (Name, Beschreibung, Tags, Inhalt usw.) können Sie auch mehrere Suchbegriffe eingeben und auch Teile von gesuchten Begriffen. Beachten Sie dabei den folgenden Hinweis.

Hinweis: Bei der Suche mit textuellen Suchbegriffen gelten folgende Regeln, wobei als Beispiel die Dokumentsuche nach Inhalt dient; dieselben Regeln gelten auch für ähnliche Fälle wie Objektsuche nach Namen.
Bei der Eingabe eines einzigen Suchbegriffs werden alle Dokumente gefunden, deren Inhalt diesen Suchbegriff als Teil eines Wortes enthält. Bei der Angabe von mehreren Suchbegriffen, die durch Leerzeichen getrennt sind, werden alle Dokumente gefunden, deren Inhalt sämtliche Suchbegriffe als Teile von Wörtern enthält. Auf die Reihenfolge kommt es nicht an. Sollen Dokumente mit einer bestimmten Phrase gefunden werden, die auch Leerzeichen enthält, so ist diese Phrase in Anführungszeichen einzuschließen.
Nicht-alphanumerische Zeichen werden standardmäßig als das behandelt, was sie sind. Ist jedoch ein Indexierdienst auf Ihrem BSCW-Server installiert, werden diese Zeichen in Phrasen exakt gesucht, in einfachen Suchbegriffen jedoch wie das Leerzeichen als Trenner interpretiert (mit Ausnahme von . und :).
Es gibt keine Jokerzeichen für die Suche.
Groß-und Kleinschreibung wird nicht unterschieden, auch nicht in Suchphrasen.

Sie können die Ausdrücke und Kriterien Ihrer Anfrage auch wieder entfernen und verschieben. Dazu gehen Sie wie folgt vor.

• Sie entfernen ein Kriterium oder einen Ausdruck, indem Sie auf das Symbol

am rechten Rand eines Kriteriums oder der Kopfzeile eines Ausdrucks klicken. Für den Suchausdruck auf oberster Ebene bedeutet diese Operation, dass sämtliche enthaltenen Kriterien und Ausdrücke entfernt werden. Beachten Sie, dass diese Operation nicht rückgängig gemacht werden kann.

• Sie können Kriterien und Ausdrücke umordnen, indem Sie sie bei gedrückter Maustaste mithilfe des Symbols verschieben

(links von entfernen

) an die gewünschte Stelle ziehen. Auf diese Weise können Sie ein Kriterium oder einen Ausdruck auch in das Innere eines anderen Ausdrucks oder aus einem anderen Ausdruck heraus auf eine höhere Ebene verschieben.

• klicken Sie auf [OK], um die Suche zu starten. Die Suchergebnisse werden Ihnen in einem temporären Suchordner angezeigt.

Besonderheiten bei der Benutzersuche

Eine Suche nach Benutzern ist nur auf der Mitgliederseite eines Arbeitsbereichs, in einer Kontaktliste und Ihrem persönlichen Adressbuch möglich. Sie führen eine Benutzersuche wie folgt durch.

Die Suche im ganzen System kann besonders dann hilfreich sein, wenn Sie jemanden in einen Arbeitsbereich einladen möchten, dessen Benutzernamen und E-Mailadresse Sie (noch) nicht genau kennen, von dem Sie aber vermuten, dass er auf Ihrem BSCW-Server registriert ist.

• Wählen Sie die Suchkriterien für Ihre Benutzersuche aus. Benutzen Sie dazu das Dropdown-Menü Hinzufügen

für häufig benutzte benutzerspezifische Attribute oder das nebenstehende Dropdown-Menü [Suchkriterien], das Attribute aus dem Systemprofil Kontakt enthält, d.h. Attribute, die Benutzer über in ihre persönlichen Profile eintragen können.

Bedenken Sie bei einer Benutzersuche, dass bei den meisten Benutzern ‚Name‘ und ‚ E-Mail-Adresse‘ die einzigen verfügbaren Angaben sind, da das Ausfüllen des persönlichen Profils optional ist.

Neben der normalen Suche können Sie auch eine Schnellsuche nach Benutzern mit dem Suchfeld in der Navigationsleiste durchführen. Als Suchbereich gilt dann die Mitgliederseite, die Kontaktliste oder das Adressbuch, aus dem heraus die Benutzersuche gestartet wird.

• Wählen Sie die Art Ihrer Suche aus dem Suchmenü aus, das erscheint, wenn Sie auf das Dreieck Dropdown

vor dem Suchfeld klicken: alles oder E-Mail.

• Die Standardsuche („alles“) sucht nach allen Benutzern auf der Mitgliederseite, Kontaktliste oder Adressbuch, bei denen die Suchbegriffe im Benutzernamenamen, Nachnamen, Vornamen, in der Angabe zur Organisation oder in der E-Mail-Adresse vorkommen. Eine Suche mit E-Mail findet alle Benutzer, bei denen die Suchbegriffe in ihrer E-Mail-Adresse vorkommen.