Travailler avec le porte-documents

Les actions de porte-documents ne sont disponibles que dans les niveaux de l’utilisateur Avancé et Expert. Choisissez, si nécessaire, l’une de ces niveaux utilisateur via  Options    Ni­veau  pour être en mesure d’utiliser le porte-documents.

Afin d’avoir un dossier synchronisé avec votre ordinateur local, un lien vers ce dossier doit être mis dans le porte-documents :

•      Sélectionnez   Lien    au porte-documents  dans le menu actions d’un dossier ou d’un espace de travail afin que ce dossier ou cet espace de travail soit synchronisé avec votre or­di­na­teur local. Le dossier lui-même reste inchangé à son emplacement d’ori­gine. Vous ne pouvez pas mettre des documents uniques dans le porte-documents, mais seulement des dossiers entiers.

•      Vous pouvez aussi mettre plusieurs dossiers dans le porte-documents en sélectionnant d’abord ces dossiers, puis en cliquant sur dans la barre d’outils multi-sélection.

Pour supprimer un dossier du porte-documents, et par conséquent l’exclure de la synchro­ni­sa­tion, vous procédez comme suit.

•      Ouvrir le porte-documents, par exemple en sélectionnant  Aller à    Porte-documents  dans le menu supérieur et

•      sélectionner   Supprimer  dans le menu actions du dossier concerné.

Le porte-documents BSCW a un homologue local, le dossier porte-documents local sur votre ordinateur local. Après une synchronisation réussie, le porte-documents local contient les mêmes documents et dossiers comme l’est le porte-documents sur le serveur de la plate-forme BSCW. L’emplacement de ce dossier local porte-documents et quelques autres options concernant la synchronisation sont spécifiés comme suit :

•      Sélectionner  Options    Préférences dans la barre du menu supérieur,

•      Aller à la section « Synchronisation » du formulaire d’action.

•      Entrez l’emplacement (modifié) du dossier porte-documents local comme un chemin d’accès dans le système de fichiers local dans le champ respectif.

•      Cocher l’option transférer les versions du document dans le porte-documents pour avoir également les versions des documents BSCW versionnés et transférés dans votre dos­sier porte-documents local. Les versions d’un document nomdoc seront placées dans un sous-dossier nomdoc.versions du dossier porte-documents local. Notez que par dé­faut seulement trois des dernières versions d’un document sont transférés. Si vous n’êtes pas satisfait de cette restriction, contactez votre administrateur système. Si cette option n’est pas activée, uniquement la version actuelle d’un document de plate-forme BSCW versionné est transférée vers le dossier porte-documents local pendant la syn­chro­nisation.

•      Cocher l’option utiliser l’extension par défaut dans les noms de documents pour que les noms des documents soient agrandis par les extensions de fichier standard, lorsqu’ils sont transférés au dossier porte-documents local. Un document BSCW nom­doc de type MIME « Adobe PDF », par exemple, sera transféré au porte-documents lo­cal sous le nom de nomdoc.pdf.

Vous ne devez pas créer le dossier pour le porte-documents local, il sera créé auto­ma­tique­ment lors de la première synchronisation.

Afin de synchroniser le contenu du porte-documents avec votre ordinateur local, vous pro­cé­dez comme suit :

•      Ouvrez le porte-documents, par exemple en sélectionnant  Aller à    Porte-documents  dans le menu supérieur.

•      Sélectionnez   Synchroniser  dans le menu actions de votre porte-documents. Vous pou­vez aussi cliquer sur l’icône  dans la barre des raccourcis.

•      Une nouvelle fenêtre s’ouvre, indiquant la progression du processus de syn­chro­ni­sation. Tout d’abord, les changements nécessaires sont calculés et sont montrés dans une vue d’ensemble « Sélection des dossiers pour la synchronisation ». Sélectionnez les dossiers que vous voulez synchroniser avec le serveur BSCW.

•      Appuyez sur [Start] pour démarrer le processus de synchronisation. La synchroni­sa­tion peut prendre quelques minutes et ce, en se basant sur la quantité de données stockées dans le porte-documents et sur le nombre de modifications dans les docu­ments. Veuillez patienter jusqu’à ce que la barre de progression atteigne 100 %.

•      Lorsque la synchronisation est terminée, une liste des dossiers et des documents qui ont été transférés est montrée. Les icônes suivantes sont utilisées :

    Information sur une action réalisée lors de la synchronisation.

   Mise en garde concernant une action effectuée lors de la synchronisation.

   Une erreur s’est produite lors de la synchronisation.

  Un document a été transféré du serveur de la plate-forme BSCW au dossier porte-documents local.

  Un document a été transféré du porte-documents local vers le serveur de la plate-forme BSCW.

  Un conflit de synchronisation a été détecté (un document peut être versionné dans la plate-forme BSCW).

•      Vous pouvez ensuite fermer la fenêtre en utilisant le bouton fourni.

Pendant la synchronisation, les documents peuvent être transférés du serveur BSCW au dossier porte-documents local et vice versa de l’ordinateur local vers le serveur de la plate-forme BSCW. Ce qui suit est à prendre en compte :

o  Seuls les dossiers et les documents sont synchronisés, les autres objets BSCW comme les notes, les agendas et les URL ne le sont pas.

o  Les documents et les dossiers dans le porte-documents de la plate-forme BSCW, qui ne sont pas encore présents dans le porte-documents local, seront transférés au porte-documents local.

o  Les documents et les dossiers créés dans le porte-documents local sont téléchargés à l’espace de travail dans le porte-documents BSCW lors de la prochaine syn­chroni­sation (sous réserve de contrôle d’accès).

o  Vous ne devez pas créer des documents ou des dossiers au plus haut niveau dans le porte-documents local, mais seulement dans les dossiers déjà existants. Les nouveaux dossiers de niveau supérieurs doivent d’abord être créés dans votre porte-documents plate-forme BSCW en utilisant   Lien    au porte-documents . Sinon, vous ob­tiendrez une erreur lors de la synchronisation.

o  Les documents et les dossiers, qui ont été supprimés dans le système de plate-forme BSCW sont supprimés du porte-documents local pendant la synchronisation (étant donné qu’ils n’ont pas été modifiés localement). Cela vaut également lorsque les docu­ments ou les dossiers ont été renommé dans BSCW.

o  Les documents du porte-documents de la plate-forme BSCW qui sont déjà disponibles dans le porte-documents local, et qui n’ont pas été changés, sont transférés au porte-documents local s’ils ont été modifiés sur le serveur de la plate-forme BSCW depuis la dernière synchronisation.

o  Les documents du porte-documents local, qui ont été édités localement, sont transférés dans le dossier correspondant dans le porte-documents de la plate-forme BSCW. Un document déjà existant sur le serveur de la plate-forme BSCW est traité comme suit :

o  le document sera remplacé si elle n’est pas sous contrôle de version et n’a pas été modifié dans la plate-forme BSCW.

o  Une nouvelle version sera créée si le document est déjà sous contrôle de version.

o  Si le document a été modifié également dans la plate-forme BSCW (conflit), une nouvelle version du document sera créée. Si nécessaire, le document est mis sous con­trôle de version d’abord ; le document local avec ses changements est télé­chargé vers la plate-forme BSCW comme la nouvelle version avec un com­men­taire de version. Ces conflits sont également indiqués dans la liste de résultat.

Pour résoudre un conflit, vous devez décider la priorité de changement du document. Si le changement de plate-forme BSCW est prioritaire, vous devez supprimer la dernière version de document dans la plate-forme BSCW (c’est celui du porte-documents local) et également sup­primer le document du porte-documents local pour éviter un autre conflit. Si le changement sur votre ordinateur local est prioritaire, aucune mesure n’est nécessaire dans la plate-forme BSCW (le document modifié localement correspond à la version actuelle sur la plate-forme BSCW). Pour éviter les conflits vous devez verrouiller les documents dans votre porte-documents BSCW si vous prévoyez de les éditer localement.