Fixation de la date définitive
Les organisateurs d’une fixation de rendez-vous peuvent se
renseigner sur l’état actuel des votes en ouvrant la fixation de
rendez-vous (soit en cliquant sur l’entrée de rendez-vous dans le listage des
dossiers ou en sélectionnant 
dans le menu actions de la fixation de rendez-vous). Les organisateurs peuvent
également envoyer des rappels par courriel quand la fin des votes approche. Un
tel rappel par courriel contient également un lien menant vers la fixation de
rendez-vous.
La ligne « Date définitive » dans la fixation de rendez-vous affiche le statut accumulé des dates proposées pour le rendez-vous :
o Vert : Tous les participants ont voté par « Oui ».
o Orange: Aucun participant n’a voté « Non », au moins un participant a voté « Peut-être ».
o Rouge : Au moins un participant a voté « Non ».
En tant qu’organisateur, vous avez deux boutons supplémentaires sur cette ligne. Ces boutons permettent de fixer une date définitive pour le rendez-vous ou pour la fermeture du vote sans fixer une date par exemple, parce qu’il est évident qu’aucune date ne convient à tous les participants.
• Sélectionnez une date de la ligne « Date définitive » en appuyant sur le bouton radio correspondant et cliquez sur [Fixer] pour fixer la date définitive qui correspond également à celle de la fermeture des votes pour le rendez-vous.
• Dans le formulaire « Clôturer la fixation de rendez-vous » vous pouvez ajouter une note au courriel automatisé annonçant la date définitive aux participants. Vous pouvez également transférer la date définitive à votre agenda personnel ou à l’agenda de groupe de l’espace de travail qui contient le rendez-vous (si un tel agenda de groupe existe).
• Cliquez sur [Clôturer sans date] pour clôturer la fixation de rendez-vous pour le vote sans fixer une date du rendez-vous. Dans le formulaire « Clôturer la fixation de rendez-vous », vous pouvez encore ajouter une note au courriel automatisé annonçant la clôture de la fixation de rendez-vous à tous les participants.
Tous les participants seront avisés par courriel au sujet de la date définitive du rendez-vous ou de la clôture de la fixation de rendez-vous. Si une date définitive a été fixée, ce courriel contient un lien qui permet aux participants d’importer la date définitive au format iCal dans leur BSCW ou d’autres agendas.
Notez que non seulement l’organisateur c.-à-d. le créateur d’un rendez-vous, mais aussi le gestionnaire d’un espace de travail, qui contient le rendez-vous peut fixer une date définitive du rendez-vous.