Weitere Features

Weitere Möglichkeiten in BSCW:

• Tags
• Communities 
• RSS-Feeds
• PDF-Export 
• Dokumentvorlagen
• Verschlüsselung von Dokumenten
• Dokument-Ereignisse
• Online-Status & Kommunikationswerkzeuge

Tags

BSCW unterstützt Tags auf allen Objekttypen: Tags werden wie Etiketten verwendet, um Objekte zu kennzeichnen und können als vereinfachte Schlüsselwörter betrachtet werden. (Tags sind einfache Frei-Text-Bezeichner.) In BSCW können Anwender so beispielsweise Dokumente, Ordner oder Blog-Einträge mit eigenen Tags markieren. Die verwendeten Tags werden in der Ordneransicht angezeigt.

Durch Tags können Anwender in einer Gruppe gemeinsam Objekte (Dokumente o.ä.) auszeichnen und darüber nach verwandten Objekten suchen. BSCW bietet dazu eine integrierte Tag-Suche an — durch die Auswahl eines Tags an einem Dokument wird beispielsweise automatisch eine Liste aller Dokumente im aktuellen Arbeitsbereich angezeigt, die ebenfalls mit diesem Tag markiert sind.

Gemeinschaften (Communities)

Gemeinschaften bieten die Möglichkeit zum Austausch und zur Zusammenarbeit in einer Gruppe von Anwendern mit gleichen Interessen. In BSCW ist eine Gemeinschaft eine (möglicherweise sehr große) Gruppe von Benutzern mit gleichen Zugriffsrechten. Jede Gemeinschaft besitzt einen assoziierten Arbeitsbereich und eine bestimmte Form der Aufnahmeregelung: offen, geschlossen oder verborgen. Gemeinschaften können auch als gemeinsam genutzte Email-Verteiler eingesetzt werden.

Diese Funktion erlaubt nicht nur eine intuitive Nutzung von Gemeinschaften an der Benutzerschnittstelle, sondern ermöglicht gleichzeitig den Zugriff auf Arbeitsbereiche einer Gemeinschaft auch für sehr große Gruppen, ohne dabei auf hohe Performanz zu verzichten.

RSS-Feeds   

BSCW unterstützt auch die Einbindung externer RSS-Feeds in gemeinsame Arbeitsbereiche. RSS-Feeds stellen Zusammenfassungen von aktuellen Nachrichten, Blogeinträgen oder ähn­li­chem Material im Web in einem standardisierten Format bereit. In BSCW sind RSS-Feeds spezielle Ordner, die die neuesten Artikel eines RSS-Feeds als RSS-Artikel speichern.

PDF-Export

Druckansichten von vielen Inhalts-Objekten, also Objekten, die andere Objekte ent­halten können, können im PDF-Format exportiert werden. Beispiele sind Ordner, Dis­kus­sionen, Blogs und Kontaktlisten. 

Dokumentvorlagen

Die Bereitstellung von Vorlagen ermöglicht Anwendern, bestehende Dokument-Vorlagen bis hin zu vordefinierten Arbeitsbereichen schnell und einfach wieder zu verwenden. Vorlagenordner sind spezielle Ordner, die Vorlagen zum Kopieren enthalten. Vorlagen können dabei beliebige BSCW-Objekte sein, also z.B. Dokumente beliebigen Typs, Umfragen, Laufmappen und Aufgaben oder auch ganze Ordner samt Inhalt. Vorlagen können mit dem Befehl Kopieren von Vorlage von Vorlagenordnern in andere Arbeitsbereiche kopiert werden.

BSCW bietet bereits eine Reihe von Standard-Dokumentvorlagen an, über die Benutzer direkt ein Dokument im System anlegen können. Außerdem können Dokumente zur direkten Bearbeitung im System angelegt werden.

Verschlüsselung von Dokumenten

BSCW bietet Unterstützung für die Verschlüsselung und Signatur von Dokumenten auf der Basis von Public/private-Key-Verfahren. Anwender können dazu öffentliche Schlüssel in BSCW hinterlegen und so anderen Benutzern zugänglich machen. Innerhalb eines gemeinsamen Arbeitsbereiches lässt sich ein Schlüssel für die gesamte Gruppe hinterlegen. Die Schlüssel können über die spezielle BSCW Desktop-Anwendung erzeugt und verwaltet oder aus anderen Systemen importiert werden.

Mit Hilfe der Desktop-Anwendung BSCW Desktop können Dokumente lokal vor dem Hochladen zu BSCW verschlüsselt (und signiert) werden und beim Herunterladen entschlüsselt werden. Die BSCW Desktop-Anwendung ist eine eigenständige Java-Anwendung (die über Java Webstart installiert wird), die neben Funktionen zur Dokumentübertragung auch eine Schlüsselverwaltung und Funktionen zur Ver- und Entschlüsselung beinhaltet.

Durch den Einsatz der angebotenen Verfahren zur Verschlüsselung und Signatur wird der sichere Austausch vertraulicher Daten über BSCW unterstützt. Verschlüsselte Dokumente sind nur für die ausgewählten Empfänger lesbar, die diese über ihren jeweiligen privaten Schlüssel entschlüsseln können.

Dokument-Ereignisse

Die Funktion Dokument-Ereignisse bietet eine Alternative, sich über das Geschehen in Ihren Arbeitsbereichen zu informieren. Anstatt Inhalte durch Suche nach bestimmten Attributen oder durch Navigation in einer Hierarchie von Ordnern zu erschließen, können Sie die Inhalte eines Arbeitsbereiches nach verschiedenen Ereignis-Kriterien filtern und sich diese Ergebnisse grafisch visualisieren lassen.

So ist es etwa möglich, eine strukturierte Liste aller Dokumente in einem Arbeitsbereich abzurufen, die man selbst erzeugt hat und die von anderen Benutzern gelesen wurden. Die grafische Visualisierung in der Ereigniskarte bietet dann weitere Möglichkeiten, die Inhalte zu erschließen und zum Beispiel herauszufinden, welche Dokumente besonders interessant erscheinen oder welche Benutzer in einem Arbeitsbereich besonders aktiv waren.

Online-Status und Kommunikationswerkzeuge

Eine Informationsleiste Anwesenheit zeigt die Verfügbarkeit der Mitglieder eines Arbeitsbereiches an. Die (optionale) Informationsleiste wird unterhalb der Navigationszeile eingeblendet und automatisch aktualisiert. So ist auf einen Blick zu erkennen, welche Benutzer ansprechbar bzw. gerade aktiv sind. Aktive Benutzer können direkt angewählt und über eines der verfügbaren Kommunikationswerkzeuge kontaktiert werden.

Zur Konfiguration der persönlichen Kommunikationswerkzeuge steht eine Reihe von aktuellen Kommunikationswerkzeugen wie Skype, SIP oder verschiedene Instant Messenger zur Auswahl. Dazu kann jeder Benutzer festlegen, über welche Kommunikationswerkzeuge er am besten zu erreichen ist.