Kitz Kommunikation

Meine Werbeagentur vergrößert sich zur Zeit ständig.
Wir benötigen jede Menge Spezialisten, die für unsere unterschiedliche Kundenstruktur arbeiten. Durch BSCW sind wir mit unseren derzeit 11 Freiberuflern eng miteinander verbunden und können so mehrere kleine Teams bilden.

Ich stelle ein Team zusammen, lege eine neue Arbeitsgruppe fest und es geht sofort los. Der Kunde möchte eine Anzeigenserie zur Bekanntmachung eines neuen Fensterprofils – so kann es in meinem Briefing heißen, das ich den Freiberuflern schriftlich einstelle. Nun suche ich einen von vier Textern aus. Der Fotograf ist ortsansässig. Ein kleines Grafikteam, mit denen wir auch über BSCW verbunden sind, sitzt im 40 km entfernten Köln.

Alle werden von mir gleichzeitig per BSCW über das WWW gebrieft. Jeder hat nun den aktuellen Informationsstand. Neben dem schriftlichen Briefing habe ich einen Terminplan sowie einige PDFs und einige Links zu Internetauftritten von Wettbewerbern hinterlegt. Jeder der Beteiligten kann nun per Mausklick in seinem Lieblings-Browser das komplette Briefing abrufen, egal ob auf PC oder Mac. Am nächsten Tag lese ich schon die ersten Notizen und Meinungen dazu. Es entsteht eine Diskussion und Ideensammlung im Ideenordner, den ich für jeden Job anlege. Einige Kunden haben Zugriff auf unseren BSCW-Server und dürfen hier schon mitdiskutieren. Was der Kunde sehen und nicht sehen darf, bestimme ich durch die Zugriffsrechte.

Aus den Ideen für die Headlines greife ich eine heraus und eröffne einen Umsetzungsordner. Entsprechend der Textidee macht der Fotograf mit seiner digitalen Kamera ein Layout-Foto. Die Grafikerinnen laden sich Foto und Textdatei vom BSCW-Server und können mit der Gestaltung beginnen. Inzwischen lasse ich den Text vom Kunden freigeben. Um dem Kunden die relevanten Fachzeitschriften vorzustellen, stellen wir Links zu den Verlagen und Fachtiteln in einen Mediaordner. Eine Entscheidung wird schnell getroffen. Wir erstellen ein präzises Angebot über die Schaltkosten und können nun einen endgültigen Zeitplan festlegen. Den Druckunterlagenschluss teilen wir in der BSCW-Arbeitsgruppe allen gleichzeitig mit. Alle Freiberufler müssen sich jetzt nach dem Zeitplan richten. Ein Lektorat, das uns angeschlossen ist, sieht automatisch die letzte Fassung im Netz und kann den letzten Textstatus korrigiert übermitteln.

Es gibt bei solchen Jobs genauso viele Meinungen wie Versionen. Schon für die Organisation der Korrekturläufe ist BSCW sinnvoll. Es lässt sich im Nachhinein alles nachvollziehen – jeder Kommentar, jedes Layout. Allein um eine Änderung der Termine bekanntzugeben, waren früher 5 Mails oder einige Telefonate erforderlich. Diese Mails verschwanden dann in irgendwelchen Inboxen der externen Mitarbeiter oder auf Zetteln in der Agentur. Mit BSCW kann ich auch sehen, wer den neuen Termin noch nicht bestätigt hat. Den ganzen Job transparent vor Augen zu haben und jederzeit per Mausklick Änderungen vorzunehmen, spart wirklich viel Aufwand. Seitdem wir BSCW einsetzen, habe ich den Eindruck, dass die Kommunikation besser funktioniert als früher. Eines ist jedenfalls sicher – sie ist transparenter.