Erstellen eines Termins

In einen BSCW-Kalender können Sie Termine eintragen, um so zeitlich festgelegte Ereignisse verschiedener Art (private Termine, Gruppentreffen, Telefonkonferenzen) zu organisieren. Zu einem Termin gehören mindestens ein Datum und eine Bezeichnung (Name). Wenn es sich um einen Gruppentermin handelt, kann eine Liste von Teilnehmern angegeben werden, die nach Wunsch automatisch eingeladen werden und deren individueller Status (zugesagt, abgesagt) zusammen mit dem Status des gesamten Termins verwaltet wird. Neben Namen, Datum und eventuellen Teilnehmern können Sie auch noch zusätzliche Informationen über den Termin wie z.B. eine Kategorie, eine Beschreibung und einen Ort hinzufügen.

•      Um einen Termin zu erzeugen, wählen Sie in einem Kalender  Datei    Neu    Ter­min  im oberen Menü, klicken Sie auf  in der Schnellstartleiste oder klicken Sie auf Hinzufügen in einem Tageseintrag einer Wochen- oder Monats­an­sicht.

•      Das Aktionsformular ‚Neuer Termin‘ hat fünf Abteilungen, wo Sie die Angaben zum neuen Termin machen können.

•      ‚Termin‘: Tragen Sie Name und wahlweise Tags und Beschreibung des neuen Ter­mins ein. Ferner können Sie angeben:

•      Kategorie, Priorität: Wählen Sie eine Kategorie und die Priorität des Termins aus. Sie können Termine unter­schied­licher Kategorie verschiedenfarbig darstellen (sie­he 10.1.6 Kalender-Optionen).

•      Datum/Zeit: Geben Sie Datum und Zeit des Termins an. Wahlweise können Sie das Ende des Termins und eine Zeitzone festlegen.

•      Ort: Geben Sie (wenn sinnvoll) den Ort des Termins an.

•      Status: legt den Status eines Termins fest (unbestimmt, bestätigt, abgesagt). Wenn ein Termin unabhängig von Zu- oder Absagen der Teilnehmer auf jeden Fall statt­findet, wählen Sie hier z.B. ‚bestätigt‘. Der voreingestellte Status ‚au­tomatisch‘ be­deutet, dass der Status zunächst als ‚unbestimmt‘ angezeigt wird und sich dann auto­matisch ändert, wenn alle Teilnehmer zu- oder abgesagt haben.

•      ‚Teilnehmer‘: Die Teilnehmer für den Termin wählen Sie aus, wie Sie auch neue Mit­glieder zu einem Arbeitsbereich einladen würden: Sie können Ihr Adressbuch be­nut­zen, direkt Benutzernamen eintragen oder erst eine Benutzersuche durchführen. Kreu­zen Sie an, ob die Teilnehmer per E-Mail zu dem Treffen eingeladen werden sollen. Bei Gruppen­kalendern können Sie auch Personen zu einem Termin einladen, die nicht Mit­glied des Arbeitsbereichs sind, zu dem der Gruppenkalender gehört. Wenn Sie an dem Termin teilnehmen wollen, vergessen Sie nicht, sich selbst ein­zu­laden: Sie sind nicht auto­ma­tisch Teilnehmer eines Termins, den Sie erzeugen!

•      ‚Wiederholung‘: Hier können Sie Ihrem Termin eine Serie von Wiederholungen hin­zu­fügen. Diese bestimmen Sie mit Regeln unterschiedlichen Typs (z.B. wöchentlich, wöchentlich an bestimmten Wochentagen oder monatlich an einem bestimmten Tag), die Sie im Listenfeld ‚Regel hinzufügen‘ auswählen. Durch Klicken auf [Wieder­ho­lung] erscheint eine Wiederholungsregel, die Sie nach Ihren Wünschen ausgestalten kön­nen. Sie können in derselben Weise weitere Regeln hinzufügen, die weitere Wie­der­holungen Ihres Termins erzeugen. Ausnahmen, d.h. Tage, an denen eine Wieder­holung des Termins nicht stattfinden soll, geben Sie dadurch ein, dass Sie eine Regel aus­wählen, auf [Ausnahme] klicken und das erzeugte Ausnahmefeld nach Ihren Wün­schen genauer spezifizieren.

•      ‚Erinnerungen‘: Hier können Sie angeben, wie Sie selbst, die Teilnehmer des Termins, die Mit­glieder Ihres Arbeitsbereichs oder einzelne Personen per E-Mail an den Termin er­innert werden sollen. Wählen Sie im Listenfeld ‚Erinnerung hinzufügen‘ den Perso­nen­kreis aus, an den die Erinnerungsnachricht geschickt werden soll. Durch Klicken auf [Hinzufügen] erscheint ein Formularfeld, wo Sie die Einzelheiten der Erinnerungs­nachricht angeben (wann, wie oft, an wen). Der automatisch generierten Erinnerungs­nachricht können Sie eine persönliche Nachricht hinzufügen. Durch wiederholtes Kli­cken auf [Hinzufügen] können Sie mehrere Erinnerungen zu verschiedenen Zeiten an ver­schiedene Personenkreise verschicken lassen.

•      Bestätigen Sie mit [OK], um den Termin gemäß den bisher von Ihnen vor­ge­nom­me­nen Spezifikationen zu erzeugen. Sie können alle Angaben zum Termin auch zu einem spä­teren Zeitpunkt festlegen oder wieder ändern.