Outlook-Abgleich verwenden

Als ersten Schritt bei der Verwendung des Outlook-Abgleichs müssen Sie eine Verknüpfung zwischen einer Kontaktliste oder einem Kalender in BSCW und einem entsprechenden Kon­takt­ordner oder Kalender in Outlook auf Ihrem lokalen Computer herstellen.

•      Öffnen Sie die Kontaktliste oder den Kalender, den Sie mit einem lokalen Outlook­ord­ner abgleichen wollen.

•      Wählen Sie  Datei    Abgleichen  im oberen Menü oder klicken Sie auf  in der Schnell­startleiste, um das Abgleich-Applet zu starten.

•      Nach dem Hochfahren zeigt das Applet ein separates Fenster an, in dem Sie einen Out­lookordner auswählen können, den Sie zum Zwecke des Abgleichs mit der aktu­el­len Kontaktliste bzw. dem aktuellen Kalender verknüpfen wollen. Sie können ent­weder einen bereits existierenden Outlookordner auswählen oder einen neuen leeren Ordner erzeugen. Einen neuen Ordner erzeugen Sie, indem Sie zunächst einen existie­renden Ordner auswählen, der den neuen Ordner enthalten soll, dann den Namen des neuen Ordners eingeben und schließlich auf [Ordner anlegen] klicken.

Das Fenster zur Ordnerauswahl wird nur angezeigt, wenn keine Verknüpfung zwischen der aktuellen Kontaktliste bzw. dem aktuellen Kalender und einem Outlookordner besteht. Dies ist der Fall, wenn der Outlook-Abgleich zum ersten Mal durchgeführt wird oder wenn der zu­geordnete Outlookordner nicht zugreifbar ist, weil er z.B. zwischenzeitlich gelöscht worden ist.

Die Verknüpfung zwischen einer Kontaktliste oder einem Kalender in BSCW und einem Out­lookordner gilt für die gesamte Existenzdauer der verknüpften Objekte, d.h. bis das BSCW-Objekt oder der Outlookordner gelöscht worden sind (in Outlook: aus dem Ordner Gelöschte Objekte dauerhaft gelöscht).

Während des allerersten Abgleichs werden Kontakte und Termine der BSCW-Kontaktliste oder des BSCW-Kalenders in den entsprechenden Outlookordner heruntergeladen und die eventuell existierenden Kontakte oder Termine des Outlookordners werden in das ent­spre­chen­de BSCW-Objekt hochgeladen. Die entsprechenden Aktionen werden im Hauptfenster des Abgleich-Applets angezeigt (siehe die folgende Abbildung). Als Ergebnis des Abgleichs enthalten nun die beiden verknüpften Objekte dieselben Kontakte oder Termine.

Abbildung 34: Hauptfenster des Outlook-Abgleich-Applets

o  Setzen Sie Ihre Ortszeit über  Optionen    Profil    Ändern  in der Abteilung ‚Weitere Infor­ma­tionen‘. Dies stellt sicher, dass Termine, für die keine Zeitzone gesetzt ist (die Stan­dard­ein­stellung), beim Abgleich korrekt in Outlook übertragen werden.

o  Outlook kennt weit weniger komplexe Wiederholungsregeln für Termine als BSCW. Folg­lich können nur BSCW-Terminserien mit einer einzigen Wieder­holungs­regel und keiner Ausnahmeregel beim Abgleich in Outlook übertragen werden. Es gibt noch weitere Ein­schränkungen für Wiederholungsregeln, die in Outlook übertragen werden können, wo­rauf Sie durch entsprechende Fehlermeldungen hingewiesen wer­den. Um auf der siche­ren Seite zu sein, sollten Sie sich die Serienmuster ansehen, die in Outlook möglich sind.

o  Änderungen an einzelnen Terminen einer Terminserie können während eines Ab­gleichs nicht von einer Seite zur anderen übertragen werden.

Bei den Abgleichen, die dem allerersten folgen, können weitere Typen von Aktionen nötig wer­den: Kontakte oder Termine können geändert oder gelöscht worden sein und weitere Kon­takte oder Termine können auf einer Seite oder auf beiden Seiten hinzugekommen sein. Infolge­dessen müssen Kontakte oder Termine für den Abgleich auf den neuesten Stand ge­bracht, gelöscht oder neu erzeugt werden. Die nötigen Abgleichaktionen werden im Haupt­fenster des Abgleich-Applets aufgeführt, wie es in der Abbildung oben dargestellt wird.

Die Abgleichaktionen werden durch spezifische Symbole unterschieden.

  Ein neuer Kontakt oder Termin ist in Outlook erzeugt worden; ein ent­sprechendes Objekt muss durch Übertragung von Outlook in BSCW erzeugt werden.

  Ein existierender Kontakt oder Termin ist in Outlook geändert worden; das ent­spre­chende Objekt muss durch Übertragung von Outlook in BSCW angepasst wer­den.

  Ein neuer Kontakt oder Termin ist in BSCW erzeugt worden; ein ent­sprechendes Ob­jekt muss durch Übertragung von BSCW in Outlook erzeugt werden.

  Ein existierender Kontakt oder Termin ist in BSCW geändert worden; das ent­spre­chen­de Objekt muss durch Übertragung von BSCW in Outlook angepasst wer­den.

    Ein existierender Kontakt oder Termin ist in Outlook entfernt worden; das ent­spre­chen­de Objekt in BSCW muss ebenfalls entfernt werden.

    Ein existierender Kontakt oder Termin ist in BSCW entfernt worden; das ent­spre­chen­de Objekt in Outlook muss ebenfalls entfernt werden. Beachten Sie, dass die Ent­fer­nung von einander entsprechenden Kontakten oder Terminen auf beiden Seiten keine Ab­gleichsaktion nötig macht und folglich auch beim Abgleich nicht angezeigt wird.

  Ein existierender Kontakt oder Termin ist sowohl in BSCW als auch in Out­look ge­ändert worden; der so entstandene Konflikt muss händisch aufgelöst werden, indem einer der beiden Änderungen Vorrang eingeräumt wird.

  Ein Termin kann nicht von einer Seite zur anderen übertragen werden. Der Grund für das Übertragungsproblem wird im unteren Teil des Applet-Fensters ange­zeigt, wenn man auf den entsprechenden Eintrag klickt. In den meisten Fällen werden Über­tra­gungsprobleme von komplexen Wiederholungsregeln bei BSCW-Terminserie oder durch Änderungen von einzelnen Terminen einer Terminserie verursacht. In bei­den Fäl­len wird ein Abgleich nicht unterstützt.

Übertragungsprobleme müssen händisch außerhalb des Abgleichvorgangs behandelt werden, in­dem man z.B. die komplexe Wiederholungsregel eines BSCW-Termins vereinfacht oder die Änderung eines einzelnen Termins einer Terminserie in Outlook rückgängig macht.

Die andere Situation, die durch den Abgleich nicht automatisch behandelt werden kann, ist der Konflikt. Nebenläufige Änderungen zweier entsprechender Kontakte oder Termine seit dem letzten Abgleich stellen einen Konflikt dar. Die Art der Änderungen spielt dabei keine Rolle, es zählt nur der Zeitpunkt, zu dem eine Änderung durchgeführt wurde. Die Änderung eines Objekts auf der einen Seite und die Entfernung des entsprechenden Objekts auf der an­de­ren Seite werden ebenfalls als Konflikt betrachtet. Folglich können Konflikte nicht dadurch auf­gelöst werden, dass man eines der betroffenen Objekte auf einer Seite entfernt. Auch das Rück­gängigmachen der Änderung auf einer Seite führt nicht zum Ziel, da dies für den Ab­gleich wiederum als Änderung angesehen wird. Konflikte können also nur dadurch aufgelöst wer­den, dass der Änderung auf einer der beiden Seiten Vorrang gegeben wird und das ent­sprechen­de Objekt auf der anderen Seite angepasst wird. Natürlich kann Sie niemand zwin­gen, einen Konflikt aufzulösen oder ein Übertragungsproblem zu beseitigen. Sie werden le­diglich jedesmal, wenn Sie einen Outlook-Abgleich durchführen, an diese Probleme erinnert.

Sie haben mehrere Möglichkeiten, den Abgleich zu steuern:

•      Im oberen Teil des Applet-Fensters können Sie bestimmte Gruppen von Abgleich­ak­ti­onen für die Darstellung in der Hauptliste auswählen, indem Sie die entsprechen­den Auswahlkästchen ankreuzen oder nicht. Aktionen, die in der Liste nicht dar­gestellt werden, werden während des Abgleichs auch nicht durchgeführt. Auf diese Weise können Sie z.B. das Löschen von Kontakten in Ihrem Outlookordner unterbin­den.

•      Sie können für die Einträge in der Hauptliste individuell die Abgleichaktion bestim­men, die jeweils durchgeführt werden soll. Wenn Sie auf das Aktionssymbol klicken, wird ein Menü angezeigt, das die möglichen Aktionen für den jeweiligen Eintrag ent­hält. Wählen Sie eine Aktion aus. Dies ist insbesondere für die händische Auflösung von Konflikten nützlich. Auch können Sie bestimmte Einträge vom Abgleich aus­neh­men, indem Sie für diese Einträge die „leere“ Abgleichaktion auswählen, für die das Symbol  steht.

•      Sie können die Abgleichaktion auch für eine ganze Gruppe von Einträgen festsetzen, die Sie durch Klicken auf die jeweiligen Einträge ausgewählt haben. Nach Auswahl der Einträge wird durch einen rechten Mausklick ein Popup-Menü angezeigt, das die­jenigen Aktionen enthält, die für alle Einträge in der Gruppe möglich sind. Dies ist ins­besondere dann nützlich, wenn eine ganze Gruppe von Konflikten in gleicher Weise aufgelöst werden soll. Achtung: Wenn Ihre Auswahl von Einträgen zu hetero­gen ist, kann die leere Abgleichaktion () die einzige Aktion sein, die für alle Ein­träge der Auswahl zulässig ist.

Nachdem Sie sich entschieden haben, welche Objekte wie abgeglichen werden sollen, starten Sie schließlich den Abgleichvorgang, indem Sie auf [OK] im Applet-Fenster klicken. Die Fort­schrittsanzeige im unteren Teil des Fensters informiert Sie über den Fortgang des Ab­gleich­vorgangs.