Gemeinschaften in BSCW erlauben großen Gruppen von Benutzern den Zugriff auf Arbeitsbereiche mit gleichen Zugriffsrechten, ohne dabei auf gleichbleibende Performanz zu verzichten. Gemeinschaften eignen sich auch als selbstorganisierte Foren für Benutzer mit ähnlichen Interessen.
In den folgenden Beispielfällen würde man in BSCW eine Gemeinschaft wählen.
o Sie möchten ein Forum für alle Hobby-Astronomen, die Benutzer Ihres BSCW-Servers sind, einrichten. Dabei soll es sich um einen Arbeitsbereich handeln, der den Benutzern Ihres BSCW-Servers angekündigt wird und auf den alle Benutzer Zugriff erlangen können, um den Inhalt zu lesen und auch relevante Dokumente und Verweise einzustellen („Astronomie-Forum“).
o Sie möchten einen Arbeitsbereich für alle 250 Mitglieder einer Abteilung in Ihrer Organisation erstellen, in den Sie und einige andere Manager Dokumente, Verweise und ganze Unterordner einstellen können, die nützliche Informationen für die ganze Abteilung darstellen („Schwarzes Brett“).
o Sie verwalten einen Arbeitsbereich, dessen Mitgliederzahl im Laufe der Zeit sehr stark angewachsen ist. Die Antwortzeiten des Servers sind dadurch selbst für einfache Operationen auf dem Arbeitsbereich unbefriedigend geworden („Überfüllter Arbeitsbereich“).
Eine Gemeinschaft ist eine Gruppe von Benutzern, ihren Mitgliedern. Jede Gemeinschaft ist Mitglied von genau einem Arbeitsbereich, dem Gemeinschaftsarbeitsbereich, der auch als assoziierter Arbeitsbereich der Gemeinschaft bezeichnet wird. Ein Arbeitsbereich kann höchstens eine Gemeinschaft als Mitglied haben, d.h. es gibt eine Eins-zu-eins-Beziehung zwischen einer Gemeinschaft und ihrem Arbeitsbereich. Die Gemeinschaftsmitglieder können auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich in einer einzigen Rolle, der Gemeinschaftsrolle zugreifen (nicht zu verwechseln mit der Rolle, die Gemeinschaftsmitglieder in Bezug auf die Gemeinschaft selbst innehaben – dies ist die Rolle Mitglied, die für Gemeinschaften mit minimalen Rechten festgesetzt wird). Die Manager des Gemeinschaftsarbeitsbereichs sind auch die Manager der Gemeinschaft.
Beachten Sie, dass der Zugriff auf einen Arbeitsbereich über eine Gemeinschaft mit vielen Mitgliedern in einer einzigen Rolle bezüglich der Performanz dem Zugriff auf denselben Arbeitsbereich durch dieselbe Anzahl von Mitgliedern in jeweils verschiedenen Rollen mit jeweils verschiedenen Zugriffsrechten deutlich überlegen ist. Gemeinschaften können in vielen Zusammenhängen als ein einziger Benutzer behandelt werden, was den Aufwand für die Berechnung der Zugriffsrechte entscheidend verringert.
Gemeinschaften unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Aufnahmeregelung und Sichtbarkeit für andere Benutzer:
o Offene Gemeinschaften sind für alle registrierten Benutzer Ihres BSCW-Servers sichtbar, und Benutzer können von sich aus Mitglieder werden, indem sie der Gemeinschaft beitreten.
o Geschlossene Gemeinschaften sind für alle registrierten Benutzer Ihres BSCW-Servers sichtbar, aber die Benutzer können nicht von sich aus Mitglieder werden, sondern müssen die Gemeinschaftsmanager um Aufnahme bitten.
o Verborgene Gemeinschaften sind für die Benutzer Ihres BSCW-Servers nicht sichtbar. Mitglied einer verborgenen Gemeinschaft kann man nur durch Einladung eines Gemeinschaftsmanagers werden.
Offene und geschlossene Gemeinschaften können in andere Gemeinschaften eingeladen werden, verborgene Gemeinschaften nicht. Für die Mitgliedergruppen von Gemeinschaftsarbeitsbereichen gilt dasselbe im Hinblick auf die Einladung in andere Arbeitsbereiche.