Automatische Versionierung

Als Manager können Sie Versionskontrolle für ganze Ordner und deren Unterordner festlegen mit der Folge, dass alle Dokumente, die neu erzeugt werden, und alle existierenden Dokumente, die bearbeitet oder ersetzt werden, automatisch unter Versionskontrolle gestellt werden.

•      Wählen Sie  Datei    Ändern    Eigenschaften  im oberen Menü des Ordners, den Sie unter Versionskontrolle stellen wollen.

•      Die Abteilung ‚Automatische Versionierung‘ des Aktionsformulars, die auch bei der Erzeugung eines Ordners angeboten wird, bietet Ihnen vier Einstellungen an:

•      Die Einstellung, die von einem übergeordneten Ordner übernommen wird, oder die BSCW-Voreinstellung, wenn kein übergeordneter Ordner keine von der Voreinstellung abweichende Einstellung hat. Die BSCW-Voreinstellung sieht normalerweise keine automatische Versionierung vor, aber kann natürlich bei Ihrem BSCW-Server davon abweichen; im Zweifel fragen Sie Ihren BSCW-Administrator.

Die übrigen Möglichkeiten sind explizite Einstellungen für den aktuellen Ordner:

•      Automatische Versionskontrolle mit einer unbegrenzten Anzahl von Versionen.

•      Automatische Versionskontrolle mit einer begrenzten Anzahl von Versionen; die Erzeugung einer Version, die das angegebene Maximum überschreitet, führt dazu, dass die älteste Version gelöscht wird.

•      Keine automatische Versionskontrolle; Versionskontrolle muss explizit für einzelne Dokumente festgelegt werden.

•      Die aktuelle Einstellung wird durch Vorauswahl angezeigt. Treffen Sie Ihre Wahl und bestätigen Sie mit [OK].

Automatische Versionskontrolle wird auf alle Unterordner eines Ordners vererbt, es sei denn, dass ein Unterordner eine eigene Einstellung zur automatischen Versionierung hat. Sie können also ganze Teilbäume Ihrer Ordnerhierarchie unter Versionskontrolle stellen, wobei Sie bestimmte Unterordner davon ausnehmen können, indem Sie für diese explizit ‚Keine automatische Versionierung‘ festlegen.

Sie können mit   Ändern    Eigenschaften  im Aktionsmenü eine automatische Versionierung auch für einzelne Dokumente festlegen, um z.B. bestimmte Dokumente von der Versionskontrolle auszunehmen oder Versionskontrolle mit einer begrenzten Anzahl von Versionen festzulegen. Dies wird auch bereits bei der Erzeugung von Dokumenten angeboten.

Die Einstellung für die automatische Versionierung, die für einen Ordner oder ein Dokument gültig ist, wird auf der Info-Seite unter Details angezeigt (klicken Sie auf  am linken Rand des Objekteintrags). Wenn sich in der Abteilung Details kein Eintrag ‚Automatische Versionierung‘ findet, gilt die BSCW-Voreinstellung für diesen Ordner oder dieses Dokument.

Wenn Sie automatische Versionskontrolle für einen Ordner festlegen (unbegrenzte oder begrenzte Anzahl von Versionen), wird folgendes mit den bereits existierenden Dokumenten und Unterordner geschehen:

Dokumente ohne Versionskontrolle: bleiben unverändert, d.h. bleiben Dokumente ohne Versionen. Ein nachfolgendes  Bearbeiten  oder  Ersetzen  wird aber solche Dokumente automatisch unter Versionskontrolle stellen mit dem Original als erste Version und dem bearbeiteten oder ersetzten Dokument als zweite Version. Sie können natürlich solche Dokumente auch explizit unter  Versionskontrolle  stellen.

Dokumente unter Versionskontrolle: Wenn automatische Versionierung mit einer unbegrenzten Anzahl von Versionen festgelegt wurde, bleiben solche Dokumente unverändert. Wenn automatische Versionierung mit einer begrenzten Anzahl von Versionen festgelegt wurde, werden Dokumente mit mehr Versionen als das angegebene Maximum unter Versionskontrolle mit einer unbegrenzten Anzahl von Versionen gestellt, um nicht unbeabsichtigt existierende Versionen zu löschen; für Dokumente mit einer Versionsanzahl unter dem Maximum gilt die automatische Versionierung wie angegeben.

Dokumente unter Versionskontrolle mit expliziter Einstellung der automatischen Versionierung: bleiben unverändert und behalten ihre Einstellung.

Unterordner: Unterordner mit einer expliziten Einstellung der automatischen Versionierung behalten diese Einstellung, alle anderen Unterordner erben die Einstellung vom aktuellen Ordner.

Alle Dokumente, die innerhalb des Ordners neu erzeugt werden, etwa über  Neu ‌   Dokument ‌ oder über Hochladen per Drag-and-drop, werden unter Versionskontrolle wie angegeben gestellt (mit dem neuen Dokument als erste Version). Beachten Sie, dass Dokumente, die dem Ordner über  Bearbeiten    Einfügen  hinzugefügt werden, nicht automatisch unter Versionskontrolle gestellt werden; erst ein nachfolgendes Bearbeiten oder Ersetzen bewirkt dies, wie oben erwähnt. Wenn ein  Neuer Versionszweig  von einem Dokument, das schon unter Versionskontrolle steht, erzeugt wird (siehe 8.3.4 Versionen verzweigen), wird das Zweigdokument unter dieselbe Art von Versionskontrolle gestellt, wie sie für den Ordner gültig ist. Beachten Sie, dass Versionen, von denen ein Versionszweig ausgeht, nicht gelöscht werden können. Solche Versionen zählen für automatische Versionierung mit einer begrenzten Anzahl von Versionen nicht mit.

Wenn Sie die automatische Versionierung für einen Ordner zurücknehmen, d.h. Sie wählen die Einstellung ‚Keine automatische Versionierung‘ oder die BSCW-Voreinstellung, wenn die auf dasselbe hinausläuft, werden die Dokumente des Ordners (und seiner Unterordner) nicht verändert und keine existierenden Versionen gehen verloren. Dokumente und Unterordner mit einer expliziten Einstellung der automatischen Versionierung behalten diese Einstellung, andere Unterordner erben die neue Einstellung, andere Dokumente werden normale Dokumente – entweder mit oder ohne Versionskontrolle, aber ohne eigene Einstellung der automatischen Versionierung.