Versand von BSCW-Objekten

Sie können BSCW-Objekte und ggf. ihren gesamten Inhalt an Mitglieder eines Arbeitsbe­reichs und andere Personen verschicken. Dabei können Sie auf Kontaktinformationen aus Ihrem Adressbuch zurückgreifen.

Die BSCW-Objekte werden als Anhang einer E-Mail-Nachricht verschickt. Bei Versand per E-Mail-Nachricht können Sie auch Verweise auf die Objekte versenden, anstatt sie komplett als Anhang mitzuschicken, was gerade bei großen Dokumenten von Vorteil sein kann.

•      Markieren Sie die Auswahlkästchen derjenigen Objekte, die Sie versenden möchten und wählen Sie  (E-Mail versenden) in der Mehrfachwahl-Symbolleiste.

•      Im Formular ‚E-Mail versenden‘ geben Sie die E-Mail-Adressen der Adressaten, den Betreff und den Text der Nachricht ein; die Objekte, die als Anhang mitgeschickt wer­den, sind am unteren Ende des Formulars aufgeführt.

•      Mit [Mitglieder hinzufügen] können Sie alle Mitglieder des Arbeitsbereichs, in dem Sie sich gerade befinden, dem Adressatenkreis hinzufügen, mit [Mitglieder entfernen] können Sie sie wieder entfernen. Sie können Kontakte mit E-Mail-Adressen aus Ihrem BSCW-Adressbuch verwenden, indem Sie die Schaltflächen [An:], [Cc:] und [Bcc:] benutzen.

•      Unter ‚Als Verweis oder als Anhang versenden‘ können Sie wählen, wie Sie die aus­gewählten Objekte verschicken wollen.

•      Wählen Sie die Option ‚Als Anhang an alle Empfänger versenden‘, wenn Sie die Objekte als Anhang der E-Mail-Nachricht versenden möchten. Diese Option ist nicht empfehlenswert, wenn es sich um große Dokumente handelt oder wenn Sie darüber informiert bleiben möchten, wer die Dokumente liest.

•      Wählen Sie eine der beiden Optionen ‚Als Verweis ... versenden‘, wenn Sie E-Mail-Nachrichten mit Anhängen vermeiden wollen.     
Wenn Sie Verweise auf Dokumente auch an Nicht-Mitglieder des Arbeitsbereichs versenden, können auch diese Nicht-Mitglieder per Verweis auf die Objekte lesend zugreifen. Der Lesezugriff geschieht über ein Token und ist auf die angege­bene Zeitspanne beschränkt. Sie können den Zugriff auf ein versandtes Objekt auch vor Ablauf der angegebenen Zeitspanne wieder sperren, indem Sie das Token löschen: Öffnen Sie die Info-Seite des Objekts; unter ‚Zugriffsrechte‘ ist dort der Zugriff mit Token aufgeführt; mit der Aktion [Token löschen] in der rechten Spal­te der Zugriffsrechtstabelle sperren Sie den Zugriff über Token für Nicht-Mitglie­der.
Die Option ‚Als Verweis nur an Mitglieder senden‘ stellt sicher, dass niemand außer Mitgliedern mit Leserecht auf die Objekte zugreifen kann: nicht-autorisierte Empfänger werden von den Empfängerlisten entfernt und erhalten keine E-Mail-Nachricht (in diesem Fall erscheint eine diesbezügliche Warnung vor dem Ver­sand).