Metadatenattribute

Einer ganzen Reihe von Objekttypen können benannte Attribute zugeordnet werden. Einige haben einen vordefinierten Satz von Attributen (abgesehen von Name und Beschreibung):

o  Dokumente können mit Attributen aus einer Teilmenge des ‚Dublin Core Metadata Element Set‘ beschrieben und klassifiziert werden. Beispiele sind „(DC) Titel“, „(DC) Ver­fasser“ oder „(DC) Sprache“. Wenn Speicherung und Austausch von Schlüsseln zur Verschlüsselung von Dokumenten für Ihren BSCW-Server freigeschaltet ist, gibt es zwei weitere Metadatenattribute für Dokumente: „Schlüssel“ und „Empfänger“. Diese Attribute sind für Dokumente mit dem entsprechenden MIME-Typ gedacht, die Schlüssel für das Verschlüsselungsverfahren enthalten. Das Schlüssel-Attribut ist für eine Beschreibung des Schlüssels gedacht und das Empfänger-Attribut sollte die Be­nut­zer auflisten, die den Schlüssel zugeschickt bekommen haben, wenn es solche gibt. Ein­zelheiten finden Sie in 13.5.3 BSCW-Desktop-Programm und in der On­line-Hilfe von BSCW Desktop.

o  Kontakte werden durch zahlreiche Attribute beschrieben, die Namen, Adresse, Tele­fon­nummern, Organisation usw. betreffen.

o  Aufgaben werden durch einen anderen Satz von Attributen wie Kunde, Kontakt, Stand­ort und Kategorie beschrieben.

o  Laufmappen werden, sofern im Umlauf, durch die Attribute Aufgabe und Ver­antwort­lich beschrieben, womit die aktuelle Aufgabe und der oder die dafür verantwortlichen Bearbeiter gemeint sind.

Beachten Sie, dass die genaue Menge von benannten Metadatenattributen für Ihren BSCW-Server anders eingestellt sein kann. Wenden Sie sich an Ihren BSCW-Administrator.

Ein erster Satz von Attributen kann einem Objekt bei seiner Erzeugung zugewiesen werden, im allgemeinen in der Abteilung ‚Attribute‘ des Aktionsformulars. Geben Sie Werte in die da­für vorgesehenen Felder ein. Datumangaben soll­ten vollständig sein, d.h. Jahr, Monat und Tag enthalten. Benutzer sollten am besten mit ihrem Benutzernamen angegeben werden, der auch sonst in BSCW angezeigt wird.

Für manche Attribute können mehrere Werte angegeben werden, indem man auf  rechts neben dem Eingabefeld klickt. Durch Klicken auf  rechts neben dem Feld können Sie Wer­te löschen.

Um Attributen Werte zuzuweisen oder Werte zu ändern,

•      wählen Sie   Ändern    Eigenschaften  im Aktionsmenü des betreffenden Objekts und gehen Sie zur Abteilung ‚Attribute‘ des Aktionsformulars. Werte von nicht mehr be­nö­tigten Attributen können Sie löschen. Mit [Eigenschaften zurücksetzen] können Sie alle in dieser Abteilung angezeigten Attributwerte löschen.

Wenn Ihr BSCW-Server entsprechend konfiguriert ist, können Sie auch eigene Attribute de­fi­nie­ren, indem Sie Namen und wahlweise Wert eines solchen Attributs in die beiden leeren Fel­der unter ‚Eigene Attribute definieren‘ eintragen. Weitere eigene Attribute definieren Sie, indem Sie nach Eingabe eines Attributs auf [Weitere Attribute] klicken. Benutzerdefinierte At­tribute müssen eindeutige Namen haben. Sie werden gelöscht, indem ihr Name gelöscht wird.

Alle Attribute, die mit Werten versehen sind, werden unterhalb der Beschreibung eines Ob­jekts in der Ordnerübersicht angezeigt; benutzerdefinierte Attribute werden dort angezeigt, auch wenn sie keine Werte haben. Wenn die Ansichtseinstellungen so gesetzt sind, dass keine Beschreibungen angezeigt werden oder nur in kompakter Form, erscheinen die Attribute als Tooltips des -Symbols bzw. der einzeiligen Beschreibung. Alle Attribute werden auch auf der Info-Seite angezeigt.

Alle Attribute einschließlich der benutzerdefinierten können in BSCW-Suchen benutzt wer­den. Das Suchformular bietet an, diese Attribute als Suchkriterien zu verwenden.

Sie können die Metadaten von Dokumenten, Notizen, Kontakten, Aufgaben und Laufmappen eines Ordners in Form einer komma-separierten .csv-Datei speichern und exportieren. Dabei werden auch Unterordner, Unter-Unterordner usw. durchsucht. Neben den Metadaten werden auch Zugriffspfad und BSCW-Objekt-Id für jedes Objekt in der Datei ausgegeben.

•      Wählen Sie  Datei    Senden an    Metadaten  im oberen Menü des Ordners.

•      Im Aktionsformular ‚Metadaten exportieren‘ können Sie die Attribute auswählen, die Sie exportieren wollen: kreuzen Sie komplette Namensräume an oder klappen Sie einen Namensraum auf und wählen Sie einzelne Attribute für den Export aus.

•      Wahlweise können Sie die Metadatendatei direkt herunterladen, in der Zwischen­ablage oder im Ordner selbst speichern.

So können Sie Metadaten z.B. mit einem Tabellen­kalkulations­pro­gramm weiterverarbeiten. Sie können die Aktion auch mit   Senden an    Metadaten  im Aktionsmenü eines Ordners aufrufen.

Abbildung 12: Metadatenattribute auf der Info-Seite