La fixation de rendez-vous aide à déterminer une date convenable pour un rendez-vous du groupe. L’organisateur d’un rendez-vous de groupe planifie la rencontre en précisant les dates possibles et les participants. Les participants peuvent être des utilisateurs de BSCW ainsi que d’autres personnes. Les participants sont avisés par courriel et pourraient voter sur les dates proposées. Les organisateurs déterminent la date définitive de rendez-vous en fonction du résultat du vote et tous les participants en sont informés.