Créer un rendez-vous

Vous pouvez entrer des rendez-vous dans un agenda BSCW pour organiser différents types d’événements (dates privées, réunions de groupe, conférences téléphoniques). Un rendez-vous est décrit par au moins une date et un nom. Si le rendez-vous concerne un groupe de per­sonnes, vous pouvez spécifier ses participants. Sur demande, les participants sont automa­tique­ment invités, et leur statut individuel (accepté, refusé) est géré avec l’état du rendez-vous de lui-même. Outre le nom, la date et les éventuels participants, vous pouvez fournir des informations supplémentaires sur le rendez-vous comme la catégorie, la description ou le lieu.

•      Pour créer un nouveau rendez-vous dans un agenda, sélectionnez  Fichier    Nouveau    Rendez-vous  dans la barre de menu, cliquez sur l’icône  dans la barre d’outils ou cliquez dans les entrées du jour correspondant à une semaine ou à un mois.

•      Le formulaire « Ajouter un rendez-vous » a cinq sections où l’on peut rentrer diffé­rentes sortes d’information concernant le nouveau rendez-vous.

•      Rendez-vous : Entrez le nom, les balises optionnels et la description. En outre, vous pouvez spécifier :

•      Catégorie, Priorité : Sélectionnez une catégorie et la priorité du rendez-vous. Des rendez-vous de différentes catégories peuvent être affichés dans des couleurs diffé­rentes (voir 10.1.6 « Les options d’un agenda).

•      Date/Heure : Entrez la date et l’heure du rendez-vous. Si vous voulez, vous pouvez également spécifier la fin du rendez-vous et le fuseau horaire.

•      Emplacement : Entrez le lieu physique du rendez-vous (le cas échéant).

•      Statut : indique l’état d’un rendez-vous (tentative, confirmé, annulé). Choisissez « con­firmé » si le rendez-vous aura lieu indépendamment du fait que les participants individuels déclinent l’invitation. Le statut par défaut « automatique » signifie que l’état est d’abord fixé à « tentative », puis automatiquement modifié lorsque tous les participants confirment ou déclinent.

•      Participants : Les personnes qui participent au rendez-vous peuvent être choisis comme vous choisissez des utilisateurs lors de l’invitation de nouveaux membres à un espace de travail : vous pouvez choisir à partir de votre carnet d’adresses, entrer di­recte­ment les noms des utilisateurs ou effectuer une recherche pour trouver les uti­li­sa­teurs. Cochez la case correspondante si vous voulez envoyer un message courriel aux in­vités. Quand vous invitez des personnes à un rendez-vous d’un agenda de groupe, vous pouvez également inviter des personnes qui ne sont pas membres de l’es­pace de tra­vail de l’agenda de groupe. Si vous prévoyez d’assister à un rendez-vous que vous êtes sur le point de créer, n’oubliez pas de vous inviter : vous n’êtes pas un participant par défaut !

•      Récurrence : Ici vous pouvez spécifier une série de récurrences du rendez-vous que vous vous apprêtez à créer. Cela se fait via des règles de types variés (par exemple heb­domadaire, hebdomadaire utilisant certains jours de la semaine ou mensuel uti­li­sant certains jours du mois) qui peuvent être sélectionnées à partir de la liste dé­rou­lante « Ajouter une règle ». En cliquant sur [Ajouter une récurrence] vous obtenez un champ de règle que vous remplissez en se basant sur vos besoins. De la même manière vous pou­vez ajouter d’autres règles qui génèrent d’autres récurrences de votre rendez-vous. Si vous voulez exclure certaines dates des récurrences d’un rendez-vous, vous devez gé­nérer des exceptions : choisissez une règle, cliquez sur [Ajouter une ex­cep­tion] et préciser les détails dans le champ d’exception.

•      Rappels : Ici, vous pouvez spécifier un message de courriel de rappel qui doit être envoyé à vous-même, les participants au rendez-vous ou les membres de votre espace de travail. Sélectionnez les personnes à qui le courriel de rappel doit être envoyé à partir de la liste « Ajouter un rappel ». En cliquant sur [Ajouter], vous obtenez un champ de rappel que vous remplissez avec les détails concernant le rappel (quand, à quelle fréquence, à qui). Vous pouvez également joindre une note personnelle au message de rappel qui sera généré automatiquement. Vous pouvez spécifier plusieurs rappels qui doivent être envoyés à des moments différents à un nombre différent de personnes en appuyant sur [Ajouter] à plusieurs reprises.

•      Confirmer avec [OK] pour créer le rendez-vous selon les informations dont vous disposez dans le cahier des charges jusqu’à date. Toutes les propriétés du rendez-vous peuvent également être spécifiées et modifiées par la suite.