Neue Features

Die wichtigsten Neuerungen in BSCW – Version 4.4

Blogs

Ein Blog (Abk. für Web log) bezeichnet typischerweise eine Website, auf der von einem Internt-Nutzer selbst erstellte Inhalte zu einem Thema in umgekehrt chronologischer Reihenfolge aufgeführt werden. BSCW bietet nun integrierte Blogs an, die auch kooperativ erstellt und bearbeitet werden können. Darüberhinaus können Blog-Einträge von den BSCW-Nutzern kommentiert werden.

Anwender können mit BSCW persönliche Blogs, Gruppen-Blogs oder sogar öffentliche Blogs erstellen. Dazu wird beim Anlegen eines Blogs definiert, wer in dem Blog Einträge verfassen darf und wer auf den Blog lesend zugreifen darf. Darüber hinaus kann für einen Blog ein individuelles Layout angegeben werden. Innerhalb von Blogs können auch Tags verwendet werden (die dann als sog. Tag-Wolke angezeigt werden). Schließlich stehen auch RSS-News-Feeds zur Verfügung.

Gemeinschaften (Communities)

Gemeinschaften bieten die Möglichkeit zum Austausch und zur Zusammenarbeit in einer Gruppe von Anwendern mit gleichen Interessen. In BSCW ist eine Gemeinschaft eine (möglicherweise sehr große) Gruppe von Benutzern mit gleichen Zugriffsrechten. Jede Gemeinschaft besitzt einen assoziierten Arbeitsbereich und eine bestimmte Form der Aufnahmeregelung: offen, geschlossen oder verborgen. Gemeinschaften können auch als gemeinsam genutzte Email-Verteiler eingesetzt werden.

Die bestehende Funktionaliät der Gemeinschaften (aus vorherigen BSCW-Versionen) wurde vollständig überarbeitet, um eine intuitive Nutzung der Gemeinschaften an der Benutzerschnittstelle zu ermöglichen und gleichzeitig den Zugriff auf Arbeitsbereiche einer Gemeinschaft auch für sehr große Gruppen zu erlauben, ohne dabei auf hohe Performanz zu verzichten.

Websiteordner

Die neuen Websiteordner in BSCW bieten eine komfortable Möglichkeit, die Erscheinung von gemeinsamen Arbeitsbereichen an individuelle Bedürfnisse anzupassen. Ein Websiteordner definiert dazu eine Vorlage und eine Standardseite, die an Stelle der normalen Ansicht beim Öffnen des Ordners angezeigt wird. Anwender können aus vordefinierten Vorlagen auswählen und diese bearbeiten. Die Bearbeitung von Vorlagen (und Inhaltsseiten) erfolgt ganz einfach über einen integrierten Web-Editor.

Anwender können für einen Websiteordner zwischen der angepassten Ansicht und der bisher verwendeten Inhaltsansicht von BSCW-Ordnern wählen. Zur Anpassung der eigenen Ansicht und Integration von Inhalten und Funktionen aus BSCW bietet der Editor verschiedene Möglichkeiten. So lassen sich zu einer Vorlage (oder Inhaltsseite) vordefinierte BSCW-Elemente wie eine Inhaltsliste oder bestimmte Aktionen hinzufügen.

Durch den Einsatz der Websiteordner in Verbindung mit eigenen Inhalten in Web-Dokumenten (d.h. HTML-Dateien) können Anwender in gemeinsamen Arbeitsbereichen einfach kooperativ Inhalte austauschen und bearbeiten — ähnlich wie dies in einem Wiki-System der Fall ist. Schließlich lassen sich Websiteordner auch für die Erstellung kleinerer Web-Sites verwenden — die Inhalte lassen sich aus BSCW exportieren und auf externe Web-Server übertragen.

Verschlüsselung von Dokumenten

BSCW bietet nun Unterstützung für die Verschlüsselung und Signatur von Dokumenten auf der Basis von Public/private-Key-Verfahren. Anwender können dazu öffentliche Schlüssel in BSCW hinterlegen und so anderen Benutzern zugänglich machen. Innerhalb eines gemeinsamen Arbeitsbereiches lässt sich ein Schlüssel für die gesamte Gruppe hinterlegen. Die Schlüssel können über die spezielle BSCW Desktop-Anwendung erzeugt und verwaltet oder aus anderen Systemen importiert werden.

Mit Hilfe der Desktop-Anwendung BSCW Desktop können Dokumente lokal vor dem Hochladen zu BSCW verschlüsselt (und signiert) werden und beim Herunterladen entschlüsselt werden. Die BSCW Desktop-Anwendung ist eine eigenständige Java-Anwendung (die über Java Webstart installiert wird), die neben Funktionen zur Dokumentübertragung auch eine Schlüsselverwaltung und Funktionen zur Ver- und Entschlüsselung beinhaltet.

Durch den Einsatz der angebotenen Verfahren zur Verschlüsselung und Signatur wird der sichere Austausch vertraulicher Daten über BSCW unterstützt. Verschlüsselte Dokumente sind nur für die ausgewählten Empfänger lesbar, die diese über ihren jeweiligen privaten Schlüssel entschlüsseln können.

Outlook-Synchronisierung

BSCW unterstützt nun neben dem Datenabgleich von Dokumenten zwischen BSCW und dem lokalen PC auch den Datenabgleich von Terminen und Kontakten zwischen BSCW und einer lokalen MS Outlook-Installation. Anwender können so einzelne Kalender oder Kontaktlisten in BSCW mit Ihrer lokalen MS Outlook-Anwendung abgleichen.

Die Synchronisierungsfunktion ist als Java-Applet realisiert, so dass keine lokale Software-Installation auf dem PC erforderlich ist. (Es ist lediglich ein Java-Plugin mit JRE 1.5 oder höher erforderlich.) Der Abgleich ist dabei selbstverständlich in beide Richtungen möglich, so dass etwa Kontaktdaten auch in Outlook angelegt und geändert werden können, bevor sie in einen gemeinsamen Arbeitsbereich übertragen werden. (Die Synchronisierung von Terminen erkennt auch Wiederholungstermine, es werden aber derzeit keine Ausnahmen zu Serien unterstützt).

Dokument-Ereignisse

Die neue Funktion Dokument-Ereignisse bietet eine Alternative, sich über das Geschehen in Ihren Arbeitsbereichen zu informieren. Anstatt Inhalte durch Suche nach bestimmten Attributen oder durch Navigation in einer Hierarchie von Ordnern zu erschließen, können Sie die Inhalte eines Arbeitsbereiches nach verschiedenen Ereignis-Kriterien filtern und sich diese Ergebnisse grafisch visualisieren lassen.

So ist es etwa möglich, eine strukturierte Liste aller Dokumente in einem Arbeitsbereich abzurufen, die man selbst erzeugt hat und die von anderen Benutzern gelesen wurden. Die grafische Visualisierung in der Ereigniskarte bietet dann weitere Möglichkeiten, die Inhalte zu erschließen und zum Beispiel herauszufinden, welche Dokumente besonders interessant erscheinen oder welche Benutzer in einem Arbeitsbereich besonders aktiv waren.

Online-Status und Kommunikationswerkzeuge

Eine neue Informationsleiste Anwesenheit zeigt die Verfügbarkeit der Mitglieder eines Arbeitsbereiches an. Die (optionale) Informationsleiste wird unterhalb der Navigationszeile eingeblendet und automatisch aktualisiert. So ist auf einen Blick zu erkennen, welche Benutzer ansprechbar bzw. gerade aktiv sind. Aktive Benutzer können direkt angewählt und über eines der verfügbaren Kommunikationswerkzeuge kontaktiert werden.

Die Möglichkeit zur Konfiguration der persönlichen Kommunikationswerkzeuge wurde aktualisiert und überarbeitet, so dass nun eine Reihe von aktuellen Kommunikationswerkzeugen wie Skype, SIP oder verschiedene Instant Messenger in BSCW ausgewählt und darüber gestartet werden können. Dazu kann jeder Benutzer festlegen, über welche Kommunikationswerkzeuge er am besten zu erreichen ist.

Bei der Standard-BSCW-Anwesenheit wird der Online-Status der Benutzer von der Aktivität im BSCW abgeleitet, so dass ein Benutzer, der längere Zeit nicht im System aktiv war, als abwesend angezeigt wird. Eine alternative Anzeige des Online-Status ist über die Integration von BSCW mit dem Post@-Communicator-System möglich, das eine Client/Server-Infrastruktur für Präsenzanzeige und direkte Kommunikation bietet (s. www.jaytown.com). In dieser Konstellation wird der Online-Status der Benutzer direkt aus dem Post@-Client abgeleitet.

Vorlagen

Die Bereitstellung von Vorlagen ermöglicht Anwendern, bestehende Dokument-Vorlagen bis hin zu vordefinierten Arbeitsbereichen schnell und einfach wieder zu verwenden. Vorlagenordner sind spezielle Ordner, die Vorlagen zum Kopieren enthalten. Vorlagen können dabei beliebige BSCW-Objekte sein, also z.B. Dokumente beliebigen Typs, Umfragen, Laufmappen und Aufgaben oder auch ganze Ordner samt Inhalt. Vorlagen können mit dem Befehl Kopieren von Vorlage von Vorlagenordnern in andere Arbeitsbereiche kopiert werden.

Da Vorlagenordner sonst wie ganz normale Ordner behandelt werden, können Sie diese auch mit anderen Benutzern teilen. So können Sie sich gemeinsame Vorlagen z.B. für Ihre Arbeitsgruppen anlegen. Neben Vorlagen, die mit anderen Mitgliedern eines gemeinsamen Arbeitsbereiches zugänglich sind, gibt es auch systemweit verfügbare Vorlagenordner, deren Inhalt allen registrierten Benutzern bereitsteht. Diese werden von einem BSCW-Systemadministor eingerichtet.

Suche und Indizierung

BSCW bietet für den BSCW-Systemadministrator bereits 'plugin support' für verschiedene Index-Dienste wie MS Indexing Service (Windows) und Swish++ (Unix), um eine inhaltsbasierte Suche zu ermöglichen. Eine neue plattformunabhängige Lösung zur Indizierung wird durch die Integration der PyLucene-Indexer-Software ermöglicht. PyLucene ist eine Python-Erweiterung der Indexer-Software aus dem Apache-Projekt Java Lucene.

Die PyLucene-Integration in BSCW ermöglicht eine alternative Indizierung der BSCW-Daten (und -Dokumente) und bietet entsprechende Suchfunktionen. Die Erweiterung ist insbesondere für sehr große Installationen von BSCW sinnvoll. Für den Endbenutzer steht damit eine neue Suchfunktion zur Verfügung.

SSO — Single Sign On

BSCW unterstützt verschiedene Mechanismen zur Integration in eine bestehende Single Sign On (SSO)-Infrastruktur. Durch den Einsatz von SSO kann ein BSCW-Server in eine IT-Infrastruktur eingebettet werden, in der verschiedene Anwendungen eine gemeinsame Benutzerdatenbasis verwenden und in der für die Benutzer eine zentrale Anmeldung (etwa in einem Portal) möglich wird.

BSCW unterstützt nun sowohl CAS (Central Authentication Server), einen Open-Source-SSO-Server der an der Yale University entwickelt wird (s. www.ja-sig.org/products/cas/), als auch Shibboleth, eine standardbasierte Open-Source-Middleware-Software, die SSO auch über Organisationsgrenzen hinweg unterstützt (s. shibboleth.internet2.edu).

Die wichtigsten Neuerungen