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Hilfe

Online-Hilfe

Mit der Online-Hilfesteht für Anwender eine umfangreiche Dokumentation zum BSCW-System zur Verfügung, so dass Sie sich mit allen Funktionen der Software vertraut machen können.

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Tutorials

Zur Veranschaulichung einzelner Funktionen des BSCW-Systems stehen einige Tutorials zur Verfügung. Lehnen Sie sich zurück und lernen Sie Schritt für Schritt, wie Sie einzelne Funktionen anwenden können.

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Tipps zur Anwendung von BSCW

Für häufig benötigte Aufgaben sind nachfolgend kurze Tipps zur Anwendung des BSCW-Systems aufgeführt, die Ihnen einen schnellen Einstieg ins System ermöglichen. Weitere Hinweise zu typischen Problemen finden Sie in der 

FAQ zur Benutzung von BSCW.

 

Wie erstelle ich einen Ordner im BSCW?

Um einen Ordner zu erstellen, wechseln Sie zunächst an die Position, an der der neue Ordner erscheinen soll. Wählen Sie dann die Aktion "Ordner" im Menu "Datei > Neu" aus — oder klicken Sie auf die Ordner-Schaltfläche in der oberen Aktionssymbolleiste. Geben Sie einen Namen für den Ordner und ggf. eine geeignete Beschreibung an. Nachdem Sie das Formular bestätigt haben, erscheint der Ordner.

Wie übertrage ich ein Dokument in einen Ordner?

Um ein Dokument anderen zugänglich zu machen, muss es zunächst in einen Ordner übertragen werden. Dabei wird das Dokument vom lokalen Rechner zum BSCW-Server übertragen (sog. upload). Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Wechseln Sie in den Ordner, in den das Dokument übertragen werden soll.

2. Wählen Sie im Menu "Datei > Neu" die Aktion "Dokument" aus — oder klicken Sie auf die Dokument-Schaltfläche in der oberen Aktionssymbolleiste.

3. Es erscheint ein Formular, in dem Sie das zu übertragende Dokument mit Hilfe der 'Durchsuchen..../Browse...'-Schaltfläche auswählen können.

4. Wählen Sie einen geeigneten Dokumentnamen, falls dieser abweichend vom Namen der lokalen Datei sein soll.

5. Wählen Sie ggf. einen MIME-Typ aus oder überlassen Sie dies dem Browser ('vom Browser gesetzt'). Wählen Sie — falls vorhanden — eine passende Kodierung aus.

6. Geben Sie ggf. eine geeignete Beschreibung und eine eigene Bewertung für das Dokument an.

Wenn Sie das Formular bestätigen wird das Dokument in den Ordner übertragen und ist anschließend dort für alle Mitglieder verfügbar.

Wie lade ich neue Mitglieder zu einem Arbeitsbereich ein?

Gemeinsame Arbeitsbereiche sind ganz normale Ordner, zu denen Sie gemeinsam mit anderen Benutzern Ihres BSCW-Servers Zugang haben. Nach Erzeugung eines Ordners auf oberster Ebene (also in Ihrem privaten Heimatordner) sind Sie zunächst die einzige Person, die den Ordner überhaupt "sieht". Dies gilt für alle Dokumente und andere Objekte in Ihrem Ordner, auch für Unterordner.

Erst wenn Sie andere Benutzer einladen, können diese als Mitglieder des Arbeitsbereiches auf Ihren Ordner und alle darin befindlichen Daten zugreifen. Natürlich können Sie Mitglieder Ihres Arbeitsbereiches auch wieder ausladen und ihnen damit den Zugang zum Arbeitsbereich wieder verwehren.

Um neue Mitglieder zu einem Ordner einzuladen, wechseln Sie bitte zunächst in den betreffenden Ordner und wählen dort im Menu "Teilen" die Aktion "Mitglied einladen" — oder klicken Sie auf die die Mitglied-Schaltfläche in der oberen Aktionssymbolleiste. Im folgenden Formular können Sie direkt einen oder mehrere Benutzer aus Ihrem persönlichen Adressbuch auswählen. Wenn Sie einen Benutzer einladen möchten, der noch nicht in Ihrem Adressbuch aufgeführt ist oder u.U. noch nicht am BSCW-Server angemeldet ist, so wählen Sie 'Emailadresse oder Benutzernamen eingeben' und geben Sie Adresse oder Benutzernamen ein. In diesem Formular können Sie auch 'Nach BSCW-Benutzern suchen' und Benutzer aus den Suchergebnis auswählen. Wählen Sie eine Rolle aus, unter der die neuen Mitglieder in den Arbeitsbereich eingeladen werden sollen, und geben Sie ggf. einen Einladungstext an, der an die neuen Mitglieder verschickt wird. Anschließend können Sie das Formular abschicken.

Wie sehe ich, ob sich eingeladene Benutzer angemeldet haben?

Wenn Sie einen Benutzer zu einem Arbeitsbereich einladen und dieser ist noch nicht am System registriert, so erhält dieser vom BSCW-System eine Email mit Informationen zum Anmeldevorgang. In der Mitgliederliste wird der Benutzer unter seiner Emailadresse angezeigt. Sobald sich der Benutzer am BSCW-System angemeldet hat, erscheint in der Mitgliederliste der Benutzername (statt seiner Emailadresse). Außerdem wird im Arbeitsbereich ein entsprechendes Ereignis vermerkt.

Um einen eingeladenen Benutzer an die Vervollständigung der Registrierung zu erinnern, können Sie dem Benutzer über die Aktion "Einladen" eine Erinnerung zusenden. Außerdem wird dabei die Anleitung zum Anmeldevorgang der Erinngerungsnachricht erneut beigefügt.

Wie können sich andere Benutzer am BSCW-Server anmelden?

Grundsätzlich gibt es drei Möglichkeiten, neue Benutzer am BSCW-Server anzumelden:

1. Selbstregistrierung der Mitglieder
2. Einladung durch bestehende BSCW-Nutzer
3. Einrichtung eines Benutzerkontos durch den Administrator

Erlaubt ein BSCW-Server die Selbstregistrierung, so können sich neue Benutzer über eine bestimmte Web-Adresse — unter Angabe Ihrer Emailadresse — dort selbst registrieren. Fragen Sie Ihren BSCW-Administrator nach der entsprechenden Möglichkeit zur Selbstregistrierung!

Wenn Sie als registrierter BSCW-Nutzer neue Mitglieder zu einem Arbeitsbereich einladen, die noch nicht auf dem BSCW-Server registriert sind, so wird für diese Mitglieder der Registrierungsprozess eingeleitet. Die Aufnahme von noch nicht registrierten Benutzern in einen Arbeitsbereich entspricht somit einer Einladung, sich bei dem BSCW-Server zu registrieren — eine Email mit den notwendigen Erklärungen wird automatisch an den Benutzer versandt. Ihre persönliche Nachricht wird dabei dieser automatisch erzeugten Nachricht hinzugefügt.

Ein BSCW-Administrator verfügt über verschiedene Möglichkeiten, neue Benutzer an einem BSCW-Server zu registrieren — wenden Sie sich für weitere Informationen an Ihren lokalen BSCW-Administrator.

Wie nehme ich an einer Diskussion teil?

Oft will man neben Dokumenten auch kurze Notizen oder gar ganze Diskussionen mit anderen Mitgliedern in einem Arbeitsbereich führen. Dazu bietet BSCW verschiedene Funktionen. Um in einem Arbeitsbereich eine neue Diskussion zu starten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Wählen Sie im Menu "Datei > Neu" die Aktion "Diskussion" — oder klicken Sie auf die Diskussions-Schaltfläche in der oberen Aktionssymbolleiste.

2. Tragen Sie Ihren Diskussionsbeitrag in das Formular ein — geben Sie dazu ein Betreff und eine Notiz ein und wählen Sie den Typ des Beitrags (dieser wird anschließend durch ein entsprechendes Symbol angezeigt).

3. Senden Sie das Formular ab, um die Diskussion zu eröffnen.

Andere Mitglieder können Ihren Beitrag jetzt lesen, darauf antworten oder neue Diskussionsstränge eröffnen. Um auf einen Beitrag zu antworten, wählen Sie aus dem Aktionsmenü des Beitrages die Aktion "Antworten" aus und füllen das Formular entsprechend aus.

Wie bearbeite ich ein Dokument?

Um ein Dokument aus einem Ordner zu bearbeiten, muss dieses zunächst auf den lokalen Rechner übertragen werden. Dabei sind folgende Schritte durchzuführen:

1. Wechseln Sie in den Ordner, in dem das zu bearbeitende Dokument abgelegt ist.

2. Übertragen Sie das Dokument auf Ihren lokalen Rechner.
Wählen Sie dazu das Dokument aus und weisen Sie den Web-Browser an, das Dokument in einem lokalen Verzeichnis zu speichern ("Speichern unter").

3. Wählen Sie dabei einen geeigneten Ordner auf Ihrem Rechner aus, so dass Sie das Dokument später leicht wiederfinden (z.B. "Eigene Dateien BSCW").

4. Bearbeiten Sie das Dokument nun, indem Sie die lokal gespeicherte Kopie mit der entsprechenden Anwendung öffnen (z.B. Microsoft Word).

5. Nach Abschluss der Bearbeitung sichern Sie das Dokument wie gewohnt auf Ihrem lokalen Rechner ("Speichern") und übertragen es anschließend zurück in den entsprechenden Ordner des BSCW. Wählen Sie dazu die Aktion "Ersetzen" aus dem Aktionsmenü des betreffenden Dokuments aus. Im Formular zur Dokumentübertragung wählen Sie das lokal bearbeitete Dokument zum Ersetzen aus.

Das bearbeitete Dokument wird nun in den Ordner übertragen und wird anschließend dort die vorherige Version ersetzen.

Bemerkung: Einige Dokumenttypen lassen auch eine direkte Bearbeitung im BSCW-System zu (z.B. Text- und HTML-Dokumente sowie unter bestimmten Systemvoraussetzungen auch MS-Office-Dokumente). Dies ist erkennbar an der Aktion "Bearbeiten" im Aktionsmenü. Dadurch ist es möglich, das betreffende Dokument direkt im BSCW-System in einem entsprechenden Formular zu editieren.

Wie stelle ich ein Dokument unter Versionskontrolle?

Beim Ersetzen von Dokumenten durch eine übearbeitete Fassung geht die ursprüngliche Fassung verloren. Um dies zu verhindern, kann man im BSCW-System Dokumente unter Versionskontrolle stellen. Dies ist sinnvoll, wenn Änderungen an Dokumenten nachvollziehbar sein sollen und alte Versionen eines Dokuments von Interesse sind.

Um ein Dokument im BSCW unter Versionskontrolle zu stellen, verwenden Sie die Aktion "Versionskontrolle" aus dem Aktionsmenü des betreffenden Dokuments. Geben Sie im Aktionsformular relevante Informationen zur aktuellen Version des Dokuments an. Bei versionierten Dokumenten wird eine bearbeitete Fassung über die Aktion "Neue Version" ins BSCW-System eingebracht.

Bemerkung: Bei der lokalen Bearbeitung ist zu beachten, dass während des Bearbeitungszeitraums andere Mitglieder des Arbeitsbereichs ebenfalls eine Bearbeitung des Dokuments vornehmen können, was u.U. zu unerwüschten Effekten führen kann (Änderungen gehen verloren). Um dies zu verhindern, sollte man die eigene Bearbeitung entsprechend ankündigen oder während dieses Zeitraums eine Bearbeitung durch Dritte verbieten — dies ist durch die Aktion "Sperren" möglich.

 

Wie werde ich vom BSCW-System über Änderungen informiert?

Werden Dokumente und andere Objekte gemeinsam in einer verteilten Gruppe bearbeitet, so ist es für alle Gruppenmitglieder wichtig, über den Fortschritt der Dokumentbearbeitung informiert zu werden. Zwei wichtige Informationsquellen stehen Ihnen dazu auf dem BSCW-System zur Verfügung.

1. Änderungsübersicht durch integrierte Ereignis-Symbole
2. Automatische Benachrichtigung durch täglichen Arbeitsbericht

Wenn Mitglieder einer Arbeitsgruppe ein Dokument lesen, schreiben, umbenennen usw., finden Sie im Ordnerverzeichnis hinter den Dokumentnamen entsprechende Symbole, die Lese- bzw. Schreibzugriffe anzeigen. Über die Symbole erhält man eine Übersicht über die erfolgten Aktionen seit der letzten Bestätigung.

Sie können zusätzlich einen automatisch versandten täglichen Arbeitsbereichsbericht vom BSCW-System anfordern, in dem Sie über Vorgänge, die in Ihren Arbeitsbereichen am Vortag erfolgt sind, informiert werden. Der tägliche Arbeitsbereichsbericht kann im Menü "Optionen > Standard-Ereignisfilter" abonniert werden und wird Ihnen auf Wunsch täglich einmal per Email zugestellt.

Wie verschicke ich eine Email aus BSCW?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, aus BSCW heraus Email zu verschicken: Wenn Sie aus einer Mitgliederliste eine Reihe von Benutzern auswählen, dann können Sie über die Aktion "Email" eine Nachricht an die Benutzer erstellen — dazu wird Ihr bevorzugtes Email-Programm gestartet und die Adressen in die entsprechenden Felder einer neuen Emailnachricht eingefügt. Wenn Sie die Email innerhalb des BSCW-Systems erstellen wollen, so wählen Sie stattdessen die Aktion "versenden" — es erscheint ein entsprechendes Formular, in dem die Adressaten bereits eingetragen sind. Sie können nun den Text eingeben und die Nachricht absenden.

Wenn Sie Dokumente aus einem Arbeitsbereich heraus an andere Benutzer versenden wollen (z.B. an solche, die keinen Zugang zu diesem Arbeitsbereich haben), so wählen Sie dazu bitte zunächst die Dokumente aus und rufen Sie anschließend die Aktion "versenden" auf. Im nachfolgenden Formular können Sie die Adressaten aus Ihrem Adressbuch auswählen und eine Mitteilung verfassen.

Ich habe mein Passwort vergessen — was kann ich tun?

Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie sich einfach erneut am BSCW-Server registrieren — geben Sie dazu unbedingt dieselbe Emailadresse an, unter der Sie sich anfangs beim BSCW-Server registriert haben. Das System wird feststellen, dass es schon einen vollständig registrierten Benutzer mit dieser Emailadresse gibt, und wird Ihnen anbieten, sich erneut zu registrieren, weil Sie Ihren Benutzernamen oder Ihr Passwort vergessen haben. Dazu wird Ihnen eine Email mit entsprechenden Instruktionen zugeschickt — die Email enthält eine Web-Adresse (URL), über die Sie sich erneut anmelden können. Starten Sie Ihren Web-Browser und öffnen Sie die angegebene URL. Sie sehen ein Formular, das den Benutzernamen anzeigt, für den die angegebene Emailadresse registriert ist. Um sich nun erneut zu registrieren, geben Sie einfach ein neues Passwort ein.

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