### Arbeiten mit dem Aktenkoffer

Aktenkoffer-Aktionen sind nur in den Kompetenzniveaus ‚Fortgeschrittener‘ und ‚Experte‘ verfügbar. Wählen Sie mit Optionen Niveau eines dieser Kompetenzniveaus, um den Aktenkoffer zu benutzen.

Um einen Ordner für den Abgleich mit dem lokalen Computer vorzubereiten, muss zunächst ein Verweis auf diesen Ordner im Aktenkoffer abgelegt werden:

• Wählen Sie Verweis in Aktenkoffer im Aktionsmenü eines Ordners oder Arbeitsbereichs, um diesen für den Abgleich mit Ihrem lokalen Computer zu bestimmen. Der Ordner bleibt an seiner ursprünglichen Stelle in BSCW erhalten. Sie können nicht einzelne Dokumente in den Aktenkoffer einbringen, sondern nur ganze Ordner.

• Sie können auch mehrere Ordner in den Aktenkoffer einbringen, indem Sie diese Ordner zunächst auswählen und dann in der Mehrfachwahl-Symbolleiste anklicken.

Um einen Ordner wieder aus dem Aktenkoffer zu entfernen und damit vom Abgleich mit Ihrem lokalen Rechner auszuschließen,

• öffnen Sie den Aktenkoffer z.B. mit Anzeigen Aktenkoffer aus dem oberen Menü und

• wählen Entfernen im Aktionsmenü des betreffenden Ordners.

Dem BSCW-Aktenkoffer entspricht auf Ihrem lokalen Computer ein lokaler Aktenkoffer-Ordner, der nach einem erfolgreichen Abgleich dieselben Ordner und Dokumente enthält wie Ihr BSCW-Aktenkoffer. Den Ort dieses lokalen Aktenkoffers und weitere Synchronisierungseinstellungen legen Sie wie folgt fest:

• Wählen Sie Optionen Einstellungen im oberen Menü.

• Gehen Sie zur Abteilung ‚Synchronisierung‘ des Aktionsformulars.

• Geben Sie den (geänderten) Ort für den lokalen Ordner des Aktenkoffers als Pfad im Dateisystem Ihres lokalen Computers im entsprechenden Feld ein.

• Kreuzen Sie die Option Versionen eines Dokuments in Aktenkoffer übernehmen an, um auch die Versionen eines versionierten BSCW-Dokuments in Ihren lokalen Aktenkoffer zu übernehmen. Die Versionen eines Dokuments DokName werden in einem Unterordner DokName.versions des lokalen Aktenkoffers abgelegt. Beachten Sie, dass standardmäßig nur bis zu drei neuere Versionen eines Dokuments übernommen werden. Wenn Sie mehr Versionen übernehmen wollen, fragen Sie Ihren Systemadministrator.
Wenn diese Option nicht aktiviert ist, wird bei der Synchronisierung nur die aktuelle Version eines BSCW-Dokuments unter Versionskontrolle in den lokalen Aktenkoffer übernommen.

• Kreuzen Sie die Option Dokumentnamen um übliche Dateinamenendungen erweitern an, um Dokumentnamen um die üblichen Dateinamenendungen zu erweitern, wenn die Dokumente in den lokalen Aktenkoffer übernommen werden. Ein BSCW-Dokument DokName vom MIME-Typ ‚Adobe PDF‘ z.B. wird als DokName.pdf in den lokalen Aktenkoffer übernommen.

Sie müssen den Ordner für den lokalen Aktenkoffer nicht erzeugen, er wird beim ersten Abgleich automatisch angelegt.

Hinweis: Mit der Aktion Optionen Einstellungen können Sie den Ort des lokalen Aktenkoffer-Ordners auf Ihrem lokalen Computer wie oben beschrieben nachträglich ändern. In diesem Fall wird der alte Aktenkoffer beim nächsten Abgleich nicht mehr berücksichtigt und dort geänderte Dokumente werden nicht zum BSCW-Server übertragen. Führen Sie daher eine Änderung des Pfades zum Aktenkoffers nur nach einem erfolgreichen Abgleich durch und löschen Sie anschließend den alten lokalen Aktenkoffer auf dem lokalen Computer. Beim nächsten Abgleich wird der neue lokale Aktenkoffer erzeugt.

Den Abgleich des Aktenkoffers mit Ihrem lokalen Computer führen Sie wie folgt durch:

• Öffnen Sie den Aktenkoffer z.B. mit Anzeigen Aktenkoffer aus dem oberen Menü.

• Wählen Sie dort Abgleichen im Kontextmenü des Aktenkoffers oder klicken Sie auf in der Schnellstartleiste.

• Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem ein Fortschrittsbalken für den Fortgang des Abgleichs angezeigt wird. Es werden zunächst die Änderungen berechnet und diese dann in einer Voransicht „Auswahl Ordner für Abgleich“ angezeigt; wählen Sie nun die Ordner, die Sie mit dem Aktenkoffer in BSCW abgleichen möchten.

• Wählen Sie [Start], um den Abgleich zu beginnen. Je nach Umfang des Aktenkoffers und Anzahl der Änderungen kann der Abgleich einige Minuten in Anspruch nehmen. Bitte warten Sie ab, bis der Fortschrittsbalken 100% erreicht hat.

• Nach Beendigung des Abgleichs wird eine Liste der Ordner und Dokumente angezeigt, die übertragen worden sind. Dabei werden die folgenden Symbole verwendet:

Information über eine beim Abgleich durchgeführte Aktion.

Warnung über eine beim Abgleich durchgeführte Aktion.

Hinweis auf einen Fehler, der beim Abgleich aufgetreten ist.

Es wurde ein Dokument vom Server in den lokalen Aktenkoffer übertragen.

Es wurde ein Dokument vom lokalen Aktenkoffer zum Server übertragen.

Es wurde ein Konflikt festgestellt (und eine neue Version in BSCW erzeugt).

• Anschließend können Sie das Fenster über die dafür vorgesehene Schaltfläche schließen.

Bei der Synchronisierung der Aktenkoffer können sowohl Dokumente vom BSCW-Server in den lokalen Aktenkoffer des lokalen Computers übertragen werden als auch vom lokalen Computer zum BSCW-Server. Dabei ist folgendes zu beachten:

o Beim Abgleich werden nur Ordner und Dokumente berücksichtigt. Andere BSCW-Objekte wie etwa Notizen, Kalender oder URLs werden nicht in den lokalen Aktenkoffer übertragen.

o Dokumente und Ordner aus dem BSCW-Aktenkoffer, die noch nicht im lokalen Aktenkoffer vorhanden sind, werden beim Abgleich zum lokalen Aktenkoffer übertragen.

o Dokumente und Ordner, die im lokalen Aktenkoffer erzeugt werden, werden beim nächsten Abgleich im entsprechenden Ordner im BSCW-Aktenkoffer abgelegt (wenn die Zugriffsrechte ausreichen).

o Es dürfen keine neuen Dokumente oder Ordner auf oberster Ebene im lokalen Aktenkoffer erstellt werden, sondern nur innerhalb dort bereits vorhandener Ordner. Neue Ordner auf oberster Ebene müssen zuerst im BSCW-Aktenkoffer über die Aktion Ver weis in Aktenkoffer angelegt werden. Widrigenfalls erfolgt eine Fehlermeldung beim Abgleich.

o Dokumente und Ordner, die im BSCW-Aktenkoffer gelöscht worden sind, werden beim Abgleich aus dem lokalen Aktenkoffer gelöscht, sofern sie dort nicht geändert worden sind. Dasselbe gilt für eine Umbenennung im BSCW-Aktenkoffer.

o Dokumente aus dem BSCW-Aktenkoffer, die bereits im lokalen Aktenkoffer vorhanden sind, aber dort nicht geändert worden sind, werden zum lokalen Aktenkoffer übertragen, wenn sie in BSCW seit der letzten Synchronisierung geändert worden sind.

o Dokumente, die im lokalen Aktenkoffer geändert worden sind, werden beim Abgleich in den entsprechenden Ordner im BSCW-Aktenkoffer übertragen. Dabei wird mit dem dort bereits vorhandenen Dokument wie folgt verfahren:

o Das Dokument wird ersetzt, wenn es nicht bereits unter Versionskontrolle steht und dort nicht geändert worden ist.

o Es wird eine neue Version erzeugt, wenn das Dokument bereits unter Versionskontrolle steht.

o Wenn das Dokument auch in BSCW geändert worden ist (Konfliktfall), wird immer eine neue Dokumentversion erzeugt. Dazu wird das Dokument, wenn noch nicht geschehen, unter Versionskontrolle gestellt und das lokal geänderte Dokument als neue Version mit einem entsprechenden Versionskommentar versehen. Der Konfliktfall wird zudem nach dem Abgleich in der Resultatsliste entsprechend angezeigt.

Um einen etwaigen Konflikt aufzulösen, müssen Sie entscheiden, welche Änderung vorrangig ist. Ist die Änderung in BSCW vorrangig, so sollten Sie die letzte Version in BSCW löschen (diese stammt aus dem lokalen Aktenkoffer) und das Dokument aus dem lokalen Aktenkoffer löschen, um einen weiteren Konflikt zu verhindern. Ist hingegen die lokale Änderung vorrangig, so ist keine Aktion in BSCW notwendig (das lokal geänderte Dokument entspricht der aktuellen Version in BSCW). Um Konflikte zu vermeiden, empfiehlt es sich bei einer geplanten lokalen Bearbeitung eines Dokuments im Aktenkoffer, das Dokument vor der Bearbeitung in BSCW zu sperren.