#### Mitgliedergruppen in Gemeinschaften einladen

Die Auswirkung einer Einladung der Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs X in eine Gemeinschaft Y ist noch unerwarteter als bei der Einladung von Gemeinschaften in Mitgliedergruppen. Wir müssen hier zwei Fälle unterscheiden:

o Arbeitsbereich X ist ein Gemeinschaftsarbeitsbereich, d.h. er hat Gemeinschaft X als Mitglied.

o Arbeitsbereich X ist kein Gemeinschaftsarbeitsbereich.

Fall 1: Wenn Sie die Mitgliedergruppe eines Gemeinschaftsarbeitsbereichs X in eine Gemeinschaft Y einladen, wird die Gemeinschaft X (und nicht die Mitgliedergruppe) Mitglied der Gemeinschaft Y, d.h. sie wird eine Untergemeinschaft von Y. Mitglieder der Gemeinschaft X können auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich Y in der Gemeinschaftsrolle von Y zugreifen, während andere Mitglieder des Gemeinschaftsarbeitsbereichs X auch Mitglieder der Gemeinschaft X werden müssen, um auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich Y zugreifen zu können. Denn durch diese Aktion wird Gemeinschaftsarbeitsbereich Y kein Teilbereich von X, wiewohl Gemeinschaft X eine Untergemeinschaft von Y ist.

Fall 2: Wenn Sie die Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs X, der noch keine Gemeinschaft als Mitglied hat, in eine Gemeinschaft Y einladen, wird eine verborgene Gemeinschaft mit der Gemeinschaftsrolle Mitglied zu X hinzugefügt, alle Mitglieder von X mit dieser Rolle werden als Mitglieder in die neue Gemeinschaft X überführt und die neue Gemeinschaft wird Mitglied von Gemeinschaft Y. Infolgedessen können alle Mitglieder von Arbeitsbereich X in der Rolle Mitglied nach dieser Aktion auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich Y als Mitglieder von Gemeinschaft X zugreifen, andere Mitglieder können dies nicht, es sei denn, sie sind auch Mitglied von Y. Wieder wird der Gemeinschaftsarbeitsbereich Y durch diese Aktion kein Teilbereich von X.

Die Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs kann nicht direktes Mitglied einer Gemeinschaft werden, weil die potentiell verschiedenen Rollen, die die Mitglieder einer Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs innehaben, das Konzept der Gemeinschaft als einer Gruppe von vielen Mitgliedern mit derselben Rolle verletzen würde. Statt also das Einladen von Mitgliedergruppen in Gemeinschaften komplett zu verbieten, ist die nächstbeste Lösung, statt der Mitgliedergruppe die Gemeinschaft des Arbeitsbereichs einzuladen oder, wenn der Arbeitsbereich noch keine Gemeinschaft haben sollte, ihm eine solche mit allen Mitgliedern in der Standardrolle Mitglied hinzuzufügen und diese einzuladen.

Beachten Sie, dass dasselbe Verfahren angewandt wird, wenn eine Gemeinschaft mit Mitgliedergruppen als initialen Mitgliedern erzeugt wird: nicht die Mitgliedergruppen werden Mitglieder, sondern die Gemeinschaften ihrer Arbeitsbereiche, die gegebenenfalls den Arbeitsbereichen erst hinzugefügt werden, sollten sie noch keine Gemeinschaften haben.

Dieser letztere Mechanismus unterstützt die Überführung einer hierarchischen Organisation von Mitgliedergruppen in dieselbe Organisation mit Gemeinschaften, was besonders nützlich ist, wenn die Mitgliedergruppen zu groß geworden sind. Als Beispiel benutzen wir wieder Abteilung D von oben mit ihren drei Unterabteilungen A, B und C, die ihrerseits wieder aus untergeordneten Organisationseinheiten bestehen. Wenn Sie diese hierarchische Organisation auf BSCW-Arbeitsbereiche und ihre assoziierten Mitgliedergruppen abbilden wollen, könnten Sie wie folgt vorgehen:

• Erzeugen Sie Arbeitsbereiche für die Abteilung, die Unterabteilungen, und die untergeordneten Einheiten.

• Laden Sie die Benutzer, die zu den untergeordneten Einheiten gehören, in die entsprechenden Arbeitsbereiche ein, und fügen Sie die Mitgliedergruppen dieser Arbeitsbereiche Ihrem Adressbuch hinzu.

• Laden Sie die Mitgliedergruppen der untergeordneten Einheiten zu den Arbeitsbereichen der Unterabteilungen ein und schließlich die Mitgliedergruppen der Unterabteilungen zum Arbeitsbereich der Abteilung.

Dieses Vorgehen resultiert in einer hierarchischen Organisation der Mitgliedergruppen: Mitgliedergruppen einer unteren Ebene in der Hierarchie sind Mitglieder von Mitgliedergruppen der nächsthöheren Ebene. Für die diesbezüglichen Arbeitsbereiche gilt die umgekehrte Beziehung: ein Arbeitsbereich eine oberen Ebene in der Hierarchie ist in Arbeitsbereichen der nächstniedrigeren Ebene enthalten. Auf diese Weise hat ein Mitglied eines Arbeitsbereichs unten in der Hierarchie Zugriff auf alle Arbeitsbereiche höher in der Hierarchie, die auf dem Pfad liegen, der von seinem Arbeitsbereich zur Spitze der Hierarchie führt. Nehmen Sie als Beispiel Einheit X, die zu Unterabteilung A gehört: ein Mitglied von X hat auch Zugriff auf die Arbeitsbereiche A und D, weil D in A enthalten ist, was wiederum in X enthalten ist.

Wenn Ihre Mitgliedergruppen zu groß und infolgedessen die Antwortzeiten zu lang geworden sind, würden Sie Ihre existierende Organisation gerne von Mitgliedergruppen auf Gemeinschaften umstellen, um eine bessere Performanz zu erzielen. Dies ist relativ einfach, wenn Sie beim Aufbau der Organisation wie üblich allen normalen Mitgliedern Ihrer Arbeitsbereiche die Standardrolle Mitglied zugewiesen haben. Sie sollten folgendermaßen vorgehen:

• Fügen Sie dem Arbeitsbereich der Abteilung D eine verborgene Gemeinschaft hinzu, indem Sie Zugang Gemeinschaft hinzufügen im Aktionsmenü des Arbeitsbereichs verwenden. Als Gemeinschaftsrolle wählen Sie Mitglied. Die neue Gemeinschaft ist zunächst leer.

• Gehen Sie auf die Mitgliederseite von D, indem Sie auf das Symbol in der ‚Teilen‘-Spalte des Arbeitsbereicheintrags von D klicken. Die Mitgliederseite zeigt die Einträge der neuen Gemeinschaft D und der Gruppen der drei Unterabteilungen ‚Mitglieder von A‘, ‚Mitglieder von B‘ und ‚Mitglieder von C‘ (und zusätzlich noch Ihren eigenen Eintrag als Manager und etwaige andere Funktionsträger).

• Laden Sie die drei Mitgliedergruppen ein, indem Sie ihre Auswahlkästchen ankreuzen und auf in der Mehrfachwahl-Symbolleiste klicken. So erzeugen Sie drei Gemeinschaften A, B und C mit den Mitgliedern der Arbeitsbereiche A, B und C in der Rolle Mitglied. Diese Gemeinschaften werden Mitglieder von Gemeinschaft D.

• Die untergeordneten Organisationseinheiten werden automatisch auf Gemeinschaften umgestellt, da ihre Mitgliedergruppen rekursiv die initialen Mitglieder von Gemeinschaften stellen, die bei dem Prozess nach und nach erzeugt werden. Nehmen Sie als Beispiel zwei Einheiten X und Y, die zur Unterabteilung A gehören. Wenn die Gemeinschaft A erzeugt wird, sind ihre initialen Mitglieder die Mitgliedergruppen von X und Y. Folglich werden den Arbeitsbereichen X und Y Gemeinschaften mit den Mitgliedern von X und Y in der Rolle Mitglied hinzugefügt, die ihrerseits dann Mitglieder von Gemeinschaft A werden.

Anstatt diesen Prozess damit zu beginnen, dem Arbeitsbereich D eine leere Gemeinschaft hinzuzufügen, in die dann die Mitgliedergruppen der Unterabteilungen eingeladen werden, können Sie gleich auf die Mitgliederseite von D gehen und die Gemeinschaft D mit den initialen Mitgliedern ‚Mitglieder von A‘, ‚Mitglieder von B‘ und ‚Mitglieder von C‘ erzeugen, indem Sie ihre Auswahlkästchen ankreuzen und auf in der Mehrfachwahl-Symbolleiste klicken. Auf diese Weise ist die Umstellung einer standardmäßigen hierarchischen Organisation von Mitgliedergruppen auf Gemeinschaften in einem einzigen Schritt möglich. Natürlich können Sie die Gemeinschaftsrollen und Aufnahmeregelungen einiger Gemeinschaften hinterher noch feiner einstellen und auch Arbeitsbereichsmitglieder, die andere Rollen als Mitglied haben, manuell in die entsprechenden Gemeinschaften aufnehmen (vgl. auch den folgenden Hinweis).

Hinweis: Die Umstellung einer hierarchischen Organisation von Mitgliedergruppen und ihrer Arbeitsbereiche auf Gemeinschaften, wie sie oben beschrieben wurde, lässt die betroffenen Arbeitsbereiche ihre ursprünglichen Enthaltenseins-Relationen verlieren; der Zugriff auf die Arbeitsbereiche, die höher in der Hierarchie angesiedelt sind, wird durch die hierarchische Organisation der entsprechenden Gemeinschaften ermöglicht und nicht dadurch, dass die Arbeitsbereiche ineinander enthalten sind. Dies hat zur Konsequenz, dass alle Arbeitsbereichsmitglieder in anderen Rollen als Mitglied den Zugriff auf Arbeitsbereiche in höheren hierarchischen Ebenen verlieren, weil sie nicht automatisch zu Mitgliedern ihrer jeweiligen assoziierten Gemeinschaft gemacht werden.