## Hochladen per E-Mail

Als Alternative zum Hochladen von Dokumenten über die Aktion Datei Neu Dokument bzw. über die BSCW-Hilfsprogramme können Sie Textnachrichten oder auch Dokumente als Anhang per E-Mail an einen Ordner senden.

Bitte beachten Sie, dass das Hochladen per E-Mail aus Sicherheitsgründen ausdrücklich von Ihrem BSCW-Administrator für Ihren BSCW-Server aktiviert werden muss. In der Standard-Installation ist diese Möglichkeit nicht aktiviert.

Um Textnachrichten und Dokumente in einen Ordner per E-Mail hochzuladen, müssen Sie diesen zunächst dafür freigeben:

• Wählen Sie Zugang E-Mail-Freigabe im Aktionsmenü desjenigen Ordners, den Sie für Hochladen per E-Mail freischalten möchten. Diese Aktion steht standardmäßig nur den Managern eines Ordners zur Verfügung.

• Im Formular ‚Hochladen per E-Mail‘ können Sie festlegen, wer Nachrichten und Dokumente per E-Mail in Ihren Ordner hochladen darf:

o nur Mitglieder dieses Ordners;

o nur registrierte Mitglieder von BSCW – auch wenn sie nicht Mitglied dieses Ordners sind;

o jedermann, d.h. der Ordner ist für den allgemeinen öffentlichen Zugang freigegeben.

Ferner können Sie eine Nachricht mit der Adresse des freigegebenen Ordners an alle Mitglieder des Ordners schicken lassen. Diese E-Mail-Adresse lautet normalerweise bscw+OrdnerId@Ihr-BSCW-Server oder bscw-OrdnerId@Ihr-BSCW-Server in Abhängigkeit von dem E-Mail-Server, der verwendet wird. Es ist zu empfehlen, diese Nachricht abzuwarten, bevor mit dem Hochladen begonnen wird.

Um nun eine Nachricht und Dokumente in den freigegebenen Ordner hochzuladen, gehen Sie wie folgt vor:

• Verfassen Sie eine E-Mail-Nachricht, fügen Sie Dokumente als Anhänge hinzu und schicken Sie diese Nachricht an die Adresse des Ordners. Diese Aktion steht jetzt natürlich auch allen Personen frei, für die Sie den Ordner freigegeben haben.

Wenn die E-Mail-Nachricht erfolgreich an den Ordner geschickt wurde, befindet sich dort ein neues Objekt vom Typ E-Mail-Nachricht mit dem ‚Betreff‘ der Nachricht als Namen. Sollte kein Betreff eingegeben worden sein, hat das Objekt den Namen ‚Nachricht von Benutzername‘. Es handelt sich bei dem Objekt um ein Dokument nach Internet-Norm RFC 822, das den Text der E-Mail-Nachricht sowie ihre Anhänge enthält (MIME-Typ `message/rfc822`).

• Klicken Sie auf den Objektnamen, um die Nachricht selbst und eventuelle Text- oder HTML-Anhänge zu lesen.

• Wählen Sie Extrahieren im Aktionsmenü der E-Mail-Nachricht, um auf die Anhänge der Nachricht zuzugreifen. Dies funktioniert genauso wie bei Archiven: Die Anhänge befinden sich nun in Ihrer Zwischenablage und können von dort aus an geeignete Stellen in Ihren Arbeitsbereichen verteilt werden.

BSCW identifiziert Benutzer beim Hochladen per E-Mail über die Absenderadresse. Nur wenn diese Adresse einem Benutzer zugeordnet werden kann und das Hochladen per E-Mail für diesen Benutzer und den adressierten Ordner freigegeben wurde, können Nachrichten und Dokumente auf diesem Weg in BSCW hochgeladen werden. Andernfalls wird das Hochladen mit einer entsprechenden Fehlermeldung zurückgewiesen. Sie sollten Ihrem persönlichen Profil weitere E-Mail-Adressen hinzufügen, wenn Sie E-Mail-Nachrichten von verschiedenen E-Mail-Adressen aus hochladen wollen (siehe 4.1.1 „Zusätzliche E-Mail-Adresse registrieren).

Sie können das Hochladen per E-Mail für einen Ordner jederzeit auch wieder sperren:

• Wählen Sie Zugang E-Mail-Freigabe im Aktionsmenü eines Ordners, den Sie freigegeben haben, aktivieren Sie die Option ‚gesperrt‘ im Formular ‚Hochladen per E-Mail‘ und bestätigen Sie mit [OK].

Achtung: Seien Sie bei der Freigabe Ihrer Ordner für Hochladen per E-Mail sehr vorsichtig: Allein die Freigabe für alle Benutzer Ihres BSCW-Servers gibt dieses Recht möglicherweise Tausenden von Personen, die Sie in der Regel nicht kennen. Noch genauer sollten Sie erwägen, ob eine allgemeine anonyme Freigabe nötig und sinnvoll ist.