### Endgültigen Termin festlegen

Der Organisator einer Terminabstimmung kann sich über den aktuellen Stand der Terminabstimmung informieren, indem er sie öffnet (entweder durch Klicken auf den Terminabstimmungseintrag in der Ordnerübersicht oder durch Auswahl von Öffnen im Aktionsmenü der Terminabstimmung). Der Organisator kann sich auch an das nahende Ende des Abstimmung per E-Mail erinnern lassen. Eine solche Erinnerungsnachricht enthält einen Verweis auf die Terminabstimmung.

Die Zeile ‚Endgültiger Termin‘ im Formular der Terminabstimmung zeigt den aggregierten Status der vorgeschlagenen Termine an:

o Grün: Alle Teilnehmer haben zugestimmt.

o Orange: Kein Teilnehmer hat abgelehnt, mindestens ein Teilnehmer hat mit ‚Unter Vorbehalt‘ abgestimmt.

o Rot: Mindestens ein Teilnehmer hat abgelehnt.

Als Organisator werden Ihnen hier zwei zusätzliche Schaltflächen angeboten, um den endgültigen Termin festzulegen oder um die Terminabstimmung abzubrechen, z.B. weil offenbar kein Termin gefunden werden kann, der allen Teilnehmern passt.

• Legen Sie den endgültigen Termin fest, indem Sie einen Termin in der Zeile ‚Endgültiger Termin‘ anklicken und dann auf [Festlegen] klicken. Damit beenden Sie auch die Abstimmung.

• Im Aktionsformular ‚Terminabstimmung beenden‘ können Sie einen Kommentar angeben, der der ansonsten automatisch erzeugten E-Mail-Nachricht hinzugefügt wird, die den Teilnehmern das Ende der Abstimmung mitteilt. Sie können den endgültigen Termin auch in Ihren persönlichen Kalender oder den Gruppenkalender des Arbeitsbereichs, der die Terminabstimmung enthält, übernehmen (falls ein solcher Gruppenkalender existiert).

• Klicken Sie auf [Ohne Termin beenden], um die Terminabstimmung zu beenden, ohne einen endgültigen Termin festzulegen. Im Aktionsformular ‚Terminabstimmung beenden‘ können Sie wiederum einen Kommentar angeben, der der E-Mail-Nachricht hinzugefügt wird, die den Teilnehmern das Ende der Abstimmung mitteilt.

Die Teilnehmer werden sämtlich per E-Mail über den endgültigen Termin bzw. das Ende der Abstimmung benachrichtigt. Wenn ein endgültiger Termin festgelegt wurde, enthält diese Nachricht einen Verweis, mit dem auch die Teilnehmer den endgültigen Termin (im iCal-Format) in ihren BSCW- oder sonstigen Kalender übernehmen können.

Beachten Sie, dass nicht nur der Organisator, d.h. der Erzeuger einer Terminabstimmung, einen endgültigen Termin festlegen kann, sondern auch der Manager des Arbeitsbereichs, der die Terminabstimmung enthält.