### Rollen definieren und ändern

Einige Rollen in BSCW sind schon vom System vordefiniert wie z.B. Manager, Mitglied oder Eingeschränktes Mitglied. Diese Rollen können Benutzern für alle BSCW-Objekte zugewiesen werden und sind daher überall verwendbar.

Darüber hinaus können Sie neue Rollen definieren, wenn Sie sie für eine bestimmte Anwendung brauchen. Beispiele wären Lehrer, Schüler oder Gast. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

• Wählen Sie Zugang Neue Rolle im Aktionsmenü desjenigen Objekts, für das Sie eine neue Rolle definieren wollen. Handelt es sich dabei um einen Ordner, gilt die neue Rolle auch für den Inhalt des Ordners.

• Im Formular ‚Neue Rolle‘ geben Sie den Namen für die neue Rolle ein. Nun legen Sie fest, welche Zugriffsrechte künftige Rolleninhaber erhalten sollen und welche nicht. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Sie können auf Rollen zurückgreifen, die bereits im aktuellen Arbeitsbereich definiert sind. Wählen Sie dazu aus der Liste der bestehenden Rollen eine Rollenvorlage aus und selektieren Sie das Kästchen daneben. Die Rollenvorlage können Sie dann mit [Rolle ändern...] Ihren Bedürfnissen anpassen.

• Sie können die Zugriffsrechte der neuen Rolle auch völlig neu zusammenstellen. Dazu wählen Sie die Verwendung einer Rollenvorlage ab und markieren die Aktionsgruppen, zu denen die Rolleninhaber berechtigt sein sollen. Alle BSCW-Aktionen, die der Zugriffskontrolle unterliegen, sind in Aktionsgruppen eingeteilt. Im folgenden sind die Aktionsgruppen mit einigen typischen Beispielen aufgeführt:
Lesen: Öffnen, Kopieren
Lesen (erw.): Mehr Information
Ändern: Neuer Ordner, Dokument hochladen, Beschreibung ändern
Ändern (erw.): Entfernen
Eigentümer: Rolle zuweisen, Rolle ändern
Teilen: Mitglied einladen, Mitglied entfernen
Teilen (erw.): Neue Rolle, Hochladen per E-Mail
Bearbeiten: Ausschneiden, Notiz bearbeiten
Wählen Sie [Rolle ändern...], um alle Aktionsgruppen im Detail anzeigen zu lassen – diejenigen, die Sie angekreuzt haben als auch diejenigen, die Sie nicht angekreuzt haben.

• Bestätigen Sie mit [OK], wenn Sie mit den Aktionsgruppen, die Sie ausgewählt haben, zufrieden sind, oder klicken Sie auf [Rolle ändern ...], um nötige Feineinstellungen an der neu definierten Rolle auf Aktionsebene vorzunehmen (vgl. weiter unten bei Rolle ändern ).

Selbstdefinierte Rollen sind auf den Geltungsbereich des betreffenden Objekts beschränkt und können nur dort verwendet werden.

Sowohl vordefinierte als auch selbstdefinierte Rollen werden als normale Rollen bezeichnet, weil sie in ihrem Geltungsbereich ohne Einschränkungen zugewiesen werden können. Daneben gibt es auch noch Spezialrollen, die nur eingeschränkt anderen Benutzern zugewiesen werden können oder sich in spezieller Weise vererben. Nur Systemadministratoren können Spezialrollen neu definieren (oder löschen). Beispiele für Spezialrollen sind Eigentümer und Erzeuger.

Alle Rollen (normale Rollen sowie Spezialrollen) können für beliebige Objekte geändert werden.

• Dazu wählen Sie Zugang Rolle ändern im Aktionsmenü desjenigen Objekts, für das Sie Rollen ändern wollen.

• Wählen Sie die Rolle aus, die Sie ändern möchten, und bestätigen Sie mit [OK]. An dieser Stelle können auch etwaige schon vorgenommene Rollenänderungen mit [Alle Rollenänderungen zurücksetzen] in ihrer Gesamtheit für das Objekt zurückgenommen werden.

• Im nachfolgenden Formular wählen Sie diejenigen Aktionen aus, die für die geänderte Rolle erlaubt sein sollen, und bestätigen mit [OK]. Wenn es sich um eine selbstdefinierte Rolle handelt, kann sie hier auch mit [Rolle entfernen] gelöscht werden.

Hinweis: Wenn für eine Rolle die Aktion ‚Ausschneiden‘ erlaubt ist, ist auch automatisch die Aktion ‚Entfernen‘ erlaubt, auch wenn sie nicht angekreuzt wurde. Dies ist deshalb so geregelt, weil ein Objekt nach dem Ausschneiden ohne weitere Einschränkung aus der Zwischenablage entfernt werden kann. Die Aktion ‚Ausschneiden‘ schließt also mittelbar die Aktion ‚Entfernen‘ mit ein.

Die geänderten Rollendefinitionen gelten für den Geltungsbereich des Objekts, wo sie geändert wurden, aber nicht außerhalb! Das bedeutet, dass es verschiedene Rollen mit demselben Namen in unterschiedlichen Geltungsbereichen geben kann, d.h. Mitglieder in zwei Arbeitsbereichen können durchaus verschiedene Zugriffsrechte haben.