### Dokumente in BSCW hochladen

Sie können eine Datei von Ihrem lokalen Rechner in einen Ordner des BSCW-Servers hochladen. Dort wird die Datei als Dokument behandelt. Für Browser mit eingebauter Dateiübertragungsfunktion („file upload“; z.B. Firefox, Internet Explorer oder Safari) ist keine zusätzliche Software zum Hochladen in BSCW erforderlich.

Wenn Sie jedoch häufiger große Dokumente oder eine Vielzahl von Dokumenten hochladen, sollten Sie die Verwendung der browserunabhängigen BSCW-Hilfen zum Hochladen von Dokumenten in Betracht ziehen (für Einzelheiten siehe 9.5 „Hilfen zum Hochladen von Dokumenten).

Für das Hochladen von Dokumenten mit dem Browser

• wählen Sie Datei Neu Dokument , um das Formular ‚Dokument hochladen‘ anzuzeigen, das aus drei Abteilungen ‚Allgemeines‘, ‚Auto-Versionierung‘ und ‚Attribute‘ besteht.

• In der Abteilung ‚Allgemeines‘ wählen Sie über den üblichen ‚Datei öffnen‘-Dialog eine Datei aus. Verzeichnispfad und Name der ausgewählten Datei werden automatisch in das Formular eingetragen. In BSCW gilt derselbe Dateiname, sofern Sie keinen neuen Namen im Feld ‚Name‘ vergeben. Wählen Sie einen Dokumentnamen, der den Inhalt des Dokuments für die anderen Mitglieder des Arbeitsbereichs treffend beschreibt.

Sonderzeichen im Dokumentnamen wie Akzente oder Umlaute sollten vermieden werden, wenn Sie planen, über verschiedene Computer-Plattformen hinweg zu kooperieren, z.B. zwischen Windows und Macintosh. Das Suffix im Dokumentnamen (z.B. *.doc), das auf manchen Plattformen den Datei-Typ anzeigt, sollte beibehalten werden, da es die Erkennung des Datei-Typs erleichtert, wenn das Dokument von anderen Mitgliedern des Arbeitsbereichs wieder heruntergeladen wird: der BSCW-Dokumentname wird standardmäßig als lokaler Dateiname verwendet!

• Im Feld ‚Tags‘ können Sie frei wählbare Schlagwörter eintragen, die das neue Dokument charakterisieren. Diese Schlagwörter können beim Suchen verwendet werden. Mehrere Tags werden durch Leerzeichen getrennt. Es wird nicht zwischen Groß- und Kleinbuchstaben unterschieden.

• Im Feld ‚Beschreibung‘ können Sie eine Beschreibung des Dokumentinhalts bzw. Anweisungen, wie es zu benutzen ist, eingeben.

• Sie können die Qualität des Dokuments bewerten, indem Sie eine der angebotenen Bewertungen auswählen. Die Bewertung können Sie nachträglich mit Ändern Bewerten ändern. BSCW zeigt alle Bewertungen auf der Info-Seite des Dokuments an; der mittlere Wert aller Bewertungen (Median) wird in der Spalte ‚Wert‘ des Dokumenteintrags mit einem Symbol dargestellt (bei nur zwei Bewertungen wird der Mittelwert genommen).

• Außerdem können Sie den MIME-Typ des Dokuments angeben (standardisierte Bezeichnungen für Dateiformate im Internet). Normalerweise erkennen Web-Browser und BSCW-Uploader den richtigen MIME-Typ und weisen ihn dem Dokument automatisch zu. Manchmal kann es allerdings notwendig werden, den richtigen MIME-Typ explizit zuzuweisen. Gleichermaßen wird das Kodierungsverfahren, falls verwendet, korrekt erkannt. Nur in Ausnahmefällen müssen Sie das Kodierungsverfahren in dem entsprechenden Feld explizit angeben. Sie können den MIME-Typ und die Kodierung später mit Ändern Eigenschaften im Aktionsmenü des Dokuments wieder ändern.

• Die Abteilung ‚Auto-Versionierung‘ erscheint nur, wenn Sie Eigentümer des Ordners sind, in dem das neue Dokument erzeugt wird, also auch Eigentümer des neuen Dokuments werden. Sie können hier andere Einstellungen bezüglich der Versionierung vornehmen, als sie für den Ordner gelten, in dem das neue Dokument erzeugt wird. Für weitere Einzelheiten siehe 5.3.7 „Automatische Versionierung.

• In der Abteilung ‚Attribute‘ können Sie Metadatenattribute für das neue Dokument angeben. Diese Attribute können beim Suchen verwendet werden. Der erste Satz von Attributen ist vorgegeben: Schlüssel und Empfänger sind zwei Attribute, die zur Verschlüsselung verwendet werden, und die DC-Attribute dienen der Klassifikation von Dokumenten nach dem Dublin-Core-Standard (siehe 3.7.1 „Metadatenattribute). Bei diesen Attributen können Sie weitere Werte hinzufügen, indem Sie auf klicken. Kategorie und Priorität werden in der Ordnerübersicht angezeigt, wenn die Anzeige der entsprechenden Spalten über Ansicht Spalten im oberen Menü aktiviert ist.

• Sie können auch Ihre eigenen Attribute definieren, indem Sie Namen und Wert angeben. Klicken Sie auf [Weitere Attribute], um weitere Attribute hinzuzufügen. Bereits eingegebene Attribute werden durch Löschen des Attributnamens gelöscht. Auch benutzerdefinierte Attribute können beim Suchen verwendet werden.

• Klicken Sie auf [OK], um das Dokument hochzuladen.

Sie können alle Ihre Angaben zum Dokument nachträglich wieder ändern, indem Sie im Aktionsmenü des Dokuments Ändern Eigenschaften aufrufen. Dabei wird dasselbe Aktionsformular benutzt wie beim Hochladen oben.

Sie können nach dem Hochladen eine zusätzliche PDF-Darstellung des neuen Dokuments erzeugen, wenn die Konvertierung ins PDF-Format für den MIME-Typ des Dokuments auf Ihrem BSCW-Server konfiguriert ist.

• Wählen Sie Ändern Eigenschaften im Aktionsmenü des Dokuments.

• Klappen Sie in der Abteilung ‚Allgemeines‘ das Feld ‚MIME-Typ‘, wenn noch nicht geschehen.

• Kreuzen Sie das Auswahlkästchen ‚PDF-Präsentation des Dokuments generieren‘ an und bestätigen Sie mit [OK].

Die PDF-Darstellung eines Dokuments wird zusammen mit dem Original verwaltet. Wenn immer Sie dann den Namen des Dokuments in einer Ordnerübersicht anklicken, wird die PDF-Darstellung des Dokuments gezeigt. Wenn Sie dagegen Öffnen oder Ändern Bear bei ten im Aktionsmenü des Dokuments wählen, erhalten Sie das Originaldokument mit der entsprechenden Anwendung oder zum Herunterladen. Die zusätzliche PDF-Darstellung kann auch wieder abgeschaltet werden, indem man das entsprechende Auswahlkästchen wieder abwählt.

Achtung: Wenn Sie in einem Ordner ein neues Dokument ablegen, das denselben Namen und denselben MIME-Typ wie ein vorhandenes Dokument hat, wird das vorhandene Dokument ohne Rückfrage überschrieben. Um dies zu verhindern, können Sie das Dokument sperren:

• Wählen Sie Zugang Sperren im Aktionsmenü des Dokuments, um eine (nachträglich entfernbare) Sperre zu setzen.

Wenn das betreffende Dokument unter Versionskontrolle steht, wird es nicht überschrieben, sondern es wird automatisch eine neue Version erzeugt.

Hinweis: Dokumente, die Sie in einen gemeinsam genutzten Arbeitsbereich hochladen, gehören nicht Ihnen, dem Erzeuger, sondern dem Eigentümer des Arbeitsbereichs. Der von diesen Dokumenten belegte Plattenplatz wird demnach auch dem Eigentümer dieses Arbeitsbereichs zugerechnet. Wenn die Plattenplatzüberwachung für Ihren BSCW-Server (‚Quota-System‘) aktiviert ist, kann das Hochladen umfangreicher Dokumente durch die Mitglieder eines Arbeitsbereichs für den Eigentümer zu Problemen wegen Überschreitung des zugestandenen Plattenplatzes führen. Der Eigentümer eines Arbeitsbereichs ist in aller Regel auch der Manager und kann in dieser Eigenschaft natürlich bei Problemen Dokumente auch wieder löschen. Wenn die Plattenplatzüberwachung für Ihren BSCW-Server aktiviert ist, wird der von Ihnen belegte Plattenplatz auf der Info-Seite Ihres persönlichen Arbeitsbereichs (‚home folder‘) angezeigt. Die Info-Seite rufen Sie mit Datei Information auf.