Dokumentfreigabe

Dokumente kontrollieren und freigeben

Dokumentfreigabe

Mit der Dokumentfreigabe werden Qualitätskontrollen während der Produktion von Dokumenten einem standardisierten Kontrollprozess unterworfen: Ein Dokument wird nach seiner Erstellung und Be­arbeitung durch eine oder mehrere zuständige Personen überprüft und schließlich freigegeben oder zu­rück­gewie­sen. Bei Zurückweisung kann der Prozess nach einer erneuten Bear­bei­tung auch mehrfach durchlaufen werden. 

In BSCW wird die Dokumentfreigabe für einzelne Dokumente oder ganze Ordner definiert, indem die einzelnen Schritte der Überprüfung und die damit betrauten Personen festgelegt wer­den. Wird die Dokumentfreigabe für einen Ordner definiert, so gilt sie für sämtliche Do­ku­mente dieses Ordners und aller seiner Unterordner.

WorkflowNach Festlegung des Prozesses kann die Freigabe für ein Dokument durch ein Mitglied des Ord­ners, in dem sich das Dokument befindet, gestartet werden. Das Dokument wird unter Versions­kontrolle gestellt und ist für die Dauer der Prüfung für eine weitere Bearbeitung ge­sperrt. Die mit der Prüfung des Dokuments befassten Personen werden per E-Mail benach­rich­tigt, wenn die Prüfung ansteht, und können nun das Dokument prüfen und entweder ak­zep­tieren oder zurückweisen. Die einzelnen Schritte des Freigabe­prozesses werden nach­ein­ander durchlaufen. Wird ein Do­ku­ment im letzten Schritt akzeptiert, ist es damit frei­gegeben. Eine Zurückweisung des Doku­ments in irgendeinem Schritt beendet den Frei­gabe­prozess und das Dokument kann wieder bearbeitet und erneut dem Freigabe­prozess unter­zogen werden. Der Initiator des Freigabeprozesses wird ebenfalls über Freigabe oder Zurückweisung per E-Mail benach­richtigt.

Freigeben von Inhalten mit BSCW

Der Zustand aller Dokumente im Kontrollprozess sowie ihre derzeitige Stationen werden immer übersichtlich an der Benutzerschnittstelle angezeigt.


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