Dokumentenmanagement

DokumenteSchluss mit dem E-Mail-Chaos und Versionskonflikten

Dokumentenmanagement mit BSCW ermöglicht allen Mitarbeitern einer Arbeitsgruppe den Zugriff auf die für sie wichtigen Dokumente an einer zentralen Stelle - dem gemeinsamen Arbeitsbereich. Das lästige und fehleranfällige Hin- und Herschicken von Dokumenten per E-Mail gehört damit der Vergangenheit an!

Anwender können einfach Dokumente in gemeinsamen Arbeitsbereichen einstellen und so anderen (berechtigten) Mitarbeitern den Zugriff ermöglichen. Versionsverwaltung und Sperrmechanismen erlauben effektives Dokumentenmanagement. Die beteiligten Mitarbeiter werden selbstverständlich über neue Dokumente und Änderungen informiert. So bleibt jeder stets und vollständig auf dem Laufenden.

Die Dokumentablage erfolgt in einer gewohnten Ordnerstruktur, so dass sich auch bestehende Dokumentverzeichnisse einfach importieren lassen. Die hierarchische Navigation (und Ablage) wird durch geeignete Suchmechanismen ergänzt, so dass Inhalte sicher gefunden werden. Durch die Auszeichnung von Dokumenten über Metadaten lassen sich Dokumente genauer beschreiben und damit die Suchfunktionen, die sowohl nach Inhalt als auch nach Metadaten sucht, noch effizienter nutzen.
Zur Dokumentbearbeitung genügt ein einfaches Herunterladen, Bearbeiten und Ersetzen der Dokumente. Alternativ wird auch das direktes Bearbeiten von Web- und Office-Dokumenten (im Browser oder per Hilfsanwendung) ermöglicht, so dass Bearbeitungszyklen noch leichter von der Hand gehen.

DokumentverwaltungDie Dokumentablage erfolgt in einer gewohnten Ordnerstruktur, so dass sich auch bestehende Dokumentverzeichnisse einfach importieren lassen. Die hierarchische Navigation (und Ablage) wird durch geeignete Suchmechanismen ergänzt, so dass Inhalte sicher gefunden werden. Zur Dokumentbearbeitung genügt ein einfaches Herunterladen, Bearbeiten und Ersetzen der Dokumente. Alternativ wird auch das direktes Bearbeiten von Web- und Office-Dokumenten (im Browser oder per Hilfsanwendung) ermöglicht, so dass Bearbeitungszyklen noch leichter von der Hand gehen.


Durch den Einsatz verbreiteter (Web-)Technologie ist eine Nutzung auch über Organisationsgrenzen hinweg möglich - Anwender müssen keine Software installieren, um BSCW zu benutzen. Eine einfach zu bedienende intuitive Benutzerschnittstelle ermöglicht auch neuen Projektteilnehmern eine Mitarbeit ohne große Eintrittshürden.

DokumentverwaltungDas Dokumentmanagement mit BSCW ist durch die verschiedenen Möglichkeiten der Dokumentübertragung sehr komfortabel: Anwender können z.B. Dokumente einfach per drag'n'drop in einen Arbeitsbereich einstellen oder per WebDAV von verschiedenen Anwendungen (wie dem MS-Windows Datei-Explorer) direkt auf die Arbeitsbereiche zugreifen.

Das System erlaubt die Anreicherung von Dokumenten mit Metadaten, so dass die Dokumente nicht nur über Name und Inhalte klassifiziert und gefunden werden können. Dokumentvorlagen können sowohl systemweit als auch für einzelne Arbeitsbereiche angelegt werden und stehen so den Teilnehmern im Kontext zur Verfügung. Wiedervorlage zur späteren Bearbeitung sowie Einfrieren und Archivieren sind Bestandteil des Dokumentmanagements mit BSCW. 

Interessieren Sie sich für weitere Details? Wir helfen Ihnen gerne weiter!
Bei Fragen: Sprechen Sie uns bitte an !